La responsabilit\u00e0 dell\u2019organizzazione della contabilit\u00e0 all\u2019interno di un\u2019impresa spetta alla sua direzione, la quale \u00e8 tenuta a creare le condizioni necessarie per una corretta tenuta della contabilit\u00e0, a garantire che tutti i reparti, servizi e i dipendenti coinvolti nella contabilit\u00e0 (che effettuano la registrazione primaria delle attivit\u00e0 aziendali) rispettino i requisiti stabiliti dal responsabile della contabilit\u00e0 in merito alla registrazione e alla presentazione dei documenti o delle informazioni necessarie ai fini contabili. Se una piccola impresa dispone di un servizio contabile, questo \u00e8 supervisionato da un capo contabile che viene nominato e revocato dal direttore dell\u2019impresa ed \u00e8 a lui subordinato.<\/p>\n
L'anello fondamentale della contabilit\u00e0 \u00e8 la contabilit\u00e0 organizzativa. La contabilit\u00e0 \u00e8 un\u2019unit\u00e0 strutturale indipendente dell\u2019organizzazione e non pu\u00f2 far parte di nessun\u2019altra unit\u00e0 organizzativa; un\u2019organizzazione non contabile pu\u00f2 avvalersi, su base contrattuale, di un\u2019organizzazione specializzata o di uno specialista adeguatamente qualificato per le finalit\u00e0 contabili.<\/p>\n
La struttura dell\u2019apparato contabile dipende dal contenuto e dal volume delle attivit\u00e0 contabili. La legge federale \u201cSulla contabilit\u00e0\u201d n. 129-RIM del 21 ottobre 1996 (modificata il 10 gennaio 2003) stabilisce che, a seconda del volume delle operazioni contabili, la contabilit\u00e0 in un'impresa pu\u00f2 essere effettuata:<\/p>\n
Nelle grandi organizzazioni e imprese, la contabilit\u00e0 \u00e8 suddivisa in diversi reparti.<\/p>\n
Il Dipartimento Contabilit\u00e0 si occupa dell'elaborazione delle buste paga e degli adempimenti previdenziali per gli operai e gli impiegati, regola i conti con le autorit\u00e0 finanziarie, le banche e i depositanti e redige i rendiconti relativi al lavoro e alle retribuzioni.<\/p>\n
Il Dipartimento Materiali \u00e8 responsabile della contabilit\u00e0 fornitori e tiene traccia dei movimenti delle immobilizzazioni, dei materiali e dei contenitori. Garantisce l'accuratezza della contabilit\u00e0 di magazzino relativa alle risorse materiali e redige rapporti sulla disponibilit\u00e0 e sui movimenti dei materiali e di altre risorse patrimoniali.<\/p>\n
Il reparto Produzione e Contabilit\u00e0 dei costi esamina i costi di produzione, li calcola e redige rapporti sull\u2019attuazione del piano di produzione e sui relativi costi. Le funzioni di questa divisione contabile comprendono inoltre la gestione e il controllo complessivi della disponibilit\u00e0, dei movimenti e della sicurezza dei propri semilavorati e dei lavori in corso.<\/p>\n
La Divisione Contabilit\u00e0 delle Operazioni di Vendita tiene conto della presenza e dei movimenti dei prodotti finiti nei magazzini del reparto vendite. Questo reparto gestisce la contabilit\u00e0 dei prodotti finiti e delle relative vendite. Il reparto gestisce i crediti, verificando l\u2019accuratezza e la tempestivit\u00e0 dei pagamenti ricevuti dai clienti.<\/p>\n
Il Dipartimento Operazioni di Regolamento e Valutario si occupa della contabilit\u00e0 relativa alle attivit\u00e0 bancarie e di cambio. In assenza di servizi finanziari, allo stesso dipartimento viene affidato il compito di organizzare le operazioni finanziarie.<\/p>\n
Il dipartimento generale della contabilit\u00e0 aziendale registra tutte le altre operazioni commerciali, redige i documenti consolidati e di sintesi e gestisce l'archivio contabile.<\/p>\n
La struttura in questione, volta a organizzare l'apparato contabile, viene applicata nella maggior parte delle imprese di medie dimensioni e, talvolta, anche in quelle di grandi dimensioni, ed \u00e8 denominata \"verticale\".<\/p>\n
Nelle piccole imprese, di norma, viene adottata una struttura lineare, in cui tutto il personale contabile fa capo direttamente al capo contabile.<\/p>\n
Nelle grandi imprese viene utilizzato un sistema combinato di organizzazione del reparto contabilit\u00e0, in cui quest\u2019ultimo dispone di servizi dedicati per lo svolgimento di un ciclo di lavoro chiuso (a seconda del tipo di produzione). In questi casi, i poteri del capo contabile saranno trasferiti ai suoi vice nell\u2019ambito delle rispettive competenze.<\/p>\n
Al giorno d'oggi, la contabilit\u00e0 si basa sull'uso diffuso della tecnologia informatica. Le forme organizzative della meccanizzazione contabile variano e dipendono dal tipo di tecnologia informatica, dalla sua ubicazione, dall\u2019entit\u00e0 delle attrezzature industriali, dal volume di informazioni elaborate e dal settore di attivit\u00e0.<\/p>\n
Negli ultimi anni, nel corso delle verifiche condotte presso varie organizzazioni a cui ho avuto modo di partecipare, non vi \u00e8 stata una sola organizzazione la cui contabilit\u00e0, tenuta dei libri contabili e rendicontazione fossero pienamente conformi ai requisiti previsti dai documenti normativi. Faccio notare che, in passato, non era raro che, nel corso di verifiche sulle attivit\u00e0 finanziarie ed economiche di un\u2019organizzazione, non venissero riscontrate irregolarit\u00e0. La presenza di carenze significative nei rendiconti contabili e fiscali presentati \u00e8 confermata dalle autorit\u00e0 fiscali. Ad esempio, secondo le verifiche fiscali del 2004 (ovvero, in pratica, quando i controlli vengono effettuati solo a livello formale) relative alle dichiarazioni IVA presentate dalle organizzazioni, solo il 10\u201315 per cento non presentava carenze da correggere.Nella maggior parte dei casi, a dire il vero, la situazione anomala della contabilit\u00e0 si spiega soprattutto con il sovraccarico di lavoro dei contabili, responsabili della tenuta di vari tipi di contabilit\u00e0, le cui regole non sempre sono allineate, L\u2019instabilit\u00e0 e l\u2019ambiguit\u00e0 delle norme contabili e di rendicontazione, altre modifiche (spesso pi\u00f9 volte all\u2019anno) apportate ai documenti normativi, ecc. Tuttavia, accanto alle ragioni \u201coggettive\u201d dell\u2019insorgere di irregolarit\u00e0 contabili, ve ne sono anche di \u201csoggettive\u201d, il cui verificarsi dipende esclusivamente dall\u2019organizzazione del lavoro contabile e dal personale addetto. <\/span><\/p>\n Presentiamo alcune condizioni \u201csoggettive\u201d che determinano l\u2019insorgere di carenze nella contabilit\u00e0 e le modalit\u00e0 per prevenirle.<\/p>\n Doppio controllo dei documenti.<\/strong> <\/i>Innanzitutto, questo \u00e8 il punto debole della maggior parte delle organizzazioni tradizionali (ma non perdono mai il loro significato!). Le regole per il controllo dei documenti (riepilogo, pagamento, rendicontazione, ecc.) Predisposto dal personale dello stesso reparto contabile, il controllo di secondo livello consiste nel fatto che, una volta che un documento \u00e8 stato redatto da un contabile, un altro lo esamina nella sua interezza, verifica i controlli ed \u00e8 responsabile dell\u2019accuratezza dei dati insieme al dipendente che lo ha preparato. I controlli interni sui documenti sono obbligatori perch\u00e9, come ben sapete, solo chi non fa nulla non commette errori. Ci vuole molto meno tempo (circa 10%) per revisionare un documento che per prepararlo. Tuttavia, la qualit\u00e0 della preparazione e l\u2019accuratezza dei documenti dopo la verifica aumentano in modo significativo. Inoltre, ci\u00f2 aumenta la completezza del lavoro dei contabili e riduce notevolmente il tempo necessario per correggere eventuali carenze che i revisori esterni potrebbero individuare nei documenti di rendicontazione gi\u00e0 loro presentati.<\/p>\n Disciplina e supervisione<\/i> <\/b>Un\u2019altra causa comune di errori e irregolarit\u00e0 nella contabilit\u00e0 \u00e8 che in molte organizzazioni la contabilit\u00e0 \u00e8, in senso figurato, un \u201ccortile sul retro\u201d. Nella contabilit\u00e0, in qualsiasi momento, si trova \u201cdi tutto e di pi\u00f9\u201d e, in molti casi, \u201csolo quattro chiacchiere\u201d. Allo stesso tempo, i dipendenti del reparto contabilit\u00e0 sono costantemente distratti dalle proprie questioni contabili, che richiedono particolare attenzione, chiarezza e concentrazione assoluta; di conseguenza, si verificano degli errori. Spesso, tali visite di cortesia sono anche accompagnate da scuse plausibili (domande rivolte ai contabili), a seguito delle quali si \u00e8 costretti a mettere da parte il lavoro in corso per occuparsi della domanda o del problema di un visitatore. Di conseguenza, il lavoro principale viene spesso rimandato alla sera, quando l\u2019attenzione \u00e8 gi\u00e0 calata o si \u00e8 di fretta. Pertanto, per garantire normali condizioni di lavoro ai contabili, \u00e8 necessario che il direttore dell\u2019azienda confermi l\u2019orario dedicato alle attivit\u00e0 contabili (relative alla produzione). \u00c8 consigliabile prevedere un periodo di attesa: un\u2019ora prima di pranzo e un\u2019ora e mezza dopo pranzo. In altri casi, i visitatori dell\u2019ufficio contabilit\u00e0 possono essere ricevuti solo previa autorizzazione del responsabile dell\u2019azienda.<\/p>\n Mansioni ufficiali dei contabili<\/i> <\/b>Inoltre, all\u2019interno dell\u2019organizzazione devono essere chiaramente definite e approvate dal responsabile delle funzioni contabili dell\u2019azienda, cos\u00ec come le responsabilit\u00e0 lavorative di ciascun dipendente del reparto contabilit\u00e0. Allo stesso tempo, dovrebbe essere esclusa l\u2019introduzione di funzioni che non siano intrinsecamente contabili. Ad esempio: \u2013 la redazione e la stipula di contratti con organizzazioni terze (ma il capo contabile deve esaminare i contratti di progetto); deve essere stabilita l\u2019obbligo di trasmissione al reparto contabilit\u00e0 delle copie autenticate da parte dei firmatari autorizzati; \u2013 la compilazione dei fogli di presenza per la registrazione delle ore lavorative (che deve essere effettuata dai responsabili dei rispettivi reparti); \u2013 la tenuta della contabilit\u00e0 delle materie prime (che dovrebbe essere affidata al servizio competente (divisione, responsabile), mentre il reparto contabilit\u00e0 dovrebbe limitarsi a monitorare quest\u2019area contabile), ecc. <\/i><\/b><\/p>\n Gestione dei documenti<\/i> <\/b>Una corretta organizzazione della gestione interna dei documenti aziendali riveste grande importanza per eliminare le carenze contabili e deve essere stabilita con un\u2019ordinanza del responsabile. L\u2019ordinanza deve definire chiaramente le modalit\u00e0 di trasmissione dei documenti all\u2019ufficio contabilit\u00e0, i termini per la loro presentazione e i soggetti responsabili. Devono inoltre essere previste sanzioni severe in caso di ritardi nell\u2019elaborazione o di scarsa qualit\u00e0 dei documenti. Allo stesso tempo, \u00e8 necessario che la contabilit\u00e0 di cassa nel reparto contabilit\u00e0 sia chiara e di facile comprensione per quanto riguarda i documenti. Se si riscontra che i documenti non sono stati presentati in tempo o sono redatti in modo inadeguato, il capo contabile (magari dopo uno o due avvertimenti) dovrebbe presentare una relazione alla direzione e richiedere che vengano imposte sanzioni adeguate ai responsabili, secondo le direttive aziendali. Inoltre, \u00e8 importante, ove possibile, imporre alle stesse parti l\u2019obbligo di presentare documenti corretti. Ci\u00f2 convincer\u00e0 questi ultimi che \u00e8 di gran lunga preferibile verificare immediatamente l\u2019esattezza del documento ricevuto dalle parti o dai loro documenti di supporto, piuttosto che costringerli a redigere un altro documento che corregga gli errori.<\/p>\n Supporti visivi per i contabili<\/i> <\/b>Non sarebbe superfluo organizzare, nell\u2019ambito della contabilit\u00e0, un registro visivo che attesti la tempestiva preparazione e presentazione dei documenti contabili alle autorit\u00e0 fiscali da parte del personale dell\u2019ufficio contabile, specificando le scadenze e le responsabilit\u00e0 relative alla redazione e alla revisione. seminari, ecc., la regolare acquisizione e lo studio della letteratura specialistica. \u00c8 inoltre consigliabile che, a cadenza regolare (almeno una volta al mese), venga effettuata una revisione dei documenti di orientamento esistenti in materia di contabilit\u00e0 collettiva (preferibilmente in gruppi), nonch\u00e9 il tempestivo aggiornamento del software in uso.<\/p>\n Le nuove norme contabili devono essere immediatamente comunicate agli interpreti in servizio e deve essere loro consegnata una copia del documento normativo. Le copie dei documenti normativi relativi alle aree contabili interessate devono essere conservate in fascicoli separati. In caso di ambiguit\u00e0 nelle disposizioni contabili, \u00e8 necessario definire immediatamente la politica contabile relativa a una questione controversa coinvolgendo revisori, avvocati, ecc., eventualmente presentando una richiesta all\u2019autorit\u00e0 di vigilanza competente. Non \u00e8 possibile rimandare le ambiguit\u00e0 \u201ca pi\u00f9 tardi\u201d.<\/p>\n L'inventario non dovrebbe essere una mera formalit\u00e0.<\/i> <\/b>Un metodo completo per determinare l\u2019accuratezza della contabilit\u00e0 di un\u2019organizzazione consiste nel confrontare i risultati dell\u2019inventario con i registri contabili alla data di riferimento. Come \u00e8 ben noto, l\u2019inventario dovrebbe comprendere non solo la verifica delle scorte, ma anche tutte le attivit\u00e0, le passivit\u00e0, ecc. Quando si procede all\u2019inventario, i dati effettivi relativi a tutte le voci contabili (voci di bilancio) devono essere registrati alla data di riferimento. Se i risultati (i dati) rilevati durante l\u2019inventario di apertura all\u2019inizio del periodo e quelli dell\u2019inventario di chiusura alla fine del periodo di riferimento coincidono con i dati presenti nelle relative voci contabili (voci di bilancio), allora si pu\u00f2 avere, in una certa misura, la certezza che durante tutto questo periodo la contabilit\u00e0 abbia coperto tutte le attivit\u00e0 dell\u2019organizzazione. In caso di discrepanza in qualsiasi indicatore, il personale contabile deve partire dai dati contabili e solo dopo averne accertato l\u2019accuratezza pu\u00f2 rivolgersi alle altre divisioni dell\u2019azienda.<\/p>\n Quando effettuerete la revisione?<\/i> <\/b>A nostro avviso, il modo pi\u00f9 efficace per individuare e correggere le carenze e le irregolarit\u00e0 nelle attivit\u00e0 di un\u2019organizzazione consiste nel condurre delle verifiche. Tali verifiche possono assumere la forma di audit interni o esterni. Quest\u2019ultimo viene effettuato da societ\u00e0 di revisione specializzate, mentre \u00e8 inoltre consigliabile stipulare un contratto a tappe per garantire una revisione esterna. Ad esempio, in primo luogo (nel periodo luglio-settembre), la prima met\u00e0 dell\u2019anno viene sottoposta a revisione da parte di una societ\u00e0 di revisione. Sulla base dei risultati dell\u2019audit, nel periodo settembre-ottobre l\u2019organizzazione elimina le carenze e le violazioni individuate dall\u2019audit nei primi nove mesi; di conseguenza, nel quarto trimestre tali carenze all\u2019interno dell\u2019organizzazione non devono pi\u00f9 essere tollerate. Successivamente, alla fine dell\u2019anno, viene effettuato un audit annuale e, sulla base dei risultati ottenuti, vengono eliminate le violazioni e le carenze, il cui volume risulter\u00e0 notevolmente ridotto. <\/span><\/p>\n Esistono altri modi per migliorare l\u2019organizzazione delle attivit\u00e0 contabili al fine di evitare carenze nella contabilit\u00e0 generale e fiscale, che il capo contabile deve individuare e attuare. La regola principale dovrebbe essere la seguente: qualora venga individuata una violazione, \u00e8 necessario identificare i responsabili, determinare la causa della carenza riscontrata e sviluppare e attuare misure (tra cui l\u2019emissione di ordini, direttive, ecc.). Al fine di prevenire tali (e simili) violazioni in futuro.<\/p>\n esempio<\/b><\/p>\n Attualmente, le violazioni pi\u00f9 frequenti individuate dalle autorit\u00e0 fiscali (che comportano sanzioni significative per le organizzazioni) sono gli svantaggi legati alla fatturazione errata (incompleta) dei beni acquistati (lavori, servizi). Quali misure dovrebbe elaborare e attuare l\u2019organizzazione per prevenire tali violazioni in futuro? A nostro avviso, occorre procedere come segue.<\/p>\n In primo luogo, impone ai contabili di rafforzare la verifica delle fatture e di non inserire nel registro degli acquisti le informazioni relative agli acquisti per i quali le fatture non sono state completate o contengono errori.<\/p>\n In secondo luogo, l\u2019ordine pubblico impone ai dipartimenti competenti (funzionari) di stipulare contratti per l\u2019acquisto di beni (opere, servizi) di includere la condizione secondo cui il fornitore dovr\u00e0 risarcire l\u2019acquirente per tutte le perdite materiali che quest\u2019ultimo subir\u00e0 a causa di ritardi nella consegna o di fatturazione errata. .<\/p>\n In terzo luogo, l\u2019obbligo imposto alla societ\u00e0 di accertare tale responsabilit\u00e0 (pena l\u2019applicazione di sanzioni) per la puntualit\u00e0 delle consegne da parte dei fornitori e l\u2019accuratezza dei loro documenti (comprese le fatture) relativi alle transazioni con i fornitori, ricada sui funzionari nominati dal responsabile dell\u2019azienda e su chi registra le relative transazioni.<\/p>\n In quarto luogo, l\u2019ufficio contabilit\u00e0 fornisce a questi funzionari modelli di riferimento per la documentazione pertinente (compresi esempi di fatture debitamente compilate).<\/p>\n In quinto luogo, qualsiasi problema relativo a ritardi nella consegna o all\u2019emissione errata delle fatture da parte dei fornitori al capo contabile deve essere segnalato (dopo averne informato i responsabili) al direttore dell\u2019azienda.<\/p>\n In sesto luogo, l\u2019imposizione di sanzioni nei confronti dei dirigenti aziendali dovrebbe essere prevista nelle disposizioni pertinenti in materia di stipendi, bonus, ecc.<\/p>\n In settimo luogo, garantiscono l'introduzione delle modifiche necessarie ai principi contabili della societ\u00e0 per l'anno successivo.<\/p>\n Nell\u2019organizzare le attivit\u00e0 del reparto contabilit\u00e0 e, di conseguenza, tutte le attivit\u00e0 finanziarie ed economiche dell\u2019azienda, il responsabile della contabilit\u00e0 deve tenere presente che, come dimostra la prassi, la vera responsabilit\u00e0 amministrativa e penale per le carenze nelle attivit\u00e0 finanziarie ed economiche dell\u2019organizzazione, che vengono scoperte da organismi di controllo esterni, non ricade sul direttore finanziario, n\u00e9 sugli avvocati, n\u00e9 su altri \u201cdirigenti\u201d, ma esclusivamente sul titolare dell\u2019azienda e sul capo contabile della stessa. Tuttavia, ci\u00f2 non significa che all\u2019interno dell\u2019azienda non possano essere applicate sanzioni ad altre persone responsabili della presentazione dei documenti all\u2019ufficio contabilit\u00e0.<\/p>\n Il sistema comprende documenti giuridici, commenti, pareri, riferimenti e altro materiale necessario per lo svolgimento del lavoro.<\/p>\n Ogni dipendente deve conoscere le proprie responsabilit\u00e0. Il responsabile della contabilit\u00e0 non ha bisogno di assegnare un compito ogni giorno: pu\u00f2 dare istruzioni, ad esempio, a un contabile presso la banca di un cliente: chi e quanto pagare, allegando le fatture da saldare, se presenti. Verificare i dettagli, i tassi di cambio, se l\u2019importo del pagamento \u00e8 fissato in unit\u00e0 arbitrarie, riconciliare i dettagli dei pagamenti fiscali: tutto questo \u00e8 compito del subordinato.<\/p>\n Idealmente, la presenza in sede del responsabile del servizio non dovrebbe essere obbligatoria quando il problema \u00e8 stato chiaramente definito. Nella mia esperienza, ogni dipendente sapeva cosa fare entro un\u2019ora dall\u2019inizio della giornata lavorativa. Fino ad allora, gli specialisti svolgevano mansioni quali il controllo della cassa o l\u2019emissione delle fatture.<\/p>\n Il risultato \u00e8 un lavoro di alta qualit\u00e0 e senza interruzioni da parte del reparto. Innanzitutto, ci\u00f2 significa che non vi sono reclami da parte degli utenti, ad esempio da parte dei dipendenti il cui stipendio \u00e8 stato calcolato in modo errato. Molti contabili senior ottengono questo risultato ricontrollando tutti i dati dopo i propri subordinati \u2013 il che \u00e8 anch\u2019esso un errore.<\/p>\n Non farlo. Cerca dei modi per ridurre al minimo le sviste. Ad esempio, come puoi controllare il lavoro di un addetto alla contabilit\u00e0 salariale? Un consiglio utile: dovresti prendere il libro paga compilato e confrontare i dati previsti con quelli effettivi. Se ci sono discrepanze tra i dati previsti e quelli effettivi, verifica che gli intervalli tra i dipendenti siano correttamente distanziati e controlla anche le formule nelle tabelle.<\/p>\n Il \u201clock-in\u201d \u00e8 una situazione in cui \u00e8 possibile sostituire facilmente un dipendente con un altro per due ore senza dover ricorrere a un monotono passaggio di consegne, senza dover scoprire cosa \u00e8 stato lasciato incustodito, senza dover cercare una \"organizzazione primaria\" mancante e cos\u00ec via.<\/p>\n Il dipendente non dovrebbe ritrovarsi con una pila di nastri di contanti non elaborati che si sono accumulati, seppellendo la tastiera sotto di essi. Se ci\u00f2 dovesse accadere, significa che il carico di lavoro non \u00e8 adeguato alle capacit\u00e0 del dipendente, o viceversa. Non \u00e8 quindi necessario arrivare a situazioni estreme: \u00e8 necessario cercare una soluzione al problema con largo anticipo.<\/p>\n Il responsabile della contabilit\u00e0 deve conoscere a fondo tutti gli aspetti della tenuta dei registri contabili. Ci\u00f2 \u00e8 fondamentale, soprattutto per definire con precisione il ruolo e poter verificare i risultati del lavoro. Inoltre, deve essere in grado di spiegare ogni aspetto a qualsiasi nuovo specialista del proprio reparto. Non devono esserci trasferimenti casuali da un registro all\u2019altro, altrimenti gli errori sono inevitabili.<\/p>\n Non dimenticate l\u2019interazione. Durante le ferie, gli specialisti devono essere in grado di sostituirsi a vicenda nelle loro mansioni principali. Un contabile non dirigente dovrebbe sostituire il dipendente in pensione. Come possiamo raggiungere questo obiettivo? Innanzitutto, qualcuno pu\u00f2 svolgere i compiti ripetitivi della persona assente, che sono facili da impostare e altrettanto facili da interrompere quando arriva lo specialista responsabile. Sostituire il cassiere con un contabile senior, se lo svolgimento delle sue mansioni richiede pi\u00f9 di due ore di lavoro al giorno, \u00e8 come piantare un chiodo con un microscopio.<\/p>\n In secondo luogo, il responsabile della contabilit\u00e0 deve conoscere a fondo tutti gli aspetti della contabilit\u00e0. Ci\u00f2 \u00e8 fondamentale, soprattutto per definire chiaramente i compiti e verificare i risultati del lavoro. Inoltre, deve essere in grado di spiegare ogni aspetto a qualsiasi nuovo specialista del proprio reparto. Non devono esserci trasferimenti casuali da un registro all\u2019altro, altrimenti non si potranno evitare errori.<\/p>\n Ecco un piccolo aneddoto della mia vita. \u00c8 successo che, a un certo punto, mi sono ritrovato a svolgere l\u2019intero lavoro del contabile addetto alle buste paga e ho sostituito il cassiere e il secondo contabile quando sono partiti per un mese di vacanze estive. \u00c8 stata particolarmente dura con i compiti di un turp: mi facevano lavorare quattro ore al giorno. Di conseguenza, ho lavorato per un mese con un orario dalle 10:00 alle 23:00.<\/p>\n Ora parliamo di contabilit\u00e0. Purtroppo, non tutti gli amministratori delegati comprendono che occorre dedicare molto tempo alla preparazione di bilanci di alta qualit\u00e0. Sono sinceramente convinti di semplificare il lavoro al loro capo contabile e che questi abbia tutto il tempo necessario per svolgere i propri compiti.<\/p>\n Non \u00e8 affatto cos\u00ec, e non tutti i professionisti sono in grado di compilare correttamente, al primo tentativo, la dichiarazione annuale prevista dal regime fiscale semplificato per l\u2019oggetto d\u2019imposta \u201cRicavi meno spese\u201d. Dopotutto, oltre a ci\u00f2, il contabile dovr\u00e0 districarsi tra i dati residui in base ai conti precedenti. Ci\u00f2 richiede tempo, che, come al solito, scarseggia.<\/p>\n Prima di accettare un nuovo incarico, esamina la documentazione relativa alle dichiarazioni dei redditi degli ultimi tre anni. Vale la pena prestare attenzione a chi ha firmato i documenti. Il tuo compito \u00e8 quello di stabilire con quale frequenza cambia il capo contabile all\u2019interno dell\u2019azienda.<\/p>\n Pertanto, in un\u2019azienda in cui il volume di lavoro corrente, che coinvolge documenti e persone, \u00e8 costantemente elevato, lo stesso capo contabile non sar\u00e0 fisicamente in grado di redigere correttamente i rendiconti contabili.<\/p>\n Per la preparazione e la presentazione della documentazione ufficiale definitiva, nonch\u00e9 per l\u2019adempimento degli obblighi fiscali, deve esserci un unico responsabile all\u2019interno dell\u2019azienda. Ci\u00f2 \u00e8 particolarmente importante quando l\u2019azienda comprende pi\u00f9 persone giuridiche e imprenditori individuali soggetti a regimi fiscali diversi. Si potrebbe definire questo ruolo, ad esempio, come quello di responsabile contabile per la rendicontazione. Questo dipendente pu\u00f2 lavorare con uno stipendio modesto o a tempo parziale, ma \u00e8 fondamentale che tale figura sia presente.<\/p>\n Un altro consiglio utile. Non devi per forza puntare alle grandi aziende. Dopotutto, qualcuno ci ha lavorato prima di te. Ma per qualche motivo n\u00e9 lo stipendio n\u00e9 il nome dell\u2019azienda andavano bene a quella persona, che se n\u2019\u00e8 andata. Cerca di capirlo. Leggi attentamente la storia lavorativa dei suoi predecessori. Un frequente avvicendamento dei contabili senior non significa necessariamente che fossero tutti incapaci di svolgere i propri compiti. Il problema potrebbe risiedere in responsabilit\u00e0 semplicemente troppo gravose per un contabile senior qualificato, consapevole di non essere in grado di svolgere il lavoro in modo adeguato. Non esitare a porre domande scomode ai tuoi predecessori e al tuo datore di lavoro: la tua reticenza potrebbe rivelarsi costosa per te e per la tua attivit\u00e0 in futuro.<\/p>\n Cos'altro si pu\u00f2 fare? Ad esempio, esaminare la documentazione fiscale degli ultimi tre anni. In questo caso, vale la pena prestare attenzione a chi firma i documenti.<\/p>\n Prenditi qualche giorno per capire come funziona la contabilit\u00e0 insieme all\u2019ex capo contabile. Se la ricerca di un cambio di lavoro non ha coinvolto solo loro, allora preparati a padroneggiare rapidamente, allo stesso tempo, diverse aree che conosci gi\u00e0 in teoria, come la gestione dell\u2019inventario e le mansioni di cassiere. In effetti, in una situazione del genere potrebbe non trattarsi di \u201ctrappole\u201d, ma del lavoro coordinato del team.<\/p>\n Operare in tutti i settori della contabilit\u00e0<\/p>\n Nell'enciclopedia universale \u201cPractical Accounting\u201d sono state raccolte informazioni complete e affidabili sulle normative contabili e fiscali. Informazioni dettagliate sulle attivit\u00e0 di un'azienda, dalla sua costituzione fino alla distribuzione degli utili.<\/p>\n Il responsabile della contabilit\u00e0 di un\u2019azienda deve semplicemente possedere conoscenze in vari ambiti, in particolare nella gestione del personale. Quali consigli si possono dare a lui o all\u2019amministratore delegato se questa organizzazione non dispone di una figura di responsabile della contabilit\u00e0? Magari istituendo una funzione contabile diversificata e coordinata? Come dovrebbe essere organizzata la contabilit\u00e0?<\/p>\n Non abbiate paura di delegare gran parte delle responsabilit\u00e0, senza per\u00f2 dimenticare di controllare il lavoro svolto. La parte principale dell\u2019orario di lavoro del capo contabile \u00e8 dedicata alla \u201cgestione del fatturato\u201d. Molto spesso i dipendenti si rivolgono al responsabile della contabilit\u00e0 o al direttore dell\u2019azienda per ottenere l\u2019autorizzazione a qualsiasi tipo di orario di lavoro. Cercate di mostrare interesse per il lavoro dei contabili. In questo modo, le cose procederanno molto pi\u00f9 rapidamente.<\/p>\n \u00c8 molto importante organizzare il lavoro operativo in tutte le sedi. Ogni giorno preparano le previsioni di flusso di cassa e effettuano la riconciliazione degli estratti conto bancari.<\/p>\n Ogni dipendente \u00e8 responsabile della propria area di lavoro e, al termine, presenta un resoconto di tutte le attivit\u00e0 svolte. Ad esempio, ci\u00f2 potrebbe riguardare la stampa delle fatture o le telefonate ai clienti. \u00c8 necessario verificare accuratamente il lavoro di ciascun dipendente. Con una struttura organizzativa di questo tipo all\u2019interno dell\u2019azienda, il bilancio deve essere redatto ogni mese, e questo ti fa sentire molto pi\u00f9 tranquillo quando arriva il momento di presentare i rendiconti trimestrali.<\/p>\n La parte pi\u00f9 importante del lavoro del capo contabile consiste nella compilazione accurata della documentazione primaria. Se uno dei dipendenti redige tale documento utilizzando un programma contabile specializzato, \u00e8 tenuto a fornire tutti i dettagli. Non si devono distinguere i dettagli importanti da quelli non importanti, che potrebbero essere inseriti in un secondo momento o non essere inclusi affatto nei documenti. Tutte le informazioni disponibili devono essere inserite immediatamente.<\/p>\n Lo stile di gestione democratico nei confronti dei dipendenti costituisce il fondamento essenziale per mantenere la stabilit\u00e0 e garantire un funzionamento regolare. All\u2019interno del team dovrebbe regnare un\u2019atmosfera cordiale, affidabile e rispettosa, che deve andare di pari passo con precisione e professionalit\u00e0. Ecco perch\u00e9 il ruolo del capo contabile \u00e8 fondamentale: deve saper organizzare il reparto contabile all\u2019interno dell\u2019azienda, poich\u00e9 l\u2019intero funzionamento dell\u2019azienda dipende direttamente da lui.<\/p>\n Come organizzare la contabilit\u00e0<\/b><\/p>\n La contabilit\u00e0 in un\u2019azienda dovrebbe essere gestita da dipendenti ben preparati in questo campo; gli economisti sono in grado di farlo. Se la vostra azienda \u00e8 piuttosto grande e ha volumi di produzione o un fatturato elevati, allora dovrete assumere un nutrito team di contabili. Infatti, una sola persona non \u00e8 in grado di far fronte a un carico di lavoro cos\u00ec elevato.<\/p>\n L'organizzazione della contabilit\u00e0 all'interno di un'impresa dovrebbe partire dai principi contabili dell'organizzazione. Tale documento dovrebbe includere l'organizzazione della documentazione all'interno dell'impresa (modelli contabili, moduli, procedure per la registrazione delle varie operazioni commerciali), nonch\u00e9 gli aspetti fiscali.<\/p>\n Nel documento relativo ai principi contabili, \u00e8 necessario adottare il piano dei conti e specificare il contenuto della rendicontazione contabile e fiscale della societ\u00e0. Nominare i contabili responsabili che saranno coinvolti nella redazione dei moduli di rendicontazione. In questa sede \u00e8 necessario specificare la forma di contabilit\u00e0, che pu\u00f2 essere centralizzata o decentralizzata. Se si assume un intero team di contabili, oltre a un capo contabile, si adotta una forma di contabilit\u00e0 decentralizzata. Se si ricorre occasionalmente ai servizi di studi contabili esterni, ci\u00f2 significa che la vostra azienda opera con una contabilit\u00e0 centralizzata.<\/p>\n Se la vostra azienda \u00e8 di grandi dimensioni, dovreste incaricare alcuni dipendenti di occuparsi della gestione del flusso di lavoro con le parti interessate, dell\u2019elaborazione dei pagamenti e delle buste paga e delle operazioni bancarie.<\/p>\n Controllano costantemente il lavoro dei contabili; tutta la documentazione deve essere preparata in tempo e senza errori. Nomina una persona che si occupi di supervisionare il flusso di lavoro nel reparto contabilit\u00e0, nonch\u00e9 l'organizzazione della documentazione.<\/p>\n Il lavoro di ciascun reparto di un\u2019azienda dipende dall\u2019organizzazione della contabilit\u00e0, Poich\u00e9 la contabilit\u00e0 \u00e8 il reparto principale di un'azienda responsabile della corretta redazione dei rendiconti contabili e fiscali, del calcolo e del pagamento degli stipendi dei dipendenti e della tenuta della contabilit\u00e0 aziendale.<\/p>\nRisolvere i problemi \u201ca modo proprio\u201d<\/h2>\n
Come migliorare il lavoro contabile<\/h2>\n
Causa \u2013 tempo<\/h2>\n
Un grosso errore<\/h2>\n
Piena interoperabilit\u00e0<\/h2>\n
Uno per tutti<\/h2>\n
Domande inopportune<\/h2>\n