Initial beneficial owner registration

Subjektet që kanë detyrimin e regjistrimit fillestar, të pronarit përfitues të tyre

Detyrimin ligjor për regjistrimin e pronarit përfitues, e kanë subjektet raportuese, persona juridikë të regjistruar në Republikën e Shqipërisë, si më poshtë vijon:

• shoqëritë më përgjegjësi të kufizuar;
• shoqëritë aksionare;
• shoqëritë kolektive;
• shoqëritë komandite;
• zyrat e përfaqësimit dhe degët e shoqërive të huaja;
• shoqëritë e kursim-kreditit dhe unionet e tyre;
• shoqëritë e bashkëpunimit të ndërsjellë;
• shoqëritë e bashkëpunimit bujqësor;
• çdo subjekt tjetër juridik, i cili me ligj detyrohet të regjistrohet pranë QKB-së;
• organizatat jofitimprurëse, ku përfshihen fondacionet, shoqatat, qendrat, si dhe degët e organizatave jofitimprurëse të huaja, të regjistruara në regjistrin e organizatave jofitimprurëse në Republikën e Shqipërisë;
• personat juridikë dhe ndërmarrjet, aksionarët e të cilëve, përveç institucioneve qendrore dhe/ose vendore të Republikës së Shqipërisë, janë edhe individë/persona juridikë të tjerë shqiptarë dhe/ose të huaj.

Përjashtohen nga ky detyrim:

• personat fizikë, tregtarë të regjistruar në regjistrin tregtar;
• komunitetet fetare;
• partitë politike
• personat juridikë dhe ndërmarrjet: me aksionar ose ortak të vetëm institucionet qendrore dhe/ose vendore të Republikës së Shqipërisë/ zotëruar nga institucionet qendrore dhe/ose vendore të Republikës së Shqipërisë dhe nuk kanë individ që zotëron 25% ose më tepër.

Çfarë duhet pasur parasysh për identifikimin dhe regjistrimin fillestar të pronarit përfitues?

Gjatë regjistrimit fillestar të pronarit përfitues të subjektit raportues nëse është i regjistruar në Regjistrin Tregtar ose në Regjistrin e Organizatave Jofitimprurëse, duhen pasur parasysh përkufizimet e shprehura në Ligjin nr. 112/2020 dhe VKM Nr.1088/2020, mes së cilave, termat si më poshtë vijon:

“Pronar përfitues”, është individi i cili ka në pronësi ose kontrollon i fundit një person juridik, përmes pronësisë direkte ose indirekte të një përqindje të mjaftueshme të aksioneve ose të drejtave të votimit ose të pjesëmarrjen në kapitalin e atij entiteti, përfshirë përmes mbajtjes së aksioneve, ose përmes kontrollit nëpërmjet mjeteve të tjera, ose përfiton nga transaksionet e kryera nga personi juridik në emër të tij.

Themeluesi ose përfaqësuesi ligjor ose individi që ushtron kontrollin e fundit efektiv në administrimin dhe kontrollin e organizatave jofitimprurëse, ku përfshihen fondacionet, shoqatat, qendrat, si dhe degët e organizatave jofitimprurëse. Kontroll i fundit efektiv është marrëdhënia në të cilën një person:

• përcakton vendimet e marra nga organizata jofitimprurëse;
• kontrollon në çdo lloj mënyre zgjedhjen, emërimin dhe largimin e shumicës së organeve vendimmarrëse dhe/ose organeve ekzekutive të organizatës jofitimprurëse.

Në rast se kontrolli ushtrohet me anë të një trust-i, duhet të identifikoni dhe regjistroni si pronar përfitues:

• Krijuesin;
• kujdestarin/të mirëbesuarin;
• mbrojtësin, nëse ka, dhe
• përfituesit ose kur personat që përfitojnë nga marrëveshja ligjore ose entiteti ende nuk janë përcaktuar, klasa e personave për interesin kryesor të të cilëve marrëveshja ligjore ose entiteti është krijuar ose operon;
• ose çdo individ tjetër që ushtron kontrollin e fundit mbi trustin me anë të pronësisë direkte ose indirekte ose me mjete të tjera.

“Pronësi direkte” është pronësia e mbajtur nga një individ prej 25% ose më tepër të aksioneve/kuotave të kapitalit ose të interesave të pronësisë në një subjekt raportues.

“Pronësi indirekte” është pronësia e mbajtur ose kontroll i ushtruar nga i njëjti individ në një ose më shumë persona juridikë, të cilët veçmas ose së bashku zotërojnë 25% ose më tepër të aksioneve/kuotave të kapitalit ose të interesave të pronësisë në një subjekt raportues.

“Trust” një marrëveshje mirëbesimi, ku pronësia mbahet nga i mirëbesuari për llogari të përfituesit.

“Lloji i kontrollit” kontrolli ose pronësia në një person juridik, trust ose marrëveshje të tjera ligjore.

“Regjistrim fillestar” është regjistrimi për herë të parë i pronarëve përfitues të subjekteve raportuese, në përputhje me parashikimet e ligjit për regjistrin e pronarëve përfitues.

“Regjistrim i ndryshimeve” është regjistrimi i çdo ndryshimi faktik të personit të regjistruar më parë si pronar përfitues sipas ligjit për regjistrin e pronarëve përfitues (zëvendësimi, shtimi i një personi të ri apo heqja e një personi nga regjistri i pronarëve përfitues), si dhe regjistrimi i çdo ndryshimi tjetër në të dhënat e regjistruara të pronarëve përfitues.”

Kur bëhet regjistrimi fillestar i të dhënave të pronarit përfitues?

Subjektet raportuese që kanë detyrimin e regjistrimit të pronarëve përfitues janë subjektet e regjistruara në regjistrin tregtar dhe regjistrin e Organizatave Jofitimprurëse.

Në rastet e regjistrimit fillestar të pronarëve përfitues nga subjektet raportuese, që regjistrohen në regjistrin tregtar, regjistrimi bëhet njëkohësisht me aplikimin për regjistrimin e personit juridik në regjistrin tregtar, me anë të një formulari të vetëm, i cili paraqitet sipas legjislacionit përkatës që rregullon procedurat e regjistrimit.

Në rastet e refuzimit të aplikimit për regjistrimin fillestar të pronarëve përfitues nga subjektet raportuese, që regjistrohen në regjistrin tregtar me pronësi indirekte, regjistrimi bëhet brenda 40 (dyzet) ditëve kalendarike nga data e refuzimit të aplikimit.

Në rastet e regjistrimit fillestar të pronarëve përfitues nga subjektet raportuese, që regjistrohen në regjistrin e organizatave jofitimprurëse, regjistrimi bëhet brenda 40 (dyzet) ditëve kalendarike nga data e regjistrimit të subjekteve raportuese si person juridik.

Si bëhet regjistrimi fillestar i të dhënave për pronarët përfitues?

Për subjektet raportuese që regjistrohen në regjistrin tregtar regjistrimi fillestar i pronarëve përfitues bëhet njëkohësisht me aplikimin për regjistrimin e personit juridik në regjistrin tregtar, me anë të një formulari të vetëm, i cili paraqitet sipas legjislacionit përkatës që rregullon procedurat e regjistrimit.

Për subjektet raportuese që regjistrohen në regjistrin e organizatave jofitimprurëse, nëpërmjet sportelit elektronik, në e-albania:

Aplikimi për regjistrimin fillestar të të dhënave për pronarët përfitues bëhet nga personi i autorizuar për të përfaqësuar subjektin raportues nëpërmjet sportelit elektronik, në e-albania, pasi të jetë identifikuar elektronikisht dhe duke përdorur një certifikatë të kualifikuar për nënshkrimin elektronik, sipas përcaktimeve të legjislacionit në fuqi për nënshkrimin elektronik.

Pas autentifikimit, personi i autorizuar për të përfaqësuar subjektin raportues, akseson sportelin elektronik dhe në llojin e regjistrimit që kërkohet të kryhet, zgjedh aplikimin për regjistrim fillestar të pronarit përfitues, sipas llojit përkatës. Sistemi i informatizuar shfaq formularin përkatës të aplikimit dhe hap dosjen elektronike, që përmban numrin përkatës (numri i çështjes).

Pas pëzgjedhjes së aplikimit për regjistrim fillestar të pronarit përfitues, të dhënat e përgjithshme (NUIS/NIPT; emër, formë ligjore; përfaqësues ligjor) të subjektit raportues, të regjistruara në Regjistrin e Organizatave Jofitimprurëse, do të transferohen automatikisht në Regjistrin e Pronarëve Përfitues.

Më tej, personi i autorizuar për të përfaqësuar subjektin raportues, vijon me plotësimin elektronikisht të të gjithë të dhënave të detyrueshme të pronarit përfitues të formularit dhe vijimin me ngarkimin e dokumentacionit shoqërues të nevojshëm që vërteton të dhënat e regjistruara mbi pronarin përfitues. Formulari i aplikimit për regjistrim fillestar, është i pajisur me disa instruksione me shënimin*, të cilat duhet të ndiqen gjatë plotësimit të tij.

After the person authorized to represent the reporting entity verifies that the data entered on the form and the accompanying documents uploaded to the electronic file are accurate, they confirm them using electronic means that guarantee the authenticity of origin and the integrity of the documents' content in electronic format, at least by means of an advanced electronic signature of the application form, in accordance with the provisions of the applicable legislation on electronic signatures.

After the electronic confirmation of the application, the computerized system automatically issues a confirmation of its submission through the electronic portal, which includes the number automatically generated by the system (the case number), allowing the applicant to track the status of the registration process at any time.

The computerized system also notifies the person authorized to represent the reporting entity by the email address registered on the e-Albania single government services portal, sending electronic copies of the completed application form and of the application submission confirmation from the electronic portal.

Upon issuing the confirmation of application completion, the computerized system forwards the application and its accompanying documents, in electronic format, to the authorized QKB officers (registrars) for review and decision-making.

Të dhënat e detyrueshme lidhur me pronarët përfitues

Kur subjekti raportues është i regjistruar pranë regjistrit tregtar:

1. Të dhënat e identifikimit të pronarit përfitues, i cili mund të jetë shtetas shqiptar, i huaj ose refugjatë/pa shtetës:
a) për shtetasit shqiptar:

• emri dhe mbiemri;
• numri i identifikimit personal;
• datëlindja;
• shtetësia;
• adresa e rezidencës së përhershme.

b) për shtetasit e huaj:

• emri dhe mbiemri;
• numri i identifikimit personal;
• datëlindja;
• numri i pasaportës dhe shteti lëshues;
• data e lëshimit dhe data e skadimit të pasaportës;
• shtetësia;
• adresa e rezidencës së përhershme.

c) për refugjatët/personat pa shtetësi:

• emri dhe mbiemri;
• numri i dokumentit të udhëtimit;
• datëlindja;
• shteti që ka lëshuar dokumentin e udhëtimit;
• data e lëshimit dhe data e skadimit e dokumentit të udhëtimit;
• adresa e rezidencës së përhershme.

2. Data e përcaktimit të tij si pronar përfitues.
3. Lloji dhe përqindja e pronësisë: direkte/indirekte*

Në rast se pronësia është indirekte, duhet të plotësohen dhe të dhënat lidhur me personin juridik/trustin, me anë të së cilës shfaqet pronësia indirekte.

• Kur subjekti raportues është organizatë jofitimprurëse plotësohen këto të dhëna:
• Të dhënat e identifikimit të pronarit përfitues (si më sipër)
• Data e përcaktimit të tij si pronar përfitues
• Pozicioni i tij në organizatën jofitimprurëse, duke pasur parasysh përkufizimin e pronarit përfitues në rastin e organizatave jofitimprurëse dhe të kontrollit të fundit efektiv* në të.

Në rast se themeluesi ose kontrolli i fundit efektiv është person juridik/trust, duhet të plotësohen dhe të dhënat e tij.

Attached documentation to be uploaded with the application:

Dokument shoqërues është akti në bazë të së cilave identifikohen dhe regjistrohen pronarët përfitues të subjektit raportues dhe lloji i kontrollit të pronësisë.

Person i autorizuar për të përfaqësuar subjektin raportues, në aplikimin për regjistrimin e pronarit përfitues, bashkëlidh si dokumentacion shoqërues, në format elektronik, aktet si më poshtë vijon:

• Dokumentacioni që vërteton numrin unik të identifikimit dhe emrin e subjektit raportues;*
• Dokumentacioni që vërteton të dhënat e identifikimit të pronarit përfitues;
• Dokumentacioni i autoritetit kompetent regjistrues, që vërteton se pronari përfitues i regjistruar është zotërues i 25 (njëzet e pesë) % ose më tepër të aksioneve/kuotave të kapitalit, të të drejtave të votimit ose të interesave të pronësisë, si dhe që përmban datën e përcaktimit si pronar përfitues; dhe
• Çdo dokumentacion tjetër që zotëron subjekti raportues për identifikimin dhe regjistrimin e pronarit përfitues të tij sipas ligjit për regjistrin e pronarëve përfitues, nëse ky informacion nuk rezulton në dokumentacionet e mësipërme.

Në rastin e regjistrimit të njëkohshëm, paraqitet i njëjti dokumentacioni i kërkuar sipas parashikimeve të mësipërme, me përjashtim të dokumentacionit që vërteton numrin unik të identifikimit së bashku me datën e regjistrimit të subjektit në regjistrin tregtar, si dhe ekstraktin e të dhënave të regjistruara të subjektit raportues, të lëshuar sipas legjislacionit përkatës që rregullon procedurat e regjistrimit në regjistrin tregtar.

Dokumentet e kërkuara në lidhje me këtë kërkesë paraqiten në të njëjtat mënyra dhe në të njëjtin format me dokumentacionin e kërkuar sipas legjislacionit përkatës që rregullon procedurat e regjistrimit në regjistrin tregtar.

Në rast se pas shterrimit të të gjitha mjeteve të mundshme për identifikimin e pronarit përfitues dhe nëse nuk ka arsye për dyshime, subjektet raportuese nuk arrijnë të identifikojnë si pronar përfitues individin i cili ka në pronësi ose kontrollon i fundit një person juridik, përmes pronësisë direkte ose indirekte të 25% ose më tepër të aksioneve/kuotave të kapitalit ose të interesave të pronësisë në një subjekt raportues sipas përcaktimeve të ligjit “Për regjistrin e pronarëve përfitues”, i ndryshuar, atëherë subjektet raportuese duhet të identifikojnë dhe të regjistrojnë në Regjistrin e Pronarëve Përfitues, si pronar përfitues individin që:

• determines the decisions made by a legal person;
• controls in any manner the selection, appointment, and removal of the majority of the legal entity's decision-making and/or executive bodies.

Në këtë rast subjektet raportuese duhet të mbajnë dokumentacionin që arsyeton dhe vërteton veprimet e ndërmarra për të identifikuar pronarin përfitues sipas përcaktimeve të ligjit “Për regjistrin e pronarëve përfitues”, i ndryshuar, konkretisht gjithashtu:

1.Deklaratën me shkrim e nënshkruar nga përfaqësuesi ligjor i subjektit raportues, ku të përcaktohen saktësisht hapat e ndërmarra për identifikimin e pronarin përfitues si dhe arsyet e identifikimit të tij në këtë pozicion;

2.Dokumentacion që vërteton kontrollin e individit të regjistruar si pronar përfitues, në pozicionin përkatës.

Në rast se pas shterrimit të të gjitha mjeteve të mundshme për identifikimin e pronarit përfitues dhe nëse nuk ka arsye për dyshime, subjektet raportuese nuk arrijnë të identifikojnë si pronar përfitues individin si më sipër, atëherë duhet të identifikojnë dhe të regjistrojnë në Regjistrin e Pronarëve Përfitues, si pronar përfitues individin/ët që mban pozicionin e drejtuesit/drejtuesve më të lartë të subjektit raportues. Në këtë rast subjekti duhet të mbajë dokumentacionin që arsyeton dhe vërteton veprimet e ndërmarra për të identifikuar pronarin përfitues sipas përcaktimeve të ligjit “Për regjistrin e pronarëve përfitues”, i ndryshuar, konkretisht gjithashtu:

1. A written statement signed by the legal representative of the reporting entity, specifying exactly the steps taken to identify the beneficial owner as well as the reasons for identifying him in that capacity.
2. Documentation verifying the position of the individual's most senior manager(s) registered as beneficial owner.

Additional information on the supporting documentation to be uploaded with the application.

Dokumentet shoqëruese nuk duhet të përmbajnë korrigjime ose fshirje të pavërtetuara, sipas dispozitave përkatëse ligjore dhe përmbajtja e tyre duhet të duket qartë, të jetë e lexueshme dhe të lejojë marrjen e imazhit elektronik të dokumentit.

Dokumentet shoqëruese duhet të jenë në gjuhën shqipe. Së bashku me dokumentin shoqërues në shqip, aplikanti mund të depozitojë edhe përkthimin e vërtetuar në gjuhë të huaj. Aktet private dhe dokumentet zyrtare të juridiksioneve të huaja duhet të shoqërohen me përkthimin e vërtetuar në gjuhën shqipe dhe të legalizohen sipas ligjeve në fuqi dhe marrëveshjeve ndërkombëtare të ratifikuara nga Republika e Shqipërisë.

In the event of a discrepancy between the accompanying document in Albanian and the one in a foreign language, the latter cannot be asserted against third parties. However, third parties may oppose the data contained in the document in the foreign language to the data subject, except when the data subject proves that the third party was aware of the content of the document in the Albanian language.

Dokumentacioni duhet të jetë hartuar brenda 90 (nëntëdhjetë) ditëve kalendarike nga data e paraqitjes së kërkesës për regjistrimin fillestar të pronarëve përfitues.

Vendimmarrja e QKB-së

Aplikimet për regjistrim fillestar të pronarit përfitues, merret në shqyrtim nga nëpunësit e autorizuar të QKB-së për vendimmarrje, sipas radhës së paraqitjes së tyre, pas së cilës jo më vonë se dy ditë pune nga marrja e aplikimit, shpreh vendimin me:

• Approval
• Suspension
• Refusal

The authorized officer (registrar) of the QKB verifies:

• the identity of the signatory and the fact that they are an authorized person to make the registration;
• the completion of all data on beneficial owners required by the law for the beneficial owners register, as well as the accompanying documents;
• the submission, in the required form, of the accompanying documentation that verifies the data being recorded;
• the fact that the submitted documentation does not contain any uncorroborated corrections or deletions, in accordance with the relevant provisions, and that its contents are not clearly legible, are illegible, or interfere with the capture of the electronic image;
• if the registration of beneficial owners' data has been submitted within the legal deadlines set forth in the law on the beneficial owners' register;
• faktin nëse janë shlyer sanksionet administrativetë vendosur sipas Ligjit Nr.112/2022, i ndryshuar.
• faktin nëse të dhënat që kërkohen të regjistrohen janë të ndryshme nga të dhënat e regjistrueshme, sipas dispozitave të ligjit për regjistrin e pronarëve përfitues”.

Responsibility for the accuracy and truthfulness of the facts, reported data, and accompanying documents filed in the electronic registry rests with the reporting entities and the persons authorized to make the filing, in accordance with applicable laws.

If the authorized officer (registrar) of the QKB, after the verifications according to the above points, finds that the application complies with the requirements of the Beneficial Ownership Register Law and this decision, approves the application and the completion of the registration, no later than two business days from receipt of the application from the reporting entities.

Në të kundërt aplikimi brenda dy ditësh pezullohet, shoqëruar me arsyet përkatëse të tij, duke i vënë në dispozicion subjektit 30 ditë për plotësimin e të metave.

Upon expiration of the 30-day period, the application is approved if the reporting entity corrects the deficiencies preventing registration within the applicable deadlines; otherwise, it is denied.

Upon refusal of a request, reporting entities have the right to reapply, in accordance with the law and this decision, the submission of which is treated as a new request. The submission of a new application does not relieve the reporting entity of the sanctions provided under the law on the beneficial ownership register for failure to make mandatory registrations within the statutory deadlines.

Vendimet e QKB-së, lidhur me miratimin pezullimin apo refuzimin e një kërkese njoftohet nëpërmjet publikimit në regjistër .Data e njoftimit është data e publikimit në regjistër.

Also, the decision issued on an application is notified in writing to the person authorized to represent the reporting entity, including at the email address provided in the electronic register of the e-Albania single-window government services portal.

Sanksionet e parashikuara nga ligji për regjistrin e pronarëve përfitues

Për rastet e mospërmbushjes brenda afateve ligjore nga ana e subjekteve raportuese, të detyrimeve për kryerjen e regjistrimit fillestar dhe për regjistrimin e ndryshimit faktik të personit të regjistruar më parë si pronar përfitues (zëvendësimi, shtimi i një personi të ri apo heqja e një personi nga regjistri i pronarëve përfitues), zbatohen gjobat e parashikuara sipas nenit 13, të ligjit për regjistrin e pronarëve përfitues.

Në vijim të vendosjes së një gjobe, e deri në pagimin e saj dhe kryerjen e regjistrimit të detyrueshëm, QKB-ja ose autoriteti përgjegjës për mbajtjen e regjistrit të organizatave jofitimprurëse:

• nuk do të ofrojnë shërbime ndaj subjekti raportues, përkatësisht në regjistrin tregtar apo në regjistrin e organizatave jofitimprurëse, përveç regjistrimit të ndryshimeve të të dhënave të përfaqësuesit ligjor;
• do të ndryshojnë statusin e subjektit raportuese, përkatësisht në regjistrin tregtar apo në regjistrin e organizatave jofitimprurëse, nga statusi “aktiv” në statusin “të pezulluar/pasiv.

Si bëhet transferimi për efekt të Ligjit Nr.6/2022 dhe regjistrimi i të dhënave të subjekteve të regjistruara përpara hyrjes në fuqi të këtij ligji?

Për subjektet raportuese me pronësi direkte të regjistruar në regjistrin tregtar përpara hyrjes në fuqi të Ligjit 6/2022, brenda datës 30.06.2022, QKB në bashkëpunim me AKSHI-n, transferon në Regjitrin e Pronarëve Përfitues të dhënat e pronarëve përfitues për subjektet raportuese me pronësi direkte, që kanë qënë të regjistruara në Regjistrin Tregtar përpara datës së krijimit të Regjistrit të Pronarëve Përfitues.

Pas transferimit të të dhënave dhe kontrollimit të tyre, këto subjekte raportuese kanë të drejtë të përditësojnë pranë QKB-së të dhënat e pronarëve të tyre.

Për subjektet raportuese me pronësi indirekte dhe OJF-të, të regjistruar përpara datës së hyrjes në fuqi të Ligjit nr.6/2022 të cilat nuk kanë kryer regjistrimin fillestar dhe ndryshimin e të dhënave të pronarëve përfitues, duhet të regjistrojnë këto të dhëna brenda datës 30.06.2022.

Për subjektet raportuese ekzistuese, të cilat rezultojnë me status të pezulluar në regjistrin tregtar, regjistrojnë pronarin përfitues në regjistrin e pronarit përfitues, përpara kërkesës për ndryshimin e statusit të tyre në regjistrin tregtar. Ndryshimi i statusit të subjekteve raportuese ekzistuese në regjistrin tregtar kryhet pas verifikimit se është regjistruar pronari përfitues i tyre, në regjistrin e pronarëve përfitues.

Source: Qendra Kombëtare e Biznesit