La registrazione dell’impresa è solo il primo passo verso il successo imprenditoriale. Dopo la registrazione, ha inizio la fase di pieno svolgimento delle attività aziendali, in cui le decisioni prese e gli adempimenti amministrativi sono fondamentali per il suo futuro. I primi sei mesi sono considerati fondamentali per una nuova impresa. Durante questo periodo, spesso ci si trova ad affrontare spese impreviste, la necessità di investimenti finanziari e l’adempimento degli obblighi di legge (tasse, assicurazioni, ecc.). Senza un piano accurato, gli errori commessi all’inizio del percorso possono costare molto di più rispetto al processo di registrazione stesso. Infatti, la registrazione è solo la chiave; le responsabilità che ne derivano si “sommano” e determinano la continuità dell’attività.
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Per evitare gli ostacoli amministrativi e finanziari più comuni, di seguito illustriamo i dieci errori principali commessi dopo la registrazione di un’impresa in Albania. Per ciascun errore forniamo una descrizione del problema, un esempio concreto tratto dalla pratica locale e una soluzione pratica per evitare che la stessa situazione si ripeta.
Mancata presentazione dell'estratto conto bancario aziendale entro i termini previsti.
La legge albanese impone a ogni impresa di aprire un conto corrente intestato all’azienda entro 20 giorni dalla data di registrazione. Spesso i nuovi imprenditori utilizzano temporaneamente il proprio conto personale per le transazioni iniziali, senza rendersi conto che ciò comporta delle sanzioni. La mancata dichiarazione del conto corrente aziendale al fisco entro il termine prescritto può comportare l’applicazione di sanzioni. Inoltre, separare le finanze personali da quelle aziendali è fondamentale per garantire la trasparenza fiscale.
Apri immediatamente un conto corrente intestato all’azienda e registrala presso l’amministrazione fiscale. Il conto fiscale offre la possibilità di inserire elettronicamente i dati del conto. Completa questa procedura subito dopo la registrazione, utilizzando l’estratto storico di e-Albania e la documentazione pertinente alla tua attività. In questo modo eviterai sanzioni e garantirai una chiara separazione tra le spese personali e quelle aziendali.
Mancato adempimento degli obblighi fiscali e della tenuta dei registri fiscali
Dopo la registrazione iniziale, l’azienda deve creare un account fiscale su e-Filing (Imposte). Molti imprenditori non si rendono conto in tempo del cambiamento del proprio status in quello di contribuente, oppure non rispettano le scadenze ravvicinate previste per le dichiarazioni iniziali. Il mancato adempimento di tali obblighi comporta sanzioni, difficoltà finanziarie e problemi nel rispettare gli obblighi di dichiarazione periodica.
Il giorno successivo alla registrazione va dedicato alla creazione di un account sul portale e-Taxes e alla scelta del regime fiscale più adatto. Verifica se sei tenuto a registrarti ai fini IVA o ad altri regimi (ad es. l’imposta minima per le piccole imprese) e inserisci le informazioni di base (Altro).
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Rivolgiti a un commercialista per scegliere il regime fiscale che ti consenta di ridurre al minimo il tuo debito d'imposta. Effettua la registrazione e presenta tutte le dichiarazioni entro i termini previsti per evitare sanzioni.
Mancato ottenimento del certificato di fiscalizzazione per le fatture elettroniche
Dal 2021, ogni azienda che emette o riceve fatture in Albania è tenuta a passare alla fatturazione elettronica (fiscalizzazione). Ogni soggetto economico deve ottenere un certificato elettronico dall’AKSHI per poter accedere al sistema di fatturazione. Spesso i nuovi imprenditori rimandano questa procedura, continuando a utilizzare i libretti di fatture cartacei. Una volta che le autorità fiscali iniziano a verificare le transazioni, la mancata implementazione della fatturazione elettronica può comportare interruzioni dell’attività o sanzioni.
Assicurati di adeguare i tuoi sistemi aziendali al nuovo metodo di fatturazione elettronica. Accedete al portale e-Albania e richiedete un certificato elettronico presso AKSHI. Scegliete quindi una delle soluzioni software certificate per la fiscalizzazione (l'elenco approvato dall'Agenzia delle Entrate). Ciò vi consentirà di emettere e ricevere fatture automaticamente nel sistema, evitando qualsiasi interruzione operativa.
Mancata iscrizione alla previdenza sociale e all'assicurazione sanitaria
La legge prevede che ogni impresa registrata debba iscrivere senza indugio il proprio amministratore e ogni dipendente presso l’Istituto di previdenza sociale (ISSH/INAK). L’adesione al regime è un obbligo di legge: ogni datore di lavoro che svolga tale attività è tenuto a versare i contributi. Sebbene alcuni lavoratori autonomi eludano tale obbligo “spendendo” fin dall’inizio i propri fondi personali, le autorità fiscali effettuano spesso ispezioni a sorpresa. La mancata registrazione regolare comporta sanzioni ai sensi del diritto del lavoro e l’obbligo di versare gli eventuali contributi non pagati.
Subito dopo aver registrato l’azienda, iscrivi l’amministratore e i dipendenti ai regimi nazionali di previdenza sociale e di assicurazione sanitaria. Verifica se è necessario iscriversi a regimi specifici (ad esempio, per i dipendenti a tempo parziale) e compila i moduli necessari presso l’INS. In questo modo eviterai sanzioni e garantirai la tua tutela legale e la possibilità di accedere ai diritti sociali fondamentali.
Mancanza di un piano giuridico e finanziario ben definito
Spesso i nuovi imprenditori registrano la propria attività con il solo intento di avviare l’attività, senza una strategia strutturata. In assenza di un piano finanziario e giuridico concreto, potrebbero valutare in modo errato i costi operativi, la liquidità e i profitti attesi. La mancata preparazione di un bilancio preventivo iniziale, delle previsioni di flusso di cassa o la mancanza di consulenza legale possono portare a problemi finanziari sin dall’inizio, a una gestione fiscale inadeguata e, ancora una volta, a sanzioni. Infatti, come sottolineato in letteratura, molte imprese partono senza un piano e finiscono per trovarsi ad affrontare gravi difficoltà finanziarie.
Prima di firmare qualsiasi contratto di acquisto o di locazione, redigi un semplice piano aziendale che includa le previsioni finanziarie, il profitto desiderato e le fonti di finanziamento. Utilizza tabelle di bilancio e consolida le previsioni mensili per assicurarti che le spese non superino i ricavi. Inoltre, rivolgiti a un commercialista o a un consulente finanziario/legale che ti aiuti a comprendere eventuali obblighi legali e fiscali che potrebbero sorgere. Questo approccio preventivo riduce al minimo i rischi finanziari nel tuo percorso imprenditoriale.
Non avvalersi di un commercialista o non tenere una contabilità regolare.
Alcuni imprenditori pensano di poter gestire da soli la contabilità della propria attività, ritenendola un compito semplice. In realtà, le irregolarità contabili o la mancata registrazione delle transazioni finanziarie (fatture, pagamenti, ricevute) comportano gravi conseguenze. Anche le piccole imprese hanno bisogno di un commercialista o di un software di contabilità per mantenere una documentazione adeguata. Discrepanze nella fatturazione elettronica, mancato rispetto delle scadenze ed errori nella rendicontazione delle buste paga possono comportare sanzioni da parte delle autorità fiscali.
Subito dopo la registrazione, metti a punto un sistema contabile di base. Utilizza un software di contabilità semplice oppure affidati a servizi di contabilità professionali per registrare fatture, pagamenti e registri contabili. Come raccomandato dagli esperti, affidati a un commercialista o a un consulente finanziario che possa aiutarti a redigere correttamente i tuoi rendiconti. In questo modo eviterai errori comuni e manterrai una contabilità accurata per ogni transazione.
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Mancata verifica delle licenze e delle autorizzazioni necessarie per lo svolgimento dell'attività.
Molte forme di attività commerciale richiedono una licenza o un permesso specifico per poter operare (ad esempio, bar, ambulatori medici, imprese edili, ecc.). Un errore comune è quello di avviare l’attività senza aver prima ottenuto il documento necessario. La legge albanese prevede che ogni attività soggetta a licenza debba essere in possesso della licenza appropriata; in sua assenza, l’attività è considerata illegale. Ciò può comportare la sospensione dell’attività da parte delle autorità competenti.
Prima o subito dopo aver registrato la tua impresa, verifica se la tua attività richiede una licenza specifica.QKB dispone di un elenco delle autorizzazioni necessarie per ogni attività.Ad esempio, se gestisci uno studio dentistico o un ristorante, contatta l’autorità competente e richiedi la licenza necessaria. Senza l’autorizzazione adeguata, rischi che la tua attività venga sospesa. Presentare in anticipo la documentazione richiesta è l’unico modo per continuare a operare senza interruzioni.
Mancata registrazione dei titolari effettivi (solo per le persone giuridiche)
La nuova legge prevede che tutte le società (comprese le LLC) debbano iscrivere nel Registro dei titolari effettivi (PrP) le persone fisiche che esercitano il controllo o traggono beneficio dall’attività aziendale. Tale iscrizione deve essere effettuata entro pochi mesi dalla registrazione iniziale della società. L’errore da evitare in questa fase è quello di non presentare la richiesta entro il termine prescritto, poiché le sanzioni per il ritardo sono severe. Tale obbligo si applica esclusivamente alle società (non alle persone fisiche).
Assicurati di registrare i nomi degli azionisti/titolari effettivi sulla piattaforma e-Albania entro termine di prescrizione. Saranno necessarie la firma elettronica del rappresentante legale e i documenti societari (estratto del registro delle imprese, statuto sociale, documenti di identità dei titolari). Il completamento di questa procedura consente di evitare sanzioni e garantisce che i titolari siano legalmente registrati presso la QKB.
Mancato pagamento puntuale delle imposte locali
Per le nuove imprese occorre tenere conto anche dell’obbligo di pagare le imposte locali (ad esempio, l’imposta sugli immobili, i contributi ambientali). La maggior parte di queste imposte viene versata una volta all’anno nel mese di aprile, ma in caso di avvio di una nuova attività la scadenza è legata alla data di registrazione. La legge prevede che tali imposte siano dovute. un mese Dopo la registrazione iniziale, non è necessario che ciò avvenga alla data annuale successiva (20 aprile). Il mancato rispetto di tali scadenze comporterà una sanzione da parte delle autorità locali e l'addebito di interessi di mora.
Una volta registrata l'attività, consulta i bollettini ufficiali del Comune per conoscere gli obblighi locali a carico delle imprese. Se sei soggetto al pagamento dell'imposta sugli immobili o di altri oneri ad valorem, provvedi a effettuare il pagamento entro i termini previsti, solitamente un mese dopo la data di registrazione. In questo modo eviterai di pagare more e potrai collaborare senza intoppi con l'amministrazione locale.
Assunzione di cittadini stranieri sprovvisti di permesso di lavoro e di permesso di soggiorno.
Se un’azienda intende assumere cittadini stranieri, deve assicurarsi di disporre delle autorizzazioni legali necessarie. Qualsiasi cittadino non albanese che venga a lavorare nel Paese deve ottenere un permesso di lavoro prima di iniziare l’attività lavorativa. Successivamente, qualora rimangano in Albania per un periodo più lungo, è richiesto anche un permesso di soggiorno corrispondente (ora unificato in un Permesso Unico). L’assunzione di cittadini stranieri sprovvisti di tali documenti costituisce una violazione del Codice del Lavoro e dell’Immigrazione, che può comportare sanzioni legali a carico del datore di lavoro.
Prima di assumere un cittadino straniero, richiedete immediatamente il permesso di lavoro (e-Albania offre un servizio online per il rilascio dei permessi). Seguite la procedura prevista dalla legge per il ricongiungimento familiare (se necessario) o per il permesso di soggiorno di lunga durata. Allo stesso modo, qualsiasi cittadino straniero già in possesso di un permesso di lavoro deve ottenere un permesso di soggiorno. In questo modo, si evita di inasprire la situazione di irregolarità e si garantisce che il proprio personale sia in regola.
Conclusione
La fase successiva alla registrazione richiede particolare attenzione: getta infatti le basi giuridiche, finanziarie e operative dell’attività. Con una preparazione adeguata e le giuste informazioni, questi “10 errori” possono essere evitati del tutto. Il successo della tua attività non dipende solo dall’idea o dalla registrazione, ma anche da come gestisci le fasi iniziali della tua attività. Ti invitiamo ad analizzare attentamente questi punti, a utilizzare gli esempi forniti come monito e ad adottare le soluzioni pratiche suggerite.
Se in qualsiasi fase della procedura dovessi avere dei dubbi, non esitare a rivolgerti a un professionista. AlProfit Consult offre una consulenza iniziale gratuita e pacchetto di servizi Servizi finanziari e contabili su misura per le vostre esigenze.
Il nostro obiettivo è semplice: aiutare gli imprenditori a risparmiare tempo e denaro, consentendo loro di concentrarsi sulla crescita della propria attività mentre noi ci occupiamo della contabilità, delle questioni fiscali e della consulenza finanziaria. Per questo motivo, offriamo la registrazione iniziale e un mese di servizio gratuiti, così potrai provare i nostri servizi senza alcun costo e constatare di persona il valore che offriamo.
I nostri abbonamenti sono trasparenti e senza costi nascosti: dal pacchetto Start per i liberi professionisti, allo Standard per le aziende in crescita, fino al Premium per le imprese che necessitano di assistenza completa. I prezzi partono da 15.000 lekë al mese e includono dichiarazioni fiscali, bilanci, consulenza periodica e assistenza continua. Insomma, tutto ciò di cui un’azienda ha bisogno per operare in tutta tranquillità.
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