La tua azienda è pronta per una verifica fiscale?
Nella realtà quotidiana di un’azienda in Albania, una delle situazioni più delicate e spesso più spaventose è quella in cui giunge la notifica di una verifica fiscale. Per molti imprenditori, questo momento è vissuto come uno shock: “Troveranno qualche problema? Abbiamo commesso errori involontari? Dovremo affrontare multe o sanzioni?” Queste domande sono comuni, ma se si comprende il processo e ci si prepara ad affrontarlo, una verifica fiscale può rivelarsi un iter gestibile e persino un’opportunità per migliorare i processi interni dell’azienda.
Questo blog ti aiuta a capire meglio in cosa consiste una verifica fiscale in Albania, quali sono le tipologie più comuni, come si svolge la procedura, quali sono i tuoi diritti e i tuoi obblighi e cosa puoi fare oggi per essere pronto quando arriverà il momento.
Le principali tipologie di controlli fiscali che è necessario conoscere
In pratica, il controllo fiscale può assumere tre forme principali, ciascuna con caratteristiche, finalità e impatto diversi sulla vostra attività:
Verifica fiscale
Si tratta di un’ispezione immediata e senza preavviso effettuata presso la sede della vostra attività. Lo scopo della visita è verificare se gli strumenti fiscali (il software di fiscalizzazione) vengono utilizzati correttamente e se i dipendenti effettivamente impiegati nell’azienda sono stati dichiarati. Gli ispettori si concentrano solitamente sugli elementi visibili: l’esistenza di uno scontrino per ogni vendita, lo stato del registratore di cassa, il numero dei dipendenti e la loro presenza sul posto di lavoro. Le ispezioni fiscali sono comuni nei settori della vendita al dettaglio, della ristorazione, dei bar e dei piccoli servizi, dove il livello di informalità è elevato.
Una semplice violazione, come il mancato utilizzo del registratore di cassa durante una vendita, può comportare sanzioni immediate.
Ordine di lavoro
A differenza di una verifica fiscale, si tratta di una procedura più informale che solitamente viene svolta senza la presenza fisica degli ispettori presso la vostra sede. La Direzione delle imposte potrebbe inviare una richiesta ufficiale per chiarire alcune informazioni specifiche relative alle vostre dichiarazioni dei redditi.
Ciò include i casi in cui vi siano discrepanze tra le dichiarazioni delle imprese che collaborano tra loro, oppure in cui vengano individuate transazioni insolite (ad esempio fatture di importo molto elevato, collaborazioni con imprese sospese, ecc.). In tal caso, sono richiesti documenti probatori quali contratti, ordini di pagamento, corrispondenza con clienti/fornitori, ecc.
L'ordine di lavoro non costituisce un'ispezione approfondita, ma se non viene preso sul serio può comportare conseguenze più gravi.
Verifica fiscale approfondita in sede
Si tratta della più complessa e importante delle tre procedure. La notifica arriva con qualche giorno di anticipo e specifica chiaramente il periodo oggetto di verifica, il tipo di documentazione da esaminare e la composizione del team di verifica. Gli ispettori si recano presso la sede dell’azienda e analizzano ogni aspetto delle vostre dichiarazioni fiscali: IVA, imposta sulle società, imposta sul reddito delle persone fisiche, registri delle retribuzioni, bilancio, movimenti bancari, rapporti con fornitori e clienti, spese amministrative, contratti e documenti interni.
Questo tipo di verifica dura da pochi giorni a diverse settimane e si conclude con una relazione preliminare, che può essere contestata. Dopo aver esaminato eventuali ricorsi, viene emessa la relazione finale, contenente le decisioni definitive dell'Amministrazione fiscale e l'eventuale debito residuo.
I diritti e gli obblighi giuridici delle imprese durante le ispezioni
Ai sensi della legge N. 9920, del 19 maggio 2008, “Sulle procedure fiscali”, In base alla normativa modificata, i contribuenti godono di determinati diritti garantiti, ma hanno anche chiari obblighi.
Hai il diritto di essere informato di qualsiasi verifica, salvo nel caso di un'ispezione fiscale. La notifica di una verifica approfondita deve essere comunicata almeno dieci giorni prima dell'inizio della stessa. Durante la verifica, potete richiedere una proroga per preparare la vostra documentazione, presentare spiegazioni scritte e sollevare obiezioni alla relazione preliminare.
Inoltre, qualsiasi decisione fiscale emessa a seguito di una verifica fiscale può essere impugnata dinanzi alla Direzione dei ricorsi fiscali. Se non si ottiene una decisione soddisfacente, si ha il diritto legale di adire le vie legali.
D'altra parte, l'azienda è tenuta a conservare tutta la documentazione contabile e fiscale per un periodo di cinque anni. Deve inoltre consentire agli ispettori di svolgere le verifiche senza ostacoli, fornire informazioni accurate e rispondere entro i termini di legge a qualsiasi richiesta.
Come funziona nella pratica la procedura di verifica fiscale?
Non appena si riceve la notifica di una verifica fiscale approfondita, è opportuno avviare un'accurata preparazione interna. È necessario individuare il periodo oggetto di verifica e assicurarsi che tutte le dichiarazioni fiscali siano state presentate e siano corredate della relativa documentazione.
Gli ispettori si recano presso la sede dell’azienda e di solito iniziano con un colloquio introduttivo, durante il quale vengono chiariti lo scopo dell’ispezione, la documentazione richiesta e le scadenze. Successivamente ha inizio la fase di verifica, durante la quale vengono analizzate in dettaglio le transazioni, i pagamenti, le fatture e i registri contabili. In questa fase possono essere richieste anche ulteriori informazioni.
Al termine della verifica, viene redatta una relazione preliminare. Lei ha il diritto di presentare obiezioni motivate entro cinque giorni. Segue poi la relazione finale, che può prevedere ulteriori obblighi, sanzioni o richieste di pagamento.
A questo punto, se non siete d'accordo con i risultati, potete presentare un ricorso amministrativo e poi adire le vie legali.
Esempi tratti dall'esperienza delle imprese albanesi
Un piccolo esercizio commerciale nella zona della spiaggia è stato sottoposto a ispezione per verificare l'uso del registratore di cassa. Al momento dell'ispezione non aveva emesso alcuna ricevuta per le vendite effettuate nella mattinata. È stato multato di 100.000 lek e gli è stata sospesa l'attività per 30 giorni.
Un'azienda di esportazione ha ricevuto un incarico per fornire chiarimenti su una transazione con un partner estero. È stata richiesta la documentazione completa relativa all'esportazione, al contratto, ai documenti doganali e ai pagamenti bancari.
Un’impresa edile è stata sottoposta a una verifica approfondita relativa al periodo 2020–2022. Nei registri contabili sono state individuate spese non documentate. A seguito della relazione preliminare, l’impresa ha presentato un ricorso dettagliato corredato di contratti e prove aggiuntive. L’amministrazione ha accolto parzialmente il ricorso e ha ridotto in modo significativo l’importo della sanzione.
Come prepararsi fin da oggi per evitare sorprese
Se vuoi dormire sonni tranquilli anche se domani dovesse arrivare un avviso di verifica fiscale, ti consigliamo di adottare alcune misure per rafforzare la sicurezza fiscale della tua azienda.
Assicurati che la tua contabilità sia aggiornata e ben documentata. Esamina le tue dichiarazioni dei redditi insieme a un commercialista per verificare che non vi siano discrepanze. Conserva in ordine tutte le fatture, i contratti e le comunicazioni importanti. Effettua ogni anno un audit interno per analizzare i rischi.
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