La prima domanda che ogni imprenditore si pone quando cerca un commercialista è: «Quanto costa?». È la domanda sbagliata, ma per un motivo che non ha nulla a che vedere con il denaro.
In Albania non esiste una definizione univoca di ciò che comprende un servizio di contabilità mensile. Due aziende che pagano lo stesso prezzo potrebbero ricevere servizi completamente diversi. Una riceve solo le dichiarazioni fiscali e nient’altro. L’altra riceve le dichiarazioni, la verifica delle fatture, la preparazione dei rendiconti e un incontro mensile sui risultati. Pertanto, confrontare i prezzi senza sapere cosa si sta confrontando non fornisce alcuna informazione.
Questo articolo ribalta la prospettiva. Innanzitutto, chiarisce cosa dovrebbe effettivamente comprendere un servizio di contabilità mensile, suddividendo le attività in base a quelle svolte ogni mese, ogni trimestre e una volta all’anno. Poi spiega quali fattori fanno aumentare e quali diminuiscono il prezzo. Infine, troverai una checklist con cui potrai valutare in cinque minuti se stai ottenendo ciò per cui paghi.
Leggi anche: Come depositare il bilancio presso la QKB e la delibera dell'assemblea
Quanto costa la contabilità e perché il prezzo da solo non basta
La contabilità non è un prodotto dal contenuto standardizzato. La legge N. 25/2018 “In materia di contabilità e bilanci” Stabilisce l'obbligo di tenere la contabilità e redigere i rendiconti. Non specifica cosa debba fare per te la persona incaricata di tenerli.
È qui che sorge il problema. L’obbligo legale ricade sempre sull’azienda, non sul commercialista. Se una dichiarazione viene presentata in ritardo, la sanzione ricade su di te. Pertanto, un servizio economico che copre solo lo stretto necessario non è conveniente. Si tratta semplicemente di un rischio differito.
Ci troviamo di fronte a questa situazione ogni volta che arriva un nuovo cliente con una pratica in sospeso dall'anno scorso. Il canone mensile era basso. Il costo per risolvere la questione si è rivelato superiore al risparmio accumulato in un intero anno.
La buona notizia è che la differenza si nota facilmente se sai cosa cercare.
Cosa comprende un servizio di contabilità mensile?
Un servizio adeguato si articola in tre frequenze. Alcune attività vengono svolte ogni mese, altre ogni trimestre e altre ancora una volta all’anno. Quando un’offerta menziona solo la frequenza mensile, le altre attività vengono solitamente fatturate separatamente o non vengono eseguite affatto.
Ogni mese
Registrazione delle fatture di vendita e di acquisto in contabilità, in conformità con il sistema di fiscalizzazione. Verifica che ogni fattura emessa sia stata registrata e che ogni fattura ricevuta sia stata confermata.
Preparazione e consegna di Dichiarazione IVA per i soggetti coinvolti nel programma, unitamente ai registri delle vendite e degli acquisti.
La preparazione delle buste paga, il calcolo delle retribuzioni nette e Imposta sui salari e il contributi, nonché la presentazione della relativa dichiarazione.
Registrazione dei conti di cassa e bancari e loro riconciliazione con gli estratti conto bancari.
Ecco un breve resoconto per te: quanto hai venduto, quanto hai speso, quanto devi pagare e quanto devi incassare.
L'ultimo punto è quello che più spesso viene tralasciato. Senza di esso, si paga per la conformità normativa, non per le informazioni.
Per saperne di più: Normativa fiscale, suddivisa per argomenti
Ogni trimestre
Riconciliazione dei conti principali ed eliminazione delle discrepanze prima che si accumulino.
Tieni sotto controllo sia le spese note che quelle sconosciute, in modo da non ritrovarti a fine anno con sorprese relative all'imposta sulle società.
Verifica delle soglie. Il fatturato viene confrontato con la soglia di registrazione IVA e con altre soglie che incidono sul regime fiscale.
Calcolo o verifica degli acconti sull'imposta sulle società, in conformità con la normativa applicabile alla dimensione della vostra società.
Una volta all'anno
L'inventario e la sua riconciliazione con la contabilità.
Chiusura dell'esercizio e redazione del bilancio in conformità con i principi contabili applicabili alla vostra entità.
La dichiarazione annuale di imposta sul reddito.
Presentazione del bilancio alla QKB, qualora l’ente ne abbia l’obbligo, unitamente alla delibera dell’assemblea. Si prega di notare che i requisiti non sono gli stessi per tutte le categorie di enti, pertanto è opportuno verificare con il proprio commercialista a quale categoria si appartiene.
Leggi anche: Quanta imposta deve pagare l'azienda sui propri utili?
Cosa fa aumentare e cosa fa diminuire il prezzo
Il prezzo non dipende esclusivamente dal fatturato, come spesso si crede. Dipende dal volume di lavoro e dal rischio. Questi sono i sei fattori che ne determinano realmente l’ammontare.
- Ricavi. Il fatturato dell'azienda è un indicatore diretto della sua complessità, del valore che ricava dal commercialista e del tempo necessario.
- Numero di fatture. Questo è il fattore principale. Un’azienda con 30 fatture al mese e una con 600 richiedono un impiego di tempo completamente diverso, anche se il loro fatturato è lo stesso.
- Registrazione ai fini IVA. Il regime IVA prevede la presentazione di una dichiarazione mensile, la tenuta di due registri contabili e un monitoraggio continuo della conformità. Il passaggio da un regime esterno a questo regime comporta un aumento significativo degli oneri.
- Numero di dipendenti. Ogni dipendente comporta buste paga, contributi, trasferimenti, ferie e rendiconti. Cinque dipendenti richiedono più tempo di cinque clienti.
- Settore. I settori dell’edilizia, del commercio al dettaglio, della ristorazione e dei trasporti sono soggetti a norme e requisiti documentali specifici. Il settore dei servizi con fatture di importo modesto è più semplice.
- Operazioni transfrontaliere. Le importazioni, le esportazioni, le fatture in valuta estera e i pagamenti a fornitori non residenti comportano la gestione dei tassi di cambio, delle ritenute alla fonte e degli accordi per evitare la doppia imposizione. Ciò richiede competenze specialistiche.
- Lo stato in cui giunge la documentazione. Questo è il fattore che incide sul ribasso del prezzo, e poche aziende ne sono consapevoli. Una documentazione presentata regolarmente e in modo completo riduce notevolmente il carico di lavoro. Vale anche il contrario: un fascicolo che arriva in disordine alla fine del mese fa aumentare i costi per tutti.
A titolo di riferimento, il canone mensile per una piccola impresa non soggetta al regime IVA, senza dipendenti e con poche fatture, parte in genere da [inserire cifra indicativa] lek. Per un’impresa soggetta al regime IVA con diversi dipendenti, tale importo sale a [inserire cifra indicativa] lek.
Leggi anche: In che modo si concretizza la collaborazione con AlProfit?
Commercialista interno o esterno
Il confronto più utile non è quello tra due offerte esterne, bensì quello tra il servizio esterno e il costo effettivo di un economista dipendente.
Prendiamo ad esempio un economista con uno stipendio mensile lordo di 80.000 lek. Il costo per il datore di lavoro non si limita allo stipendio.
Al salario lordo vengono aggiunti i contributi previdenziali e sanitari a carico del datore di lavoro. All’aliquota attuale del 16,71%, ciò corrisponde a circa 13.360 lek al mese. Il costo mensile sale così a circa 93.360 lek.
Su base annua, ciò ammonta a circa 1.120.320 lekë. A ciò vanno aggiunte le ferie annuali retribuite, il computer, il software di contabilità e la formazione. Il costo annuale effettivo supera facilmente 1.200.000 lekë.
Un abbonamento mensile di 30.000 lekë frutta 360.000 lekë all’anno. Anche il livello di servizio più completo, a 60.000 lekë al mese, frutta 720.000 lekë all’anno, ovvero circa 480.000 lekë in meno rispetto a un singolo economista assunto. La differenza non è trascurabile, e non è l’unico risparmio.
L'economista dipendente va in congedo, si ammala e un giorno se ne va. Le sue competenze se ne vanno con lui. Uno studio contabile lavora in squadra, quindi il servizio non si interrompe mai e le competenze rimangono.
Quando l'azienda cresce troppo, la situazione si inverte. A un certo punto, diventa indispensabile avere un responsabile finanziario interno. Ma in quel caso si occupa della gestione finanziaria, non della registrazione delle fatture.
Leggi anche: Perché vale la pena avvalersi di un economista esterno per la tua azienda.
Leggi anche: Come viene calcolato lo stipendio, dall'importo lordo a quello netto fino al costo a carico del datore di lavoro..
Cosa dovrebbe essere riportato nel contratto?
La maggior parte delle controversie non deriva dal prezzo, ma da aspettative non espresse. Pertanto, il contratto deve specificare sei elementi, tutti facili da richiedere.
Innanzitutto, l'elenco dei servizi inclusi, suddivisi per frequenza mensile, trimestrale e annuale.
In secondo luogo, ciò che viene fatturato separatamente: l’iscrizione di un nuovo dipendente, l’avvio di un’attività secondaria, l’assistenza durante una verifica fiscale o la rettifica degli esercizi precedenti.
In terzo luogo, le scadenze per entrambe le parti: entro quando è necessario presentare la documentazione e entro quando il commercialista deve presentare le dichiarazioni.
In quarto luogo, chi è responsabile se una dichiarazione viene presentata in ritardo per colpa del commercialista?.
In quinto luogo, a chi appartengono i dati e come vengono consegnati in caso di cessazione del rapporto?.
In sesto luogo, come avviene la comunicazione e entro quali tempi si riceve una risposta?.
Ecco una semplice formulazione che puoi utilizzare come punto di partenza per il quarto punto.
Se la dichiarazione non viene presentata entro il termine di legge a causa di un’azione o di un’omissione del prestatore di servizi, e qualora la documentazione necessaria gli sia stata consegnata entro il termine specificato nell’articolo [X], il prestatore di servizi dovrà farsi carico delle sanzioni inflitte a [nome dell’ente] per questo motivo.
Leggi anche: I servizi di AlProfit Consult.
Cosa non dovresti accettare
Alcune pratiche sono ancora molto diffuse, ma nessuna di esse è normale.
Mancanza di un contratto scritto. L'accordo verbale funziona finché non sorge il primo problema.
Non rivelare le tue credenziali di accesso. Il tuo account su e-Albania e sul portale fiscale è una questione che riguarda solo te, non il tuo commercialista.
Non è consentito porre domande. Hai il diritto di sapere cosa viene affermato a tuo nome.
Invio dei dati come condizione per il pagamento degli importi scaduti. I dati contabili appartengono alla vostra azienda.
Silenzio fino alla scadenza. Se vieni a conoscenza di un obbligo solo il giorno stesso in cui deve essere pagato, significa che non hai un consulente.
Leggi anche: Come registrare un'impresa in Albania.
Lista di controllo
Rispondi con “sì” o “no”. Ci vogliono circa cinque minuti.
- Avete un contratto scritto che specifica cosa è incluso e cosa viene fatturato a parte?.
- Ricevi un breve resoconto mensile relativo a vendite, spese, passività e incassi?.
- Sai quanto dovrai pagare il mese prossimo prima che scada il termine di pagamento?.
- Qualcuno vi ha informato quest'anno di una modifica normativa che riguarda la vostra attività?.
- Hai le credenziali per accedere ai tuoi account sui portali governativi?.
- Sai se la tua azienda si sta avvicinando alla soglia di registrazione IVA?.
- Ti è stato spiegato quali spese vengono riconosciute e quali no prima che tu le sostenessi?.
- Quando fai una richiesta, ricevi una risposta entro un giorno lavorativo?.
Se hai quattro risposte positive o meno, non paghi molto. Paghi solo la metà del costo del servizio.
Domande frequenti
Il prezzo cambia se la mia attività rimane inattiva per un mese?
Di solito sì, ma non fino a zero. Anche in assenza di fatturato, è comunque necessario presentare le dichiarazioni mensili e tenere la contabilità. Molti studi applicano una tariffa ridotta per i periodi di inattività. Assicurati di richiederla esplicitamente fin dall’inizio.
Quanto costa cambiare commercialista rispetto a quello precedente?
Il trasferimento in sé non dovrebbe comportare alcun costo. Ciò che potrebbe comportare dei costi è la correzione dei periodi chiusi in modo errato. Pertanto, richiedete un preventivo prima di iniziare, non dopo che il lavoro è già stato avviato.
Devo fornire le mie credenziali al mio commercialista?
Tu concedi loro l'accesso, ma l'account rimane tuo e sei tu a cambiare la password. Il commercialista deve operare con l'accesso che gli è stato concesso, non con un account fittizio.
Perché due offerte relative alla stessa attività differiscono così tanto l'una dall'altra?
Poiché coprono ambiti di attività diversi. Confrontateli esaminando l’elenco dei servizi inclusi, non l’importo. Nella maggior parte dei casi la differenza risulta immediatamente evidente.
Ho bisogno di un commercialista se ho una piccola impresa con poche fatture?
L'obbligo di tenere la contabilità e presentare le dichiarazioni non dipende dalle dimensioni dell'azienda. Ciò che varia è il volume di lavoro e, di conseguenza, il compenso. Per un'azienda con poche fatture, il costo mensile è contenuto, ma il rischio di commettere un errore è di gran lunga più oneroso.
Cosa succede se il commercialista commette un errore?
L'obbligo nei confronti dell'amministrazione rimane a carico dell'azienda. Pertanto, è importante che il contratto specifichi la responsabilità del fornitore del servizio nel caso in cui il ritardo sia da lui causato. Senza questa clausola, l'intero costo dell'errore ricade su di te.
Posso cambiare il pacchetto in un secondo momento?
Sì, ed è normale. L'azienda cambia, si registra ai fini IVA, assume dipendenti o avvia una seconda linea di attività. Assicurati che il contratto preveda la possibilità di passare da un pacchetto all'altro senza penali.
Una contabilità approssimativa che lascia delle lacune costa più dei risparmi che comporta, poiché le sanzioni e la rettifica dei periodi contabili chiusi in modo errato ricadono sempre sull’azienda. Copriamo tutte e tre le frequenze – mensile, trimestrale e annuale – con un report chiaro ogni mese e responsabilità contrattuali ben definite, incluse nell’abbonamento mensile.
Leggi anche: Servizi contabili.