Pyetja e parë që bën çdo sipërmarrës kur kërkon kontabilist është sa kushton. Është pyetja e gabuar, por për një arsye që nuk ka lidhje me paranë.
Në Shqipëri nuk ekziston një përkufizim i pranuar se çfarë përmban një shërbim kontabël mujor. Dy biznese me të njëjtin çmim mund të marrin shërbime krejt të ndryshme. Njëri merr deklarimet dhe asgjë më shumë. Tjetri merr deklarimet, kontrollin e faturave, përgatitjen e pasqyrave dhe një bisedë çdo muaj për ecurinë. Prandaj krahasimi i çmimeve pa e ditur se çfarë krahasoni nuk jep asnjë informacion.
Ky artikull e kthen pyetjen përmbys. Së pari sqaron çfarë duhet të përmbajë realisht një shërbim kontabël mujor, ndarë sipas asaj që bëhet çdo muaj, çdo tremujor dhe një herë në vit. Pastaj shpjegon çfarë e ngre dhe çfarë e ul çmimin. Në fund gjeni një listë kontrolli me të cilën mund të vlerësoni brenda pesë minutash nëse po merrni atë që paguani.
Lexo edhe: Si të dorëzoni pasqyrat financiare në QKB dhe vendimin e asamblesë
Sa kushton kontabiliteti dhe pse çmimi vetëm nuk mjafton
Kontabiliteti nuk është produkt me përmbajtje të standardizuar. Ligji nr. 25/2018 “Për kontabilitetin dhe pasqyrat financiare” përcakton detyrimin për të mbajtur kontabilitetin dhe për të përgatitur pasqyrat. Nuk përcakton se çfarë duhet të bëjë për ju personi që e mban.
Këtu lind hendeku. Detyrimi ligjor mbetet gjithmonë i biznesit, jo i kontabilistit. Nëse një deklaratë dorëzohet me vonesë, gjoba vjen te ju. Prandaj një shërbim i lirë që mbulon vetëm minimumin nuk është kursim. Është rrezik i shtyrë në kohë.
Këtë skenar e hasim sa herë vjen një klient i ri me një dosje të pambyllur nga viti i kaluar. Çmimi mujor ishte i ulët. Kostoja e rregullimit doli më e lartë se kursimi i një viti të tërë.
Lajmi i mirë është se dallimi shihet lehtë, po të dini çfarë të kërkoni.
Çfarë përfshin një shërbim kontabël mujor
Një shërbim korrekt ndahet në tri ritme. Disa gjëra bëhen çdo muaj, disa çdo tremujor dhe disa një herë në vit. Kur një ofertë përmend vetëm ritmin mujor, zakonisht pjesa tjetër faturohet veçmas ose nuk bëhet fare.
Çdo muaj
Regjistrimi i faturave të shitjes dhe të blerjes në kontabilitet, i përputhur me sistemin e fiskalizimit. Kontrolli që çdo faturë e lëshuar ka kaluar dhe që çdo faturë e marrë është konfirmuar.
Përgatitja dhe dorëzimi i deklaratës së TVSH-së për subjektet në skemë, bashkë me librat e shitjes dhe të blerjes.
Përgatitja e listëpagesës, llogaritja e pagave neto, e tatimit mbi pagën dhe e kontributeve, si dhe dorëzimi i deklaratës përkatëse.
Regjistrimi i arkës dhe i bankës, si dhe barazimi i tyre me pasqyrat bankare.
Një raport i shkurtër për ju. Sa keni shitur, sa keni shpenzuar, sa keni për të paguar dhe sa keni për të marrë.
Pika e fundit është ajo që mungon më shpesh. Pa të, ju paguani për përputhshmëri ligjore, jo për informacion.
Lexo më shumë: Legjislacioni tatimor, i ndarë sipas temave
Çdo tremujor
Barazimi i llogarive kryesore dhe pastrimi i diferencave përpara se të grumbullohen.
Kontrolli i shpenzimeve të njohura dhe të panjohura, që të mos dilni në fund të vitit me befasi te tatimi mbi fitimin.
Verifikimi i pragjeve. Xhiroja krahasohet me pragun e regjistrimit në TVSH dhe me pragjet e tjera që ndryshojnë regjimin tuaj tatimor.
Llogaritja ose rishikimi i parapagimeve të tatimit mbi fitimin, sipas rregullit që zbatohet për madhësinë tuaj.
Një herë në vit
Inventari dhe barazimi i tij me kontabilitetin.
Mbyllja e vitit dhe përgatitja e pasqyrave financiare sipas standardeve që zbatohen për subjektin tuaj.
Deklarata vjetore e tatimit mbi fitimin.
Dorëzimi i pasqyrave financiare në QKB, kur subjekti ka këtë detyrim, bashkë me vendimin e asamblesë. Vini re se detyrimi nuk është i njëjtë për të gjitha kategoritë e subjekteve, prandaj ia vlen ta sqaroni qartë me kontabilistin tuaj se cila kategori ju përket.
Lexo edhe: Sa tatim paguan biznesi mbi fitimin
Çfarë e ngre dhe çfarë e ul çmimin
Çmimi nuk varet vetëm nga xhiroja, siç mendohet shpesh. Varet nga sasia e punës dhe nga rreziku. Këto janë gjashtë faktorët që e lëvizin realisht.
- Të ardhurat. Xhiroja e biznesit është tregues direkt i kompleksitetit të biznesit, vlerës që merr biznesi nga kontabilisti, si edhe koha e nevojshme.
- Numri i faturave. Ky është faktori kryesor. Një biznes me 30 fatura në muaj dhe një me 600 kërkojnë kohë krejt të ndryshme, edhe nëse xhiroja është e njëjtë.
- Regjistrimi në TVSH. Skema e TVSH-së shton një deklaratë mujore, dy libra dhe një kontroll të vazhdueshëm të përputhjes. Kalimi nga jashtë skemës brenda saj e rrit ndjeshëm ngarkesën.
- Numri i punonjësve. Çdo punonjës sjell listëpagesë, kontribute, lëvizje, leje dhe raporte. Pesë punonjës kushtojnë më shumë kohë se pesë klientë.
- Sektori. Ndërtimi, tregtia me pakicë, restorantet dhe transporti kanë secili rregulla dhe dokumentacion specifik. Sektori i shërbimeve me pak fatura është më i thjeshtë.
- Veprimet me jashtë. Importi, eksporti, faturat në valutë dhe pagesat drejt furnitorëve jorezidentë sjellin kurse këmbimi, tatim në burim dhe marrëveshje për shmangien e tatimit të dyfishtë. Kjo kërkon njohuri të veçantë.
- Gjendja në të cilën vjen dokumentacioni. Ky është faktori që e ul çmimin dhe pak biznese e dinë. Dokumentacioni i dorëzuar rregullisht dhe i plotë e shkurton punën ndjeshëm. E kundërta vlen po aq. Një dosje që vjen e shkapërderdhur në fund të muajit e rrit koston për të gjithë.
Për të pasur një pikë orientimi, tarifa mujore për një biznes të vogël jashtë skemës së TVSH-së, pa punonjës dhe me pak fatura, fillon zakonisht nga [plotëso shifrën orientuese] lekë. Për një biznes në skemën e TVSH-së me disa punonjës, ajo lëviz drejt [plotëso shifrën orientuese] lekë.
Lexo edhe: Cila është forma e bashkëpunimit me AlProfit?
Kontabilist i brendshëm apo i jashtëm
Krahasimi më i dobishëm nuk është midis dy ofertave të jashtme. Është midis shërbimit të jashtëm dhe kostos reale të një ekonomisti të punësuar.
Marrim një ekonomist me pagë bruto 80,000 lekë në muaj. Kostoja për punëdhënësin nuk mbaron te paga.
Mbi pagën bruto shtohen kontributet e sigurimeve shoqërore dhe shëndetësore në pjesën e punëdhënësit. Me normën në fuqi prej 16.7%, kjo bën rreth 13,360 lekë në muaj. Kostoja mujore ngjitet në rreth 93,360 lekë.
Në vit kjo jep rreth 1,120,320 lekë. Shtoni edhe ditët e lejes vjetore të paguar, kompjuterin, programin e kontabilitetit dhe trajnimet. Kostoja reale vjetore kalon lehtë 1,200,000 lekë.
Një abonim mujor prej 30,000 lekësh jep 360,000 lekë në vit. Edhe niveli më i plotë i shërbimit, me 60,000 lekë në muaj, jep 720,000 lekë në vit, pra rreth 480,000 lekë më pak se një ekonomist i vetëm i punësuar. Diferenca nuk është e vogël, dhe ajo nuk është kursimi i vetëm.
Ekonomisti i punësuar shkon me leje, sëmuret dhe një ditë largohet. Njohuritë ikin bashkë me të. Një zyrë kontabiliteti punon si ekip, prandaj shërbimi nuk ndalet dhe njohuria mbetet.
E kundërta vlen kur biznesi rritet shumë. Nga një pikë e caktuar, një financier i brendshëm bëhet i domosdoshëm. Por atëherë ai merret me drejtimin financiar, jo me regjistrimin e faturave.
Lexo edhe: Pse një ekonomist i jashtëm ia vlen për biznesin tuaj.
Lexo edhe: Si llogaritet paga, nga bruto te neto dhe te kostoja e punëdhënësit.
Çfarë duhet të shkruhet në kontratë
Shumica e mosmarrëveshjeve nuk lindin nga çmimi. Lindin nga pritshmëri të pashkruara. Prandaj kontrata duhet të përcaktojë gjashtë gjëra, dhe të gjitha janë të thjeshta për t’u kërkuar.
E para, lista e shërbimeve të përfshira, e ndarë sipas ritmit mujor, tremujor dhe vjetor.
E dyta, çfarë faturohet veçmas. Regjistrimi i një punonjësi të ri, hapja e një aktiviteti sekondar, asistenca gjatë një kontrolli tatimor ose rregullimi i viteve të mëparshme.
E treta, afatet nga të dyja anët. Deri kur ju dorëzoni dokumentacionin dhe deri kur kontabilisti kryen deklarimet.
E katërta, kush përgjigjet nëse një deklaratë dorëzohet me vonesë për faj të kontabilistit.
E pesta, kujt i përkasin të dhënat dhe si dorëzohen nëse marrëdhënia mbaron.
E gjashta, si komunikoni dhe brenda sa kohe merrni përgjigje.
Ja një formulim i thjeshtë që mund ta përdorni si pikënisje për pikën e katërt.
Nëse deklarimi nuk kryhet brenda afatit ligjor për shkak të veprimit ose mosveprimit të ofruesit të shërbimit, dhe kur dokumentacioni i nevojshëm i është dorëzuar atij brenda afatit të përcaktuar në nenin [X], ofruesi i shërbimit përballon penalitetet e vendosura ndaj [emri i subjektit] për këtë shkak.
Lexo edhe: Shërbimet e AlProfit Consult.
Çfarë nuk duhet të pranoni
Disa praktika janë ende të përhapura, por asnjëra prej tyre nuk është normale.
Mungesa e kontratës me shkrim. Marrëveshja gojore funksionon derisa lind problemi i parë.
Mosdhënia e kredencialeve tuaja. Llogaria juaj në e-Albania dhe në portalin e tatimeve është e biznesit tuaj, jo e kontabilistit.
Mospranimi i pyetjeve. Ju keni të drejtë të kuptoni çfarë deklarohet në emrin tuaj.
Dorëzimi i të dhënave si kusht për pagesa të prapambetura. Të dhënat kontabël janë të biznesit tuaj.
Heshtja deri në afat. Nëse mësoni për një detyrim vetëm ditën kur duhet paguar, nuk keni një këshilltar.
Lexo edhe: Si të regjistrosh biznesin në Shqipëri.
Lista e kontrollit
Përgjigjuni me po ose jo. Kërkon rreth pesë minuta.
- A keni kontratë me shkrim ku shkruhet çfarë përfshihet dhe çfarë faturohet veçmas.
- A merrni çdo muaj një raport të shkurtër me shitjet, shpenzimet, detyrimet dhe arkëtimet.
- A e dini sa keni për të paguar muajin e ardhshëm, para se të vijë afati.
- A ju ka njoftuar dikush këtë vit për një ndryshim ligjor që prek biznesin tuaj.
- A i keni ju kredencialet e llogarive tuaja në portalet shtetërore.
- A e dini nëse biznesi juaj i afrohet pragut të regjistrimit në TVSH.
- A ju është shpjeguar cilat shpenzime njihen dhe cilat jo, para se t’i bënit.
- A merrni përgjigje brenda një dite pune kur pyetni diçka.
Nëse keni katër ose më pak përgjigje pozitive, nuk paguani shumë. Paguani për gjysmën e shërbimit.
Pyetje të shpeshta
A ndryshon çmimi nëse biznesi im nuk ka aktivitet një muaj
Zakonisht po, por jo deri në zero. Edhe pa qarkullim, deklarimet mujore duhen dorëzuar dhe llogaritë duhen mbajtur. Shumë zyra aplikojnë një tarifë të reduktuar për periudhat pa aktivitet. Kërkojeni shprehimisht që në fillim.
Sa kushton kalimi nga kontabilisti i mëparshëm
Vetë kalimi nuk duhet të kushtojë asgjë. Ajo që mund të kushtojë është rregullimi i periudhave të mbyllura keq. Prandaj kërkoni një vlerësim përpara se të filloni, jo pasi të ketë nisur puna.
A duhet t’i jap kontabilistit kredencialet e mia
Ju ia jepni aksesin, por llogaria mbetet e juaja dhe fjalëkalimin e ndryshoni ju. Kontabilisti duhet të punojë me akses të dhënë, jo me llogari të marrë përsipër.
Pse dy oferta për të njëjtin biznes ndryshojnë shumë nga njëra tjetra
Sepse mbulojnë punë të ndryshme. Krahasojini duke vënë përballë listën e shërbimeve të përfshira, jo shifrën. Në shumicën e rasteve diferenca sqarohet menjëherë.
A më duhet kontabilist nëse jam biznes i vogël me pak fatura
Detyrimi për të mbajtur kontabilitetin dhe për të dorëzuar deklarimet nuk varet nga madhësia. Ajo që ndryshon është vëllimi i punës, prandaj edhe tarifa. Për një biznes me pak fatura, kostoja mujore është e ulët dhe rreziku i një gabimi është shumë më i shtrenjtë se ajo.
Çfarë ndodh nëse kontabilisti gabon
Detyrimi ndaj administratës mbetet i biznesit. Ndaj ka rëndësi që kontrata të parashikojë përgjegjësinë e ofruesit të shërbimit kur vonesa vjen prej tij. Pa këtë pikë, kostoja e gabimit bie e gjitha mbi ju.
A mund ta ndryshoj paketën më vonë
Po, dhe kjo është normale. Biznesi ndryshon, hyn në TVSH, merr punonjës ose hap një aktivitet të dytë. Kërkoni që kontrata ta parashikojë kalimin nga një paketë te tjetra pa penalitet.
Kontabiliteti i lirë që lë boshllëqe kushton më shumë se diferenca që kursen, sepse gjoba dhe rregullimi i periudhave të mbyllura keq vijnë gjithmonë te biznesi. Ne i mbulojmë të tria ritmet, mujor, tremujor dhe vjetor, me raport të qartë çdo muaj dhe me përgjegjësi të shkruar në kontratë, si pjesë e abonimit mujor.
Lexo edhe: Shërbime Kontabiliteti.