La struttura e le funzioni della contabilità, le mansioni del contabile.

La responsabilità dell’organizzazione della contabilità all’interno di un’impresa spetta alla sua direzione, la quale è tenuta a creare le condizioni necessarie per una corretta tenuta della contabilità, a garantire che tutti i reparti, servizi e i dipendenti coinvolti nella contabilità (che effettuano la registrazione primaria delle attività aziendali) rispettino i requisiti stabiliti dal responsabile della contabilità in merito alla registrazione e alla presentazione dei documenti o delle informazioni necessarie ai fini contabili. Se una piccola impresa dispone di un servizio contabile, questo è supervisionato da un capo contabile che viene nominato e revocato dal direttore dell’impresa ed è a lui subordinato.

L'anello fondamentale della contabilità è la contabilità organizzativa. La contabilità è un’unità strutturale indipendente dell’organizzazione e non può far parte di nessun’altra unità organizzativa; un’organizzazione non contabile può avvalersi, su base contrattuale, di un’organizzazione specializzata o di uno specialista adeguatamente qualificato per le finalità contabili.

La struttura dell’apparato contabile dipende dal contenuto e dal volume delle attività contabili. La legge federale “Sulla contabilità” n. 129-RIM del 21 ottobre 1996 (modificata il 10 gennaio 2003) stabilisce che, a seconda del volume delle operazioni contabili, la contabilità in un'impresa può essere effettuata:

• la contabilità come unità indipendente;
• un commercialista in merito alla situazione dell'impresa;
• un sistema contabile centralizzato e specializzato al servizio di diverse imprese;
• il contabile incaricato del contratto;
• Il direttore dell'azienda in persona.

Nelle grandi organizzazioni e imprese, la contabilità è suddivisa in diversi reparti.

Il Dipartimento Contabilità si occupa dell'elaborazione delle buste paga e degli adempimenti previdenziali per gli operai e gli impiegati, regola i conti con le autorità finanziarie, le banche e i depositanti e redige i rendiconti relativi al lavoro e alle retribuzioni.

Il Dipartimento Materiali è responsabile della contabilità fornitori e tiene traccia dei movimenti delle immobilizzazioni, dei materiali e dei contenitori. Garantisce l'accuratezza della contabilità di magazzino relativa alle risorse materiali e redige rapporti sulla disponibilità e sui movimenti dei materiali e di altre risorse patrimoniali.

Il reparto Produzione e Contabilità dei costi esamina i costi di produzione, li calcola e redige rapporti sull’attuazione del piano di produzione e sui relativi costi. Le funzioni di questa divisione contabile comprendono inoltre la gestione e il controllo complessivi della disponibilità, dei movimenti e della sicurezza dei propri semilavorati e dei lavori in corso.

La Divisione Contabilità delle Operazioni di Vendita tiene conto della presenza e dei movimenti dei prodotti finiti nei magazzini del reparto vendite. Questo reparto gestisce la contabilità dei prodotti finiti e delle relative vendite. Il reparto gestisce i crediti, verificando l’accuratezza e la tempestività dei pagamenti ricevuti dai clienti.

Il Dipartimento Operazioni di Regolamento e Valutario si occupa della contabilità relativa alle attività bancarie e di cambio. In assenza di servizi finanziari, allo stesso dipartimento viene affidato il compito di organizzare le operazioni finanziarie.

Il dipartimento generale della contabilità aziendale registra tutte le altre operazioni commerciali, redige i documenti consolidati e di sintesi e gestisce l'archivio contabile.

La struttura in questione, volta a organizzare l'apparato contabile, viene applicata nella maggior parte delle imprese di medie dimensioni e, talvolta, anche in quelle di grandi dimensioni, ed è denominata "verticale".

Nelle piccole imprese, di norma, viene adottata una struttura lineare, in cui tutto il personale contabile fa capo direttamente al capo contabile.

Nelle grandi imprese viene utilizzato un sistema combinato di organizzazione del reparto contabilità, in cui quest’ultimo dispone di servizi dedicati per lo svolgimento di un ciclo di lavoro chiuso (a seconda del tipo di produzione). In questi casi, i poteri del capo contabile saranno trasferiti ai suoi vice nell’ambito delle rispettive competenze.

Al giorno d'oggi, la contabilità si basa sull'uso diffuso della tecnologia informatica. Le forme organizzative della meccanizzazione contabile variano e dipendono dal tipo di tecnologia informatica, dalla sua ubicazione, dall’entità delle attrezzature industriali, dal volume di informazioni elaborate e dal settore di attività.

Questioni contabili

Negli ultimi anni, nel corso delle verifiche condotte presso varie organizzazioni a cui ho avuto modo di partecipare, non vi è stata una sola organizzazione la cui contabilità, tenuta dei libri contabili e rendicontazione fossero pienamente conformi ai requisiti previsti dai documenti normativi. Faccio notare che, in passato, non era raro che, nel corso di verifiche sulle attività finanziarie ed economiche di un’organizzazione, non venissero riscontrate irregolarità. La presenza di carenze significative nei rendiconti contabili e fiscali presentati è confermata dalle autorità fiscali. Ad esempio, secondo le verifiche fiscali del 2004 (ovvero, in pratica, quando i controlli vengono effettuati solo a livello formale) relative alle dichiarazioni IVA presentate dalle organizzazioni, solo il 10–15 per cento non presentava carenze da correggere.Nella maggior parte dei casi, a dire il vero, la situazione anomala della contabilità si spiega soprattutto con il sovraccarico di lavoro dei contabili, responsabili della tenuta di vari tipi di contabilità, le cui regole non sempre sono allineate, L’instabilità e l’ambiguità delle norme contabili e di rendicontazione, altre modifiche (spesso più volte all’anno) apportate ai documenti normativi, ecc. Tuttavia, accanto alle ragioni “oggettive” dell’insorgere di irregolarità contabili, ve ne sono anche di “soggettive”, il cui verificarsi dipende esclusivamente dall’organizzazione del lavoro contabile e dal personale addetto.

Risolvere i problemi “a modo proprio”

Presentiamo alcune condizioni “soggettive” che determinano l’insorgere di carenze nella contabilità e le modalità per prevenirle.

Doppio controllo dei documenti. Innanzitutto, questo è il punto debole della maggior parte delle organizzazioni tradizionali (ma non perdono mai il loro significato!). Le regole per il controllo dei documenti (riepilogo, pagamento, rendicontazione, ecc.) Predisposto dal personale dello stesso reparto contabile, il controllo di secondo livello consiste nel fatto che, una volta che un documento è stato redatto da un contabile, un altro lo esamina nella sua interezza, verifica i controlli ed è responsabile dell’accuratezza dei dati insieme al dipendente che lo ha preparato. I controlli interni sui documenti sono obbligatori perché, come ben sapete, solo chi non fa nulla non commette errori. Ci vuole molto meno tempo (circa 10%) per revisionare un documento che per prepararlo. Tuttavia, la qualità della preparazione e l’accuratezza dei documenti dopo la verifica aumentano in modo significativo. Inoltre, ciò aumenta la completezza del lavoro dei contabili e riduce notevolmente il tempo necessario per correggere eventuali carenze che i revisori esterni potrebbero individuare nei documenti di rendicontazione già loro presentati.

Disciplina e supervisione Un’altra causa comune di errori e irregolarità nella contabilità è che in molte organizzazioni la contabilità è, in senso figurato, un “cortile sul retro”. Nella contabilità, in qualsiasi momento, si trova “di tutto e di più” e, in molti casi, “solo quattro chiacchiere”. Allo stesso tempo, i dipendenti del reparto contabilità sono costantemente distratti dalle proprie questioni contabili, che richiedono particolare attenzione, chiarezza e concentrazione assoluta; di conseguenza, si verificano degli errori. Spesso, tali visite di cortesia sono anche accompagnate da scuse plausibili (domande rivolte ai contabili), a seguito delle quali si è costretti a mettere da parte il lavoro in corso per occuparsi della domanda o del problema di un visitatore. Di conseguenza, il lavoro principale viene spesso rimandato alla sera, quando l’attenzione è già calata o si è di fretta. Pertanto, per garantire normali condizioni di lavoro ai contabili, è necessario che il direttore dell’azienda confermi l’orario dedicato alle attività contabili (relative alla produzione). È consigliabile prevedere un periodo di attesa: un’ora prima di pranzo e un’ora e mezza dopo pranzo. In altri casi, i visitatori dell’ufficio contabilità possono essere ricevuti solo previa autorizzazione del responsabile dell’azienda.

Mansioni ufficiali dei contabili Inoltre, all’interno dell’organizzazione devono essere chiaramente definite e approvate dal responsabile delle funzioni contabili dell’azienda, così come le responsabilità lavorative di ciascun dipendente del reparto contabilità. Allo stesso tempo, dovrebbe essere esclusa l’introduzione di funzioni che non siano intrinsecamente contabili. Ad esempio: – la redazione e la stipula di contratti con organizzazioni terze (ma il capo contabile deve esaminare i contratti di progetto); deve essere stabilita l’obbligo di trasmissione al reparto contabilità delle copie autenticate da parte dei firmatari autorizzati; – la compilazione dei fogli di presenza per la registrazione delle ore lavorative (che deve essere effettuata dai responsabili dei rispettivi reparti); – la tenuta della contabilità delle materie prime (che dovrebbe essere affidata al servizio competente (divisione, responsabile), mentre il reparto contabilità dovrebbe limitarsi a monitorare quest’area contabile), ecc.

Gestione dei documenti Una corretta organizzazione della gestione interna dei documenti aziendali riveste grande importanza per eliminare le carenze contabili e deve essere stabilita con un’ordinanza del responsabile. L’ordinanza deve definire chiaramente le modalità di trasmissione dei documenti all’ufficio contabilità, i termini per la loro presentazione e i soggetti responsabili. Devono inoltre essere previste sanzioni severe in caso di ritardi nell’elaborazione o di scarsa qualità dei documenti. Allo stesso tempo, è necessario che la contabilità di cassa nel reparto contabilità sia chiara e di facile comprensione per quanto riguarda i documenti. Se si riscontra che i documenti non sono stati presentati in tempo o sono redatti in modo inadeguato, il capo contabile (magari dopo uno o due avvertimenti) dovrebbe presentare una relazione alla direzione e richiedere che vengano imposte sanzioni adeguate ai responsabili, secondo le direttive aziendali. Inoltre, è importante, ove possibile, imporre alle stesse parti l’obbligo di presentare documenti corretti. Ciò convincerà questi ultimi che è di gran lunga preferibile verificare immediatamente l’esattezza del documento ricevuto dalle parti o dai loro documenti di supporto, piuttosto che costringerli a redigere un altro documento che corregga gli errori.

Supporti visivi per i contabili Non sarebbe superfluo organizzare, nell’ambito della contabilità, un registro visivo che attesti la tempestiva preparazione e presentazione dei documenti contabili alle autorità fiscali da parte del personale dell’ufficio contabile, specificando le scadenze e le responsabilità relative alla redazione e alla revisione. seminari, ecc., la regolare acquisizione e lo studio della letteratura specialistica. È inoltre consigliabile che, a cadenza regolare (almeno una volta al mese), venga effettuata una revisione dei documenti di orientamento esistenti in materia di contabilità collettiva (preferibilmente in gruppi), nonché il tempestivo aggiornamento del software in uso.

Le nuove norme contabili devono essere immediatamente comunicate agli interpreti in servizio e deve essere loro consegnata una copia del documento normativo. Le copie dei documenti normativi relativi alle aree contabili interessate devono essere conservate in fascicoli separati. In caso di ambiguità nelle disposizioni contabili, è necessario definire immediatamente la politica contabile relativa a una questione controversa coinvolgendo revisori, avvocati, ecc., eventualmente presentando una richiesta all’autorità di vigilanza competente. Non è possibile rimandare le ambiguità “a più tardi”.

L'inventario non dovrebbe essere una mera formalità. Un metodo completo per determinare l’accuratezza della contabilità di un’organizzazione consiste nel confrontare i risultati dell’inventario con i registri contabili alla data di riferimento. Come è ben noto, l’inventario dovrebbe comprendere non solo la verifica delle scorte, ma anche tutte le attività, le passività, ecc. Quando si procede all’inventario, i dati effettivi relativi a tutte le voci contabili (voci di bilancio) devono essere registrati alla data di riferimento. Se i risultati (i dati) rilevati durante l’inventario di apertura all’inizio del periodo e quelli dell’inventario di chiusura alla fine del periodo di riferimento coincidono con i dati presenti nelle relative voci contabili (voci di bilancio), allora si può avere, in una certa misura, la certezza che durante tutto questo periodo la contabilità abbia coperto tutte le attività dell’organizzazione. In caso di discrepanza in qualsiasi indicatore, il personale contabile deve partire dai dati contabili e solo dopo averne accertato l’accuratezza può rivolgersi alle altre divisioni dell’azienda.

Quando effettuerete la revisione? A nostro avviso, il modo più efficace per individuare e correggere le carenze e le irregolarità nelle attività di un’organizzazione consiste nel condurre delle verifiche. Tali verifiche possono assumere la forma di audit interni o esterni. Quest’ultimo viene effettuato da società di revisione specializzate, mentre è inoltre consigliabile stipulare un contratto a tappe per garantire una revisione esterna. Ad esempio, in primo luogo (nel periodo luglio-settembre), la prima metà dell’anno viene sottoposta a revisione da parte di una società di revisione. Sulla base dei risultati dell’audit, nel periodo settembre-ottobre l’organizzazione elimina le carenze e le violazioni individuate dall’audit nei primi nove mesi; di conseguenza, nel quarto trimestre tali carenze all’interno dell’organizzazione non devono più essere tollerate. Successivamente, alla fine dell’anno, viene effettuato un audit annuale e, sulla base dei risultati ottenuti, vengono eliminate le violazioni e le carenze, il cui volume risulterà notevolmente ridotto.

Come migliorare il lavoro contabile

Esistono altri modi per migliorare l’organizzazione delle attività contabili al fine di evitare carenze nella contabilità generale e fiscale, che il capo contabile deve individuare e attuare. La regola principale dovrebbe essere la seguente: qualora venga individuata una violazione, è necessario identificare i responsabili, determinare la causa della carenza riscontrata e sviluppare e attuare misure (tra cui l’emissione di ordini, direttive, ecc.). Al fine di prevenire tali (e simili) violazioni in futuro.

esempio

Attualmente, le violazioni più frequenti individuate dalle autorità fiscali (che comportano sanzioni significative per le organizzazioni) sono gli svantaggi legati alla fatturazione errata (incompleta) dei beni acquistati (lavori, servizi). Quali misure dovrebbe elaborare e attuare l’organizzazione per prevenire tali violazioni in futuro? A nostro avviso, occorre procedere come segue.

In primo luogo, impone ai contabili di rafforzare la verifica delle fatture e di non inserire nel registro degli acquisti le informazioni relative agli acquisti per i quali le fatture non sono state completate o contengono errori.

In secondo luogo, l’ordine pubblico impone ai dipartimenti competenti (funzionari) di stipulare contratti per l’acquisto di beni (opere, servizi) di includere la condizione secondo cui il fornitore dovrà risarcire l’acquirente per tutte le perdite materiali che quest’ultimo subirà a causa di ritardi nella consegna o di fatturazione errata. .

In terzo luogo, l’obbligo imposto alla società di accertare tale responsabilità (pena l’applicazione di sanzioni) per la puntualità delle consegne da parte dei fornitori e l’accuratezza dei loro documenti (comprese le fatture) relativi alle transazioni con i fornitori, ricada sui funzionari nominati dal responsabile dell’azienda e su chi registra le relative transazioni.

In quarto luogo, l’ufficio contabilità fornisce a questi funzionari modelli di riferimento per la documentazione pertinente (compresi esempi di fatture debitamente compilate).

In quinto luogo, qualsiasi problema relativo a ritardi nella consegna o all’emissione errata delle fatture da parte dei fornitori al capo contabile deve essere segnalato (dopo averne informato i responsabili) al direttore dell’azienda.

In sesto luogo, l’imposizione di sanzioni nei confronti dei dirigenti aziendali dovrebbe essere prevista nelle disposizioni pertinenti in materia di stipendi, bonus, ecc.

In settimo luogo, garantiscono l'introduzione delle modifiche necessarie ai principi contabili della società per l'anno successivo.

Nell’organizzare le attività del reparto contabilità e, di conseguenza, tutte le attività finanziarie ed economiche dell’azienda, il responsabile della contabilità deve tenere presente che, come dimostra la prassi, la vera responsabilità amministrativa e penale per le carenze nelle attività finanziarie ed economiche dell’organizzazione, che vengono scoperte da organismi di controllo esterni, non ricade sul direttore finanziario, né sugli avvocati, né su altri “dirigenti”, ma esclusivamente sul titolare dell’azienda e sul capo contabile della stessa. Tuttavia, ciò non significa che all’interno dell’azienda non possano essere applicate sanzioni ad altre persone responsabili della presentazione dei documenti all’ufficio contabilità.

Il sistema comprende documenti giuridici, commenti, pareri, riferimenti e altro materiale necessario per lo svolgimento del lavoro.

Causa – tempo

Ogni dipendente deve conoscere le proprie responsabilità. Il responsabile della contabilità non ha bisogno di assegnare un compito ogni giorno: può dare istruzioni, ad esempio, a un contabile presso la banca di un cliente: chi e quanto pagare, allegando le fatture da saldare, se presenti. Verificare i dettagli, i tassi di cambio, se l’importo del pagamento è fissato in unità arbitrarie, riconciliare i dettagli dei pagamenti fiscali: tutto questo è compito del subordinato.

Idealmente, la presenza in sede del responsabile del servizio non dovrebbe essere obbligatoria quando il problema è stato chiaramente definito. Nella mia esperienza, ogni dipendente sapeva cosa fare entro un’ora dall’inizio della giornata lavorativa. Fino ad allora, gli specialisti svolgevano mansioni quali il controllo della cassa o l’emissione delle fatture.

Un grosso errore

Il risultato è un lavoro di alta qualità e senza interruzioni da parte del reparto. Innanzitutto, ciò significa che non vi sono reclami da parte degli utenti, ad esempio da parte dei dipendenti il cui stipendio è stato calcolato in modo errato. Molti contabili senior ottengono questo risultato ricontrollando tutti i dati dopo i propri subordinati – il che è anch’esso un errore.

Non farlo. Cerca dei modi per ridurre al minimo le sviste. Ad esempio, come puoi controllare il lavoro di un addetto alla contabilità salariale? Un consiglio utile: dovresti prendere il libro paga compilato e confrontare i dati previsti con quelli effettivi. Se ci sono discrepanze tra i dati previsti e quelli effettivi, verifica che gli intervalli tra i dipendenti siano correttamente distanziati e controlla anche le formule nelle tabelle.

Piena interoperabilità

Il “lock-in” è una situazione in cui è possibile sostituire facilmente un dipendente con un altro per due ore senza dover ricorrere a un monotono passaggio di consegne, senza dover scoprire cosa è stato lasciato incustodito, senza dover cercare una "organizzazione primaria" mancante e così via.

Il dipendente non dovrebbe ritrovarsi con una pila di nastri di contanti non elaborati che si sono accumulati, seppellendo la tastiera sotto di essi. Se ciò dovesse accadere, significa che il carico di lavoro non è adeguato alle capacità del dipendente, o viceversa. Non è quindi necessario arrivare a situazioni estreme: è necessario cercare una soluzione al problema con largo anticipo.

Il responsabile della contabilità deve conoscere a fondo tutti gli aspetti della tenuta dei registri contabili. Ciò è fondamentale, soprattutto per definire con precisione il ruolo e poter verificare i risultati del lavoro. Inoltre, deve essere in grado di spiegare ogni aspetto a qualsiasi nuovo specialista del proprio reparto. Non devono esserci trasferimenti casuali da un registro all’altro, altrimenti gli errori sono inevitabili.

Non dimenticate l’interazione. Durante le ferie, gli specialisti devono essere in grado di sostituirsi a vicenda nelle loro mansioni principali. Un contabile non dirigente dovrebbe sostituire il dipendente in pensione. Come possiamo raggiungere questo obiettivo? Innanzitutto, qualcuno può svolgere i compiti ripetitivi della persona assente, che sono facili da impostare e altrettanto facili da interrompere quando arriva lo specialista responsabile. Sostituire il cassiere con un contabile senior, se lo svolgimento delle sue mansioni richiede più di due ore di lavoro al giorno, è come piantare un chiodo con un microscopio.

In secondo luogo, il responsabile della contabilità deve conoscere a fondo tutti gli aspetti della contabilità. Ciò è fondamentale, soprattutto per definire chiaramente i compiti e verificare i risultati del lavoro. Inoltre, deve essere in grado di spiegare ogni aspetto a qualsiasi nuovo specialista del proprio reparto. Non devono esserci trasferimenti casuali da un registro all’altro, altrimenti non si potranno evitare errori.

Ecco un piccolo aneddoto della mia vita. È successo che, a un certo punto, mi sono ritrovato a svolgere l’intero lavoro del contabile addetto alle buste paga e ho sostituito il cassiere e il secondo contabile quando sono partiti per un mese di vacanze estive. È stata particolarmente dura con i compiti di un turp: mi facevano lavorare quattro ore al giorno. Di conseguenza, ho lavorato per un mese con un orario dalle 10:00 alle 23:00.

Uno per tutti

Ora parliamo di contabilità. Purtroppo, non tutti gli amministratori delegati comprendono che occorre dedicare molto tempo alla preparazione di bilanci di alta qualità. Sono sinceramente convinti di semplificare il lavoro al loro capo contabile e che questi abbia tutto il tempo necessario per svolgere i propri compiti.

Non è affatto così, e non tutti i professionisti sono in grado di compilare correttamente, al primo tentativo, la dichiarazione annuale prevista dal regime fiscale semplificato per l’oggetto d’imposta “Ricavi meno spese”. Dopotutto, oltre a ciò, il contabile dovrà districarsi tra i dati residui in base ai conti precedenti. Ciò richiede tempo, che, come al solito, scarseggia.

Prima di accettare un nuovo incarico, esamina la documentazione relativa alle dichiarazioni dei redditi degli ultimi tre anni. Vale la pena prestare attenzione a chi ha firmato i documenti. Il tuo compito è quello di stabilire con quale frequenza cambia il capo contabile all’interno dell’azienda.

Pertanto, in un’azienda in cui il volume di lavoro corrente, che coinvolge documenti e persone, è costantemente elevato, lo stesso capo contabile non sarà fisicamente in grado di redigere correttamente i rendiconti contabili.

Per la preparazione e la presentazione della documentazione ufficiale definitiva, nonché per l’adempimento degli obblighi fiscali, deve esserci un unico responsabile all’interno dell’azienda. Ciò è particolarmente importante quando l’azienda comprende più persone giuridiche e imprenditori individuali soggetti a regimi fiscali diversi. Si potrebbe definire questo ruolo, ad esempio, come quello di responsabile contabile per la rendicontazione. Questo dipendente può lavorare con uno stipendio modesto o a tempo parziale, ma è fondamentale che tale figura sia presente.

Domande inopportune

Un altro consiglio utile. Non devi per forza puntare alle grandi aziende. Dopotutto, qualcuno ci ha lavorato prima di te. Ma per qualche motivo né lo stipendio né il nome dell’azienda andavano bene a quella persona, che se n’è andata. Cerca di capirlo. Leggi attentamente la storia lavorativa dei suoi predecessori. Un frequente avvicendamento dei contabili senior non significa necessariamente che fossero tutti incapaci di svolgere i propri compiti. Il problema potrebbe risiedere in responsabilità semplicemente troppo gravose per un contabile senior qualificato, consapevole di non essere in grado di svolgere il lavoro in modo adeguato. Non esitare a porre domande scomode ai tuoi predecessori e al tuo datore di lavoro: la tua reticenza potrebbe rivelarsi costosa per te e per la tua attività in futuro.

Cos'altro si può fare? Ad esempio, esaminare la documentazione fiscale degli ultimi tre anni. In questo caso, vale la pena prestare attenzione a chi firma i documenti.

Prenditi qualche giorno per capire come funziona la contabilità insieme all’ex capo contabile. Se la ricerca di un cambio di lavoro non ha coinvolto solo loro, allora preparati a padroneggiare rapidamente, allo stesso tempo, diverse aree che conosci già in teoria, come la gestione dell’inventario e le mansioni di cassiere. In effetti, in una situazione del genere potrebbe non trattarsi di “trappole”, ma del lavoro coordinato del team.

Operare in tutti i settori della contabilità

Nell'enciclopedia universale “Practical Accounting” sono state raccolte informazioni complete e affidabili sulle normative contabili e fiscali. Informazioni dettagliate sulle attività di un'azienda, dalla sua costituzione fino alla distribuzione degli utili.

Il responsabile della contabilità di un’azienda deve semplicemente possedere conoscenze in vari ambiti, in particolare nella gestione del personale. Quali consigli si possono dare a lui o all’amministratore delegato se questa organizzazione non dispone di una figura di responsabile della contabilità? Magari istituendo una funzione contabile diversificata e coordinata? Come dovrebbe essere organizzata la contabilità?

Non abbiate paura di delegare gran parte delle responsabilità, senza però dimenticare di controllare il lavoro svolto. La parte principale dell’orario di lavoro del capo contabile è dedicata alla “gestione del fatturato”. Molto spesso i dipendenti si rivolgono al responsabile della contabilità o al direttore dell’azienda per ottenere l’autorizzazione a qualsiasi tipo di orario di lavoro. Cercate di mostrare interesse per il lavoro dei contabili. In questo modo, le cose procederanno molto più rapidamente.

È molto importante organizzare il lavoro operativo in tutte le sedi. Ogni giorno preparano le previsioni di flusso di cassa e effettuano la riconciliazione degli estratti conto bancari.

Ogni dipendente è responsabile della propria area di lavoro e, al termine, presenta un resoconto di tutte le attività svolte. Ad esempio, ciò potrebbe riguardare la stampa delle fatture o le telefonate ai clienti. È necessario verificare accuratamente il lavoro di ciascun dipendente. Con una struttura organizzativa di questo tipo all’interno dell’azienda, il bilancio deve essere redatto ogni mese, e questo ti fa sentire molto più tranquillo quando arriva il momento di presentare i rendiconti trimestrali.

La parte più importante del lavoro del capo contabile consiste nella compilazione accurata della documentazione primaria. Se uno dei dipendenti redige tale documento utilizzando un programma contabile specializzato, è tenuto a fornire tutti i dettagli. Non si devono distinguere i dettagli importanti da quelli non importanti, che potrebbero essere inseriti in un secondo momento o non essere inclusi affatto nei documenti. Tutte le informazioni disponibili devono essere inserite immediatamente.

Lo stile di gestione democratico nei confronti dei dipendenti costituisce il fondamento essenziale per mantenere la stabilità e garantire un funzionamento regolare. All’interno del team dovrebbe regnare un’atmosfera cordiale, affidabile e rispettosa, che deve andare di pari passo con precisione e professionalità. Ecco perché il ruolo del capo contabile è fondamentale: deve saper organizzare il reparto contabile all’interno dell’azienda, poiché l’intero funzionamento dell’azienda dipende direttamente da lui.

Come organizzare la contabilità

La contabilità in un’azienda dovrebbe essere gestita da dipendenti ben preparati in questo campo; gli economisti sono in grado di farlo. Se la vostra azienda è piuttosto grande e ha volumi di produzione o un fatturato elevati, allora dovrete assumere un nutrito team di contabili. Infatti, una sola persona non è in grado di far fronte a un carico di lavoro così elevato.

L'organizzazione della contabilità all'interno di un'impresa dovrebbe partire dai principi contabili dell'organizzazione. Tale documento dovrebbe includere l'organizzazione della documentazione all'interno dell'impresa (modelli contabili, moduli, procedure per la registrazione delle varie operazioni commerciali), nonché gli aspetti fiscali.

Nel documento relativo ai principi contabili, è necessario adottare il piano dei conti e specificare il contenuto della rendicontazione contabile e fiscale della società. Nominare i contabili responsabili che saranno coinvolti nella redazione dei moduli di rendicontazione. In questa sede è necessario specificare la forma di contabilità, che può essere centralizzata o decentralizzata. Se si assume un intero team di contabili, oltre a un capo contabile, si adotta una forma di contabilità decentralizzata. Se si ricorre occasionalmente ai servizi di studi contabili esterni, ciò significa che la vostra azienda opera con una contabilità centralizzata.

Se la vostra azienda è di grandi dimensioni, dovreste incaricare alcuni dipendenti di occuparsi della gestione del flusso di lavoro con le parti interessate, dell’elaborazione dei pagamenti e delle buste paga e delle operazioni bancarie.

Controllano costantemente il lavoro dei contabili; tutta la documentazione deve essere preparata in tempo e senza errori. Nomina una persona che si occupi di supervisionare il flusso di lavoro nel reparto contabilità, nonché l'organizzazione della documentazione.

Il lavoro di ciascun reparto di un’azienda dipende dall’organizzazione della contabilità, Poiché la contabilità è il reparto principale di un'azienda responsabile della corretta redazione dei rendiconti contabili e fiscali, del calcolo e del pagamento degli stipendi dei dipendenti e della tenuta della contabilità aziendale.

Fonte: Pagina web