La fatturazione elettronica consiste nello scambio di una fattura in formato elettronico tra un venditore e un acquirente. Una fattura elettronica (e-fattura) è una fattura emessa, trasmessa e ricevuta in un formato di dati strutturato che ne consente l'elaborazione automatica ed elettronica, come definito in Direttiva 2014/55/UE .
Una fattura elettronica strutturata contiene i dati del fornitore in un formato leggibile da un computer, che può essere importato automaticamente nel sistema di contabilità fornitori (AP) dell'acquirente senza richiedere l'inserimento manuale dei dati.
Quando si confrontano le fatture elettroniche con quelle cartacee, è utile sottolineare che le fatture cartacee presentano tre caratteristiche così profondamente integrate tra loro che spesso non ci rendiamo conto che possano essere separate. Le fatture cartacee:
contenere informazioni quali importi, descrizioni e quantità.
Fornire tali dati in formato cartaceo, in modo che possano essere letti a mano.
Hanno una forma fisica che permette di maneggiarli e scambiarli a mano.
Le immagini digitali, i PDF e altri formati visivi digitali delle fatture eliminano la componente cartacea e consentono di elaborare e archiviare le fatture in modo più efficiente rispetto alla carta. Questi formati, tuttavia, richiedono che la fattura venga visualizzata manualmente e che i suoi dati vengano letti e inseriti nei sistemi di contabilità fornitori.
Le fatture elettroniche contengono solo i dati in formato strutturato e possono essere importate automaticamente nei sistemi di contabilità fornitori. Non includono una rappresentazione visiva dei dati della fattura, sebbene possano essere visualizzate temporaneamente durante l'elaborazione o convertite in formati visivi. Per le fatture elettroniche, il formato visivo è secondario e l'obiettivo dell'automazione non è la visualizzazione della fattura, salvo in casi eccezionali.
È possibile creare una versione visualizzata e leggibile dell'fattura a scopo di consultazione, che può essere inclusa nel messaggio strutturato, ma non è considerata parte integrante della fattura stessa.
Le fatture elettroniche non sono:
Dati di fattura non strutturati in formato PDF o Word.
Immagini di fatture in formato JPG o TIFF.
Fatture in formato HTML non strutturato su una pagina web o in un'e-mail.
OCR (fatture cartacee digitalizzate).
Fatture cartacee inviate sotto forma di immagini tramite fax.
L'utilizzo delle fatture elettroniche richiede due funzioni principali:
La fattura elettronica deve essere redatta secondo la struttura corretta.
La fattura elettronica deve essere trasferita dal sistema del venditore a quello dell'acquirente.
La norma europea in materia di fatturazione elettronica, Norma europea EN 16931, definisce la struttura di una fattura elettronica e le diverse modalità di trasmissione della stessa.
Il modulo di fatturazione elettronica CEF
Il modulo "Fatturazione elettronica" mira a promuovere l'adozione e ad accelerare l'uso della fatturazione elettronica in conformità con lo standard europeo tra gli enti pubblici e privati con sede nell'UE, nonché nei paesi partecipanti a del SEE.
Il modulo "Fatturazione elettronica" di CI è stato progettato per aiutare le amministrazioni pubbliche a conformarsi alla normativa UE in materia di fatturazione elettronica e per consentire ai fornitori di servizi e soluzioni di adeguare la propria offerta di conseguenza. Pertanto, il building block di fatturazione elettronica prevede il Business-to-Government (B2G). Tuttavia, la fatturazione elettronica può essere utilizzata anche per consentire la comunicazione Government-to-Government (G2G).
I rapporti business-to-business (B2B), government-to-citizen (G2C) e business-to-consumer (B2C) non rientrano nell'ambito di applicazione del modulo dedicato alla fatturazione elettronica.
La gestione tecnica del servizio DSI eInvoicing è affidata alla Direzione Generale per l'Informatica ( Digitale ) della Commissione europea. L'attuazione delle politiche dell'UE direttamente connesse alla fatturazione elettronica è di competenza della Direzione generale del Mercato interno, dell'Industria, dell'Imprenditoria e delle PMI ( Direzione generale per la crescita ) della Commissione europea.
Fonte: Collegare l'Europa