La risposta breve
Una fattura elettronica diventa un documento fiscale valido solo dopo la fiscalizzazione, quando l’amministrazione fiscale la verifica e assegna il NIVF, il numero di identificazione univoco della fattura, ai sensi dell’articolo 20, comma 5, della Legge n. 87/2019 “Sulla fattura e sul sistema di monitoraggio del fatturato”. In assenza del NIVF, la fattura non è riconosciuta come documento valido per l’acquirente che svolge attività commerciali.
Verificato il da Andi Haxhillari, Dottore Commercialista. Questa volta è stato aggiunto un termine di 48 ore in caso di interruzione della connessione a Internet, rispetto alla Legge n. 87/2019, articoli 29, 30 e 31, e all’Istruzione n. 16, del 3 aprile 2020, articolo 32. Il resto della pagina rimane invariato.
La fattura non diventa valida nel momento in cui viene stampata. Diventa un documento fiscale solo dopo essere stata inviata alla piattaforma di fatturazione elettronica e aver ricevuto un numero NIVF univoco. Fino a quel momento, si tratta di un documento incompleto, indipendentemente dal fatto che sia stato firmato, stampato o inviato via e-mail.
Questa pagina illustra cosa contiene una fattura fiscalizzata, come funzionano il NIVF e il NSLF, come ottenere e rinnovare un certificato elettronico, entro quali termini deve essere inviata ciascuna tipologia di fattura, quanto costa una fattura non fiscalizzata e come correggere una fattura emessa per errore.
Leggi anche: Limiti ai pagamenti in contanti e obbligo di utilizzo dei terminali POS.
La fiscalizzazione è il sistema che invia la fattura all'autorità fiscale in tempo reale e restituisce il numero univoco che ne garantisce la validità. Senza la fiscalizzazione, l'acquirente aziendale non può dedurre la spesa e il venditore si ritrova con una vendita priva di prova valida.
Leggi anche: Che cos’è la fatturazione elettronica e in cosa differisce dalla fattura cartacea?
L'obbligo di emettere una fattura fiscalizzata si applica ai soggetti passivi ai fini dell'imposta sul reddito, I contribuenti soggetti all'imposta sul reddito delle persone fisiche derivante da attività commerciali, i soggetti iscritti all'IVA, comprese le organizzazioni senza scopo di lucro, gli enti pubblici, i loro fornitori e i non residenti con un rappresentante fiscale. Le esenzioni sono poche e ben definite, ovvero i produttori agricoli, i biglietti dei trasporti pubblici urbani venduti dal conducente e le attività di commercio ambulante.
La fattura fiscalizzata costituisce inoltre il documento principale ai fini della contabilizzazione della spesa ai fini dell'imposta sulle società. Si tratta di un nesso che spesso passa inosservato, poiché una spesa del tutto autentica, se priva di fattura fiscalizzata, non è deducibile.
Leggi anche: Quali spese vengono contabilizzate e quali no..
La fattura deve contenere 14 elementi obbligatori. Tra questi figurano il numero identificativo univoco della fattura, denominato NIVF, il numero del sistema di emissione, denominato NSLF, e il codice QR che consente a chiunque di verificare la fattura.
| Elemento | Cosa mostra? |
|---|---|
| Fecondazione non in vivo | Il numero univoco della fattura restituito dalla piattaforma al termine della fiscalizzazione. |
| Fondo nazionale della lotteria sportiva | Il numero del sistema di emissione, ovvero la soluzione software che ha emesso la fattura. |
| Codice QR | Consente a chiunque di verificare la fattura senza dover accedere al sistema. |
| Dati dell'acquirente | Obbligatorio quando l'importo della singola fattura supera i 500.000 lek. |
I dati dell'acquirente vengono sempre registrati quando quest'ultimo è un'azienda e, in ogni caso, quando l'importo di una singola fattura supera i 500.000 lek. In caso di esportazioni a un privato, vengono registrati il suo numero di identificazione e il suo indirizzo.
La fattura è valida solo dopo essere stata fiscalizzata e aver ricevuto un codice NIVF. Se il programma che utilizzi stampa una fattura senza inviarla alla piattaforma, non hai emesso una fattura; l’hai semplicemente stampata.
Leggi anche: Perché la fatturazione elettronica è importante per le aziende.
La fiscalizzazione viene effettuata tramite un certificato elettronico che collega l'azienda alla piattaforma centrale di fatturazione. Il certificato viene installato nella soluzione software che utilizzi e, in sua assenza, la fattura non può essere fiscalizzata.
Nota bene. La procedura per l’ottenimento e il rinnovo del certificato elettronico, nonché il relativo periodo di validità, vengono stabiliti caso per caso. Il quadro normativo di riferimento è costituito dal Decreto del Governo n. 431/2020 per la piattaforma centrale, dal Decreto del Governo n. 239/2020, dal Decreto del Governo n. 220/2020 e dall’UMF n. 16/2020.
Come consiglio pratico, segnatevi sul calendario il rinnovo del certificato due settimane prima della scadenza. La data di scadenza del certificato comporta l'interruzione della fatturazione, e l'interruzione della fatturazione blocca le vendite; pertanto, questa è la data più costosa da dimenticare in tutto l'anno.
Leggi anche: Il calendario fiscale completo per l'anno.
| Caso | Scadenza |
|---|---|
| Fornitura di beni o servizi | La fattura viene emessa al momento della fornitura. |
| Ricevuto in anticipo | Fatturazione entro 72 ore |
| Fatturazione mensile | Entro il 10 del mese successivo |
| Autofatturazione per servizi ricevuti dall'estero | Entro il 10 del mese successivo |
| Tassazione delle fatture di importazione | Entro 7 giorni |
| Il registro delle vendite e il registro degli acquisti | Entro l'11 del mese successivo |
| Dichiarazione IVA | Entro il 14 del mese successivo |
Il termine di sette giorni per le importazioni e quello dell'11 del mese per la contabilità derivano dalle modifiche apportate al pacchetto fiscale, che entreranno in vigore il 30 gennaio 2026. In precedenza, le importazioni venivano registrate a fini fiscali entro tre giorni.
Leggi anche: Quando va dichiarata l’IVA e come va tenuta la contabilità.
Il messaggio che indica che la fattura deve essere fiscalizzata entro 48 ore non costituisce una sanzione e non significa che la fattura sia andata persa. Si tratta del termine previsto dalla legge in caso di interruzione della connessione a Internet, che decorre dal momento dell’interruzione, non dalla fine della giornata o dalla data della fattura. Il riferimento normativo è l’articolo 29 della legge n. 87/2019.
Durante l'interruzione, la fattura viene emessa normalmente, con tutti i dati obbligatori, ma senza un NIVF, e viene stampata su carta. Entro 48 ore, ristabilire la connessione e caricare sulla piattaforma tutte le fatture emesse offline. La piattaforma restituisce un NIVF per ciascuna di esse, e solo a quel punto sono considerate correttamente fiscalizzate.
Se trascorrono 48 ore senza che la connessione venga ripristinata, è necessario informare l’amministrazione fiscale utilizzando il modulo “Segnalazione dell’impossibilità di stabilire una connessione con il servizio fiscale”, che costituisce l’Allegato 4 dell’Istruzione n. 16, del 3 aprile 2020, allegando la documentazione comprovante il motivo, ad esempio una conferma da parte del fornitore di servizi Internet. Dopo la notifica, è possibile continuare a emettere fatture senza NIVF fino al ripristino della connessione, per poi fiscalizzarle immediatamente tutte.
I tempi non sono gli stessi per ogni problema. La confusione più comune riguarda la distinzione tra un’interruzione della connessione a Internet e un malfunzionamento del registratore di cassa, poiché in entrambi i casi viene emesso uno scontrino senza codice NIVF e sullo schermo compare lo stesso messaggio.
| Che cosa è successo? | Scadenza | Base giuridica |
|---|---|---|
| Connessione a Internet interrotta | 48 ore dal momento dell'interruzione | Legge n. 87/2019, articolo 29 |
| Errore di sistema durante la fiscalizzazione, fattura emessa senza NIVF | 48 ore dal momento dell'emissione della fattura | Istruzione n. 16, del 3 aprile 2020 |
| Il registratore di cassa ha smesso di funzionare. | 5 giorni per la riparazione o la sostituzione, poi 5 giorni per l'invio delle fatture. | Legge n. 87/2019, articolo 30 |
| Area in cui non è possibile stabilire una connessione permanente. | Pagamento mensile delle imposte, entro il 10 del mese successivo. | Legge n. 87/2019, articolo 31 |
Nel nostro lavoro quotidiano osserviamo due reazioni errate allo stesso messaggio. La prima consiste nell’aspettare, sperando che il sistema si risolva da solo, con il risultato che la scadenza viene superata. La seconda consiste nell’eliminare la fattura, il che lascia un’interruzione nella numerazione progressiva e crea un secondo problema. L’approccio corretto consiste nell’inviare le fatture offline entro la scadenza oppure, se questa viene superata, a segnalarlo tramite un apposito modulo.
La prima conseguenza non è la sanzione, bensì la mancata deducibilità della spesa. L’acquirente aziendale rimane sprovvisto di un documento valido e, di conseguenza, perde il diritto alla detrazione dell’IVA e alla deducibilità della spesa ai fini dell’imposta sul reddito.
Un'impresa registrata ai fini IVA contabilizza una spesa di 600.000 lekë, IVA esclusa, sulla base di una fattura non fiscalizzata. La spesa non viene riconosciuta, pertanto l'utile imponibile aumenta di 600.000 lekë e l'aliquota del 15% comporta un onere fiscale aggiuntivo di 90.000 lekë. Se a ciò si aggiunge l’IVA detraibile persa, pari a 600.000 lekë al 20%, si ottiene un importo di 120.000 lekë, portando il costo totale di una singola fattura a 210.000 lekë.
| Violazione | Va bene |
|---|---|
| Mancata emissione della fattura | 25.000 / 50.000 / 75.000 lek a seconda della categoria |
| Mancata emissione della fattura, per la seconda volta | Multa di 50.000 / 100.000 / 500.000 lek e sospensione dell'attività per 30 giorni. |
| Mancata emissione della fattura, per la terza volta | Azione penale e divulgazione del nome |
| Mancata presentazione della fattura ai fini della fiscalizzazione | 25.000 / 50.000 / 75.000 lek |
| Violazioni delle norme in materia di fatturazione elettronica | 50.000 / 100.000 / 150.000 lek |
| Fattura errata | 50% dell'effetto fiscale, oppure 10.000 lek in assenza di tale effetto. |
| Mancata registrazione dei dati nel sistema | 25.000 / 50.000 / 75.000 lek |
| Mancato ritiro della fattura da parte dell'acquirente | 50.000 / 25.000 / 1.000 lek a seconda dell'ente |
L'ammenda relativa a un obbligo non può superare il 100% del valore dell'obbligo stesso. Si tratta del limite previsto dall'articolo 111, paragrafo 5, che si applica anche nel caso in cui vengano cumulate più violazioni dello stesso obbligo.
Nota bene. Gli importi sono ricavati dagli articoli 122, 123, 124, 124/2 e 125 della legge n. 9920/2008. La misura applicabile dipende dalla categoria del contribuente, che verifichiamo caso per caso.
Leggi anche: Verifiche fiscali, sanzioni e i tuoi diritti.
Una fattura fiscalizzata non può essere cancellata né modificata. Le è stato assegnato un NIVF ed è presente sulla piattaforma centrale; pertanto, l'errore viene risolto con un secondo documento che fa riferimento al primo ed è fiscalizzato allo stesso modo.
La procedura che seguiamo con i clienti è la seguente: si individua la fattura errata insieme al relativo NIVF, si emette un documento correttivo che fa riferimento a tale NIVF, lo si invia per la fiscalizzazione e, infine, si verifica il registro delle vendite relativo al periodo per assicurarsi che la correzione sia stata riportata prima dell’11.
Nota bene: prima di emettere la rettifica, verifichiamo caso per caso il tipo di documento correttivo, il riferimento al NIVF della fattura originale e il termine ultimo per la presentazione della rettifica ai fini della fiscalizzazione.
Quando una rettifica modifica l'importo dell'IVA relativo a un periodo chiuso, l'effetto non si limita alla fattura. Si ripercuote anche sulla contabilità e sulla dichiarazione fiscale del periodo; ecco perché le rettifiche vengono effettuate prima dell'11 e non vengono rimandate alla fine del trimestre.
Leggi anche: Soglie, aliquote e dichiarazione IVA.
La fattura viene stampata da un programma che non la invia alla fiscalizzazione, e l'azienda ritiene di averla emessa.
Il certificato elettronico scade e la fatturazione si interrompe proprio nel momento meno opportuno, perché il rinnovo non era stato pianificato.
Il pagamento viene effettuato in anticipo e la fattura viene trattenuta fino al completamento del servizio, con un tempo di consegna di 72 ore.
Le fatture di importazione vengono registrate ai fini fiscali secondo il vecchio termine di tre giorni, mentre il termine attuale è di sette giorni.
I dati dell'acquirente non vengono riportati sulle fatture di importo superiore a 500.000 lek, e l'acquirente si ritrova quindi sprovvisto di un documento completo relativo alla spesa.
Si sta tentando di eliminare la fattura errata dal programma, mentre questa si trova sulla piattaforma centrale e richiede un documento di rettifica.
La fattura mensile viene inviata dopo il 10 del mese, poiché la scadenza coincide con la data di chiusura contabile.
La spesa viene registrata su una fattura senza IVA e lo sconto viene applicato al momento del controllo.
Non è così. La fattura è valida solo dopo che è stata registrata ai fini fiscali e si è ottenuto il NIVF; pertanto, qualsiasi spesa basata su una fattura priva di NIVF non viene riconosciuta.
Il NIVF è il numero univoco della fattura restituito dalla piattaforma dopo la fiscalizzazione. L’NSLF è il numero del sistema emittente, ovvero il numero della soluzione software che ha emesso la fattura. Entrambi sono elementi obbligatori.
Per una spesa di 600.000 lekë, IVA esclusa, il costo ammonta a 210.000 lekë, ovvero 90.000 lekë di imposta sul reddito aggiuntiva e 120.000 lekë di IVA deducibile persa. A ciò si aggiunge la sanzione per la mancata sottomissione alla fiscalizzazione.
Entro 72 ore dal ricevimento del pagamento anticipato. La fattura verrà emessa solo una volta completato il servizio.
Ogni volta che l'acquirente è un'impresa e, in ogni caso, quando l'importo di una singola fattura supera i 500.000 lekë.
La fattura non viene annullata. Viene emesso un documento correttivo che fa riferimento al numero NIVF della fattura originale; tale documento viene fiscalizzato e il registro delle vendite viene aggiornato entro l'11 del mese. Per conoscere l'esatto tipo di documento e la scadenza, vi preghiamo di scriverci, poiché si tratta di un aspetto che verifichiamo con la fonte ufficiale.
L'autofatturazione relativa al servizio ricevuto deve essere effettuata entro il 10 del mese successivo e il trattamento IVA segue le norme vigenti nel luogo di prestazione del servizio.
La fatturazione è sospesa perché, in assenza di un certificato, la fattura non può essere fiscalizzata. Il rinnovo viene inserito nel calendario due settimane prima della data di scadenza.
Sì, senza eccezioni. L’aliquota 0% esenta dal pagamento dell’imposta sul reddito derivante dalle attività commerciali e nient’altro, mentre l’obbligo di fatturazione rimane pienamente in vigore.
Leggi anche: Come vengono tassati i lavoratori autonomi e i liberi professionisti.
Leggi anche: Il danno da me subito nei confronti di e-Albania. In che modo un’azienda che ha subito un danno deve registrare tale danno?. Qualora il registratore di cassa risulti fuori servizio a causa di un guasto, i termini previsti dagli articoli 29 e 30 decorrono immediatamente.