La dichiarazione dei salari è il rendiconto mensile che riunisce in un unico documento gli stipendi, le ritenute fiscali e i contributi previdenziali relativi a ciascun dipendente. Viene presentata esclusivamente in formato elettronico e il termine di presentazione per i datori di lavoro è il 20 del mese successivo.
Questa pagina illustra le scadenze in base alla forma giuridica dell'azienda, cosa comprende la busta paga, le fasi del sistema di rendicontazione elettronica, la gestione dei nuovi assunti e dei dipendenti in uscita, nonché le rettifiche e le sanzioni relative alla rendicontazione dei dipendenti e delle buste paga.
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Le persone giuridiche, ovvero le società commerciali e altre persone giuridiche, devono presentare i propri prospetti salariali entro il 20 del mese successivo. I commercianti individuali e i lavoratori autonomi che hanno dipendenti devono presentare i propri entro il 20 successivo alla fine di ogni trimestre.
| Chi dichiara | Periodicità | Scadenza |
|---|---|---|
| Enti, società commerciali | Mensile | Il 20 del mese successivo |
| Operatore di trading persona fisica | Periodo di tre mesi | Il 20 di ogni mese successivo alla chiusura di ciascun trimestre |
| Datore di lavoro con dipendenti | Periodo di tre mesi | Il 20 di ogni mese successivo alla chiusura di ciascun trimestre |
Nello stesso periodo viene anche adempiuto l’obbligo. Una dichiarazione senza pagamento non estingue l’obbligo, né lo fa un pagamento senza dichiarazione.
Il libro paga non è costituito da un unico importo. Per ciascun dipendente vengono dichiarati i dati relativi alla base imponibile, alle trattenute e al periodo di impiego.
✔ Identificazione del dipendente e mansione ricoperta
✔ La data di inizio del rapporto di lavoro e, se del caso, la data di cessazione.
✔ Stipendio mensile lordo, inclusi bonus e benefici in natura
✔ Ore contrattuali, poiché determinano le aliquote contributive.
✔ Imposte sui salari trattenute dopo aver applicato le detrazioni previste
✔ Contributo del dipendente e contributo del datore di lavoro
✔ Giorni di copertura assicurativa e periodi di indennità in presenza di certificato medico o congedo di maternità.
Un team composto da tre dipendenti, con stipendi lordi pari a 50.000, 80.000 e 120.000 lek. La retribuzione lorda complessiva è di 250.000 lek. Le ritenute fiscali sono pari a 0, 6.500 e 11.700 lek, per un totale di 18.200 lek. I contributi a carico dei dipendenti ammontano rispettivamente a 5.600, 8.960 e 13.440 lek, per un totale di 28.000 lek. I contributi a carico del datore di lavoro ammontano rispettivamente a 8.350, 13.360 e 20.040 lek, per un totale di 41.750 lek. L'onere salariale è pari a 87.950 lekë. I dipendenti ricevono 203.800 lekë netti, mentre il costo totale per l'azienda è di 291.750 lekë.
La dichiarazione viene presentata esclusivamente per via elettronica tramite l'account del contribuente. L'accesso avviene utilizzando le credenziali dell'ente o tramite il portale governativo, e il modulo di dichiarazione dei salari è disponibile nella sezione dedicata alle dichiarazioni periodiche.
Fase 1. Accedere all'account del contribuente e selezionare il periodo di riferimento.
✔ Fase 2. Aprire il modulo delle buste paga relativo al mese o al trimestre in questione
✔ Fase 3. Aggiornamento dell'elenco del personale con l'aggiunta dei nuovi dipendenti e la rimozione di quelli che hanno lasciato l'azienda.
✔ Fase 4. Inserimento delle retribuzioni lorde e delle ore lavorative, oppure importazione del file dal programma di gestione delle buste paga.
✔ Fase 5. Verifica delle imposte e dei contributi calcolati dal sistema rispetto al proprio calcolo.
✔ Fase 6. Presentazione della dichiarazione e generazione dell'ordine di pagamento
✔ Fase 7. Pagamento entro il termine previsto e conservazione della prova di pagamento
Il quinto passaggio è quello che fa risparmiare più tempo. Quando i dati del sistema e quelli del programma di gestione delle buste paga non corrispondono, il motivo è quasi sempre da ricercarsi nelle ore contrattuali, nel massimale assicurativo o nelle detrazioni richieste dal dipendente.
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Il nuovo dipendente viene inserito nell'elenco del personale e figura nel libro paga relativo al periodo in cui ha inizio il rapporto di lavoro, con l'indicazione della data esatta di inizio. La data di inizio determina i giorni di copertura e la base di calcolo per il primo mese.
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L'uscita dal servizio viene registrata a partire dalla data di cessazione del rapporto di lavoro. Nel caso di un dipendente che lasci il servizio nel corso del mese, vengono conteggiati i giorni lavorati e i contributi vengono calcolati sulla base dello stipendio di quel mese.
Attenzione. I tempi per la dichiarazione di un nuovo dipendente rispetto alla data di inizio del rapporto di lavoro sono regolati da una scadenza procedurale specifica, che deve essere verificata nella normativa applicabile prima di darla per scontata. La regola pratica che applichiamo è quella di dichiarare il dipendente prima del suo primo giorno di lavoro, poiché la sanzione per i dipendenti non dichiarati è tra le più elevate.
Quando una dichiarazione dei salari viene presentata per errore, viene corretta mediante una dichiarazione rettificativa. La legge sul procedimento tributario consente di presentare la dichiarazione rettificativa entro 24 mesi dalla scadenza prevista per la dichiarazione originaria.
La rettifica che comporta un aumento del debito fiscale comporta il pagamento della differenza. Quando l’errore viene individuato e corretto dal contribuente prima che l’amministrazione fiscale ne venga a conoscenza, la posizione del contribuente è sempre più tutelata.
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Le sanzioni relative alle retribuzioni si dividono in due categorie: quelle relative alla dichiarazione e al pagamento tardivi e quelle relative ai lavoratori non dichiarati o alle retribuzioni occultate. La seconda categoria prevede sanzioni molto più severe.
| Violazione | Va bene |
|---|---|
| Lavoratore non registrato, soggetto all’IVA o al regime fiscale semplificato. | 200.000 lek |
| Dipendente non dichiarato, altre entità | 50.000 lek |
| Occultamento del pagamento, persona giuridica | 200% dell'obbligazione |
| Occultamento della retribuzione, altro | 100% dell'obbligazione |
| Mancata presentazione entro i termini previsti, contribuente registrato | 10.000 lekë o 5.000 lekë per categoria |
| Ritardo nel pagamento | 0,061 TP3T al giorno, fino a un massimo di 365 giorni. |
Per quanto riguarda le sanzioni, la Legge sul procedimento tributario prevede un limite generale. La sanzione per un debito non può superare il 100% dell’importo del debito stesso. Oltre alla sanzione, il mancato pagamento comporta anche interessi di mora, calcolati al 120% del tasso interbancario medio e aggiornati trimestralmente.
Obbligo di 87.950 lek pagato 30 giorni dopo la data di scadenza. La penale per il ritardo nel pagamento è pari allo 0,061% al giorno, ovvero all’1,81% su 30 giorni, per un importo complessivo di 1.583 lek. Gli interessi di mora vengono calcolati separatamente sullo stesso debito e per gli stessi giorni. L’importo è esiguo, ma si accumula ogni mese in cui la data di scadenza viene superata, e la sua ricorrenza crea una segnalazione negativa nella pratica del soggetto.
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✔ Sono stati inseriti tutti i nuovi dipendenti, con le rispettive date esatte di inizio.
✔ Le partenze sono state cancellate dal registro, con l'indicazione delle date esatte di cessazione.
✔ Le ore contrattuali corrispondono alle aliquote contributive applicate.
✔ Le retribuzioni superiori al limite massimo previsto dalla previdenza sociale sono state trattate correttamente.
✔ I premi e i bonus mensili sono inclusi nella retribuzione base.
✔ Gli sconti richiesti dai dipendenti sono stati applicati all’unico datore di lavoro presso il quale sono impiegati.
✔ La base contributiva non è inferiore al salario minimo previsto per i contratti standard.
✔ L'ordine di pagamento è stato saldato entro lo stesso termine previsto per la dichiarazione.
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Le persone giuridiche devono presentare la dichiarazione entro il 20 del mese successivo. I commercianti e i lavoratori autonomi con dipendenti devono presentarla entro il 20 del mese successivo alla chiusura di ciascun trimestre.
No. La dichiarazione va presentata esclusivamente per via elettronica, in conformità con la legge sulle procedure fiscali.
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200.000 lekë per i soggetti soggetti all’IVA e al regime fiscale semplificato, 50.000 lekë per gli altri soggetti. Se la retribuzione è stata dichiarata inferiore a quella effettiva, la sanzione ammonta a 200% dell’importo dovuto per le persone giuridiche.
La dichiarazione modificata deve essere presentata entro 24 mesi dalla scadenza prevista per la dichiarazione originaria.
Viene indicata la data di fine del rapporto di lavoro e la retribuzione relativa ai giorni lavorati. I contributi vengono calcolati sulla base della retribuzione di quel mese.
Qualora il soggetto non abbia alcun rapporto di lavoro in essere né alcun obbligo assicurativo per conto proprio, la dichiarazione non contiene alcuna informazione. Tale caso dipende dalla forma giuridica del soggetto e dallo status dell’amministratore, pertanto viene valutato caso per caso.
Chi gestisce e lavora nell'azienda ha l'obbligo di stipulare un'assicurazione e ciò trova riscontro nella dichiarazione. Le basi e la forma della dichiarazione dipendono dalle circostanze, pertanto vengono valutate caso per caso.
L'accordo di rateizzazione non si applica alle ritenute fiscali e ai contributi. Per questi obblighi l'unica opzione è il pagamento, pertanto devono essere pianificati prima dell'erogazione delle retribuzioni nette.