- Il metodo GTD di David Allen ti permette di liberare la mente dai compiti e di trasferirli in un sistema esterno affidabile.
- Ci sono cinque fasi: acquisizione, elaborazione, organizzazione, revisione ed esecuzione, oltre a sei elenchi che garantiscono il funzionamento del sistema.
- La regola dei due minuti: qualsiasi attività che richieda meno di due minuti va svolta immediatamente.
- La revisione settimanale, della durata compresa tra i 30 e i 60 minuti, è la fase che mantiene vivo il sistema.
- La maggior parte delle persone fallisce negli stessi tre ambiti: comprensione parziale, revisione trascurata e liste di cose da fare rimaste in sospeso.
Il metodo GTD, dall'inglese Getting Things Done, è il sistema di gestione delle attività ideato da David Allen e descritto nell'omonimo libro. L'idea di base è che, invece di cercare di ricordare tutto, si trasferiscono le attività dalla propria mente a un sistema esterno di cui ci si fida ciecamente.
La parola chiave è fiducia. Il cervello lascia andare un compito solo quando è sicuro che non andrà perso; altrimenti continua a riportarlo alla mente, di solito alle due del mattino. Pertanto, il GTD non è solo una lista di cose da fare; è l’accordo che stringi con te stesso secondo cui tutto ciò che hai annotato verrà rivisto e portato a termine.
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Le cinque fasi del metodo GTD
La pesca
Raccogli tutto ciò che richiede la tua attenzione, senza giudicarlo, da un compito di lavoro a un’idea o a un piccolo promemoria. L’unica condizione è che la registrazione sia completa; avere metà dei compiti nel sistema e metà nella tua testa vanifica l’intero processo.
Elaborazione
Per ogni elemento registrato, ci si pone la stessa domanda: richiede un intervento? In caso contrario, viene eliminata, conservata come riferimento o magari aggiunta all’elenco in un secondo momento. Se invece è necessario intervenire, si applica la regola dei due minuti: tutto ciò che può essere fatto in due minuti viene fatto immediatamente; il resto viene delegato o contrassegnato come azione successiva.
Organizzazione
Ogni attività elaborata viene inserita in un proprio elenco, secondo la tabella riportata di seguito. La particolarità che distingue il metodo GTD dai normali elenchi è che il progetto e l’azione successiva vengono tenuti separati: “presentazione per la banca” è un progetto, “chiedere all’economista il bilancio semestrale” è l’azione successiva.
Recensione
Una volta alla settimana si dedicano dai 30 ai 60 minuti a esaminare tutte le liste. Le attività completate vengono chiuse, i progetti vengono aggiornati e ognuno passa all'azione successiva. È questo il passo che garantisce l'affidabilità del sistema.
Esecuzione
Concentrati su un’attività alla volta, senza distrazioni, finché non l’avrai portata a termine. Le priorità sono state stabilite nei passaggi precedenti, quindi a questo punto non ti resta che metterti al lavoro.
Le sei liste che garantiscono il funzionamento del sistema
| Elenco | Cosa contiene? |
|---|---|
| Posta in arrivo | Tutto appena pescato, ancora non lavorato. Viene svuotato ogni giorno. |
| Prossimi passi | Il prossimo passo concreto da compiere, espresso come azione: “Chiamerò X per parlargli dell’offerta”. |
| Progetti | Qualsiasi risultato che richieda più di un'azione. Ogni progetto prevede sempre un'azione successiva. |
| In attesa | Ciò che hai delegato o che ti aspetti dagli altri, con l'indicazione della data in cui ne hai fatto richiesta. |
| Calendario | Solo gli appuntamenti con data e ora fisse, le riunioni e le scadenze. Nient’altro, in modo che il calendario rimanga affidabile. |
| A volte, forse | Idee senza scadenza, il secondo negozio, il nuovo corso. Vengono esaminate una volta al mese. |
Come si presenta una settimana con il metodo GTD per il titolare di una piccola impresa
Il titolare di una piccola impresa si occupa contemporaneamente degli ordini, dei pagamenti, scadenze fiscali e dei dipendenti, quindi il metodo GTD si adatta perfettamente. Durante la giornata, qualsiasi novità – una fattura di un fornitore, una richiesta di un cliente, un avviso bancario – viene registrata nella casella di posta in arrivo in due secondi senza interrompere il lavoro.
La sera o la mattina seguente, la posta in arrivo viene svuotata applicando la regola dei due minuti. I pagamenti immediati vengono effettuati sul momento; qualsiasi offerta che richieda un calcolo viene spostata tra le azioni successive; il documento va archiviato. viene affidato all'economista e viene inserito nella lista d'attesa.
Il venerdì, prima della chiusura, si effettua la revisione settimanale. Si controllano sul calendario le scadenze della settimana successiva insieme a controllo settimanale della cassa, La lista d'attesa mostra a chi è necessario ricordare qualcosa, e a ogni progetto viene assegnata la prossima azione da compiere. La nuova settimana inizia senza che tu abbia alcun compito nascosto nella tua mente.
La fase della delega è quella che i titolari tendono a trascurare più spesso. La vera domanda non è come fare tutto, ma chi è in grado di svolgere al meglio ogni singola attività, un concetto che il libro *Who Not How* approfondisce in modo eccellente. Le questioni finanziarie e le dichiarazioni sono il classico esempio di attività che, nel metodo GTD, rientrano nella lista delle cose in sospeso, non in quella delle cose da fare.
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Tre errori che causano il fallimento del metodo GTD
Il primo errore è la registrazione parziale. Quando metà delle attività viene annotata e l’altra metà rimane nella tua testa, il tuo cervello non si fida del sistema e continua a cercare di ricordare tutto, quindi lo stress rimane lo stesso che avresti con una lista in più.
Il secondo errore è saltare la revisione settimanale. Senza di essa, le liste diventano obsolete nel giro di due settimane, le attività completate rimangono in sospeso e il sistema si trasforma in una seconda casella di posta che nessuno apre più.
Il terzo errore è quello di stilare elenchi di cose da fare privi di azioni concrete. “Mettere ordine nelle mie finanze” non è un’azione, è un desiderio. Un’azione è invece “fissare un appuntamento con il consulente finanziario per martedì”. Più il passo è concreto, più è probabile che venga realizzato.
Per iniziare non serve alcuna tecnologia; bastano un blocco note e una penna. Chi desidera approfondire l'argomento può trovare i materiali ufficiali all'indirizzo la pagina "Getting Things Done", La nostra guida qui sotto spiega come costruire un'intera attività basandosi sui sistemi.
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Domande frequenti
Che cos’è il metodo GTD?
Il metodo GTD (Getting Things Done) è il sistema ideato da David Allen per la gestione delle attività. Le attività vengono tolte dalla mente, inserite in un sistema esterno ed elaborate in cinque fasi.
Quali sono i cinque passaggi del GTD?
Registrare ogni attività, elaborarla, organizzarla nelle sei liste del sistema, rivederla settimanalmente ed eseguire un’attività alla volta.
Che cos’è la regola dei due minuti?
Qualsiasi attività che possa essere portata a termine in due minuti viene svolta immediatamente, senza nemmeno essere inserita nella lista. In questo modo le liste rimangono brevi e si evita che le piccole attività si accumulino.
Mi serve un'app per il GTD?
No. Il metodo funziona con un blocco note e una penna. Le applicazioni tornano utili in un secondo momento, una volta che il sistema è diventato un’abitudine.
Perché il metodo GTD non funziona per me?
Quasi sempre per uno dei tre motivi seguenti: l’annotazione è incompleta, la revisione settimanale viene saltata oppure le liste contengono desideri anziché azioni concrete da intraprendere.
