- Metoda GTD e David Allen i nxjerr detyrat nga mendja dhe i vendos në një sistem të jashtëm të besueshëm.
- Ka pesë hapa, kapja, përpunimi, organizimi, rishikimi dhe ekzekutimi, dhe gjashtë lista që e mbajnë sistemin.
- Rregulli i dy minutave, çdo detyrë që zgjat më pak se dy minuta bëhet menjëherë.
- Rishikimi javor, 30 deri 60 minuta, është hapi që e mban sistemin gjallë.
- Shumica dështojnë në tre pika të njëjta, kapja e pjesshme, rishikimi i anashkaluar dhe listat pa veprim të radhës.
Metoda GTD, nga anglishtja Getting Things Done, është sistemi i menaxhimit të detyrave i David Allen, i përshkruar në librin me të njëjtin emër. Ideja bazë, në vend që të mbani mend gjithçka, i nxirrni detyrat nga mendja dhe i vendosni në një sistem të jashtëm që e besoni plotësisht.
Fjala kyçe është besimi. Truri e lëshon një detyrë vetëm kur është i sigurt se ajo nuk humbet, përndryshe vazhdon t’jua risjellë në mendje, zakonisht në orën dy të natës. Prandaj GTD nuk është thjesht një listë detyrash, është marrëveshja që bëni me veten se çdo gjë e shënuar do të rishikohet dhe do të marrë përgjigje.
Lexo edhe: 5 libra që duhet të lexoni
Pesë hapat e metodës GTD
Kapja
Grumbulloni çdo gjë që kërkon vëmendjen tuaj, pa e gjykuar, nga një detyrë pune te një ide apo një përkujtesë e vogël. Kushti i vetëm është që kapja të jetë e plotë, gjysma e detyrave në sistem dhe gjysma në kokë e prish gjithë marrëveshjen.
Përpunimi
Për çdo gjë të kapur bëhet e njëjta pyetje, a kërkon veprim. Nëse jo, ajo ose fshihet, ose ruhet si referencë, ose shkon te lista ndonjëherë, ndoshta. Nëse po, vlen rregulli i dy minutave, çfarë bëhet brenda dy minutash bëhet menjëherë, pjesa tjetër ose delegohet, ose shënohet si veprim i radhës.
Organizimi
Çdo detyrë e përpunuar shkon në listën e vet, sipas tabelës më poshtë. Detaji që ndan GTD nga listat e zakonshme, projekti dhe veprimi i radhës mbahen veç, “prezantimi për bankën” është projekt, “t’i kërkoj ekonomistit bilancin e 6-mujorit” është veprimi i radhës.
Rishikimi
Një herë në javë, 30 deri 60 minuta, kalohen të gjitha listat. Mbyllen të kryerat, përditësohen projektet dhe secili merr veprimin e radhës. Ky është hapi që e mban sistemin të besueshëm.
Ekzekutimi
Punoni me një detyrë në një kohë, pa shpërqendrime, deri sa ta mbyllni. Prioritetet janë vendosur në hapat e mëparshëm, prandaj këtu vetëm punohet.
Gjashtë listat që e mbajnë sistemin
| Lista | Çfarë mban |
|---|---|
| Inbox | Gjithçka e sapokapur, ende e papërpunuar. Zbrazet çdo ditë. |
| Veprimet e radhës | Hapi konkret i radhës për çdo gjë, i shkruar si veprim, “telefonoj X për ofertën”. |
| Projektet | Çdo rezultat që kërkon më shumë se një veprim. Secili projekt ka gjithmonë një veprim të radhës. |
| Në pritje | Çfarë keni deleguar ose prisni nga të tjerët, me datën kur e kërkuat. |
| Kalendari | Vetëm ato me datë e orë fikse, takime dhe afate. Asgjë tjetër, që kalendari të mbetet i besueshëm. |
| Ndonjëherë, ndoshta | Idetë pa afat, dyqani i dytë, kursi i ri. Rishikohen një herë në muaj. |
Si duket një javë me GTD për pronarin e një biznesi të vogël
Pronari i një biznesi të vogël mban njëherësh porosi, pagesa, afatet tatimore dhe punonjës, prandaj GTD i përshtatet natyrshëm. Gjatë ditës çdo gjë e re, fatura e furnitorit, kërkesa e klientit, njoftimi i bankës, kapet në inbox me dy sekonda, pa e ndërprerë punën.
Në mbrëmje ose të nesërmen në mëngjes inbox-i zbrazet me rregullin e dy minutave. Pagesa e shpejtë bëhet aty për aty, oferta që kërkon llogaritje shkon te veprimet e radhës, dokumenti për deklarimin i delegohet ekonomistit dhe kalon te lista në pritje.
Të premten, para mbylljes, bëhet rishikimi javor. Kontrollohen afatet e javës që vjen në kalendar bashkë me kontrollin javor të parasë, lista në pritje tregon kujt duhet t’i rikujtohet diçka, dhe çdo projekt merr veprimin e radhës. Java e re nis pa asnjë detyrë të fshehur në kokë.
Hapi i delegimit është ai që pronarët e harrojnë më shpesh. Pyetja e vërtetë nuk është si t’i bëj të gjitha, por kush mund ta bëjë secilën më mirë, ide që e trajton bukur libri Who Not How. Financat dhe deklarimet janë shembulli klasik i detyrave që te GTD jetojnë te lista në pritje, jo te lista juaj e punës.
Lexo edhe: Who Not How nga Dan Sullivan, kush, jo si
Tre gabimet ku dështon GTD
Gabimi i parë është kapja e pjesshme. Kur gjysma e detyrave shënohet dhe gjysma mbahet në kokë, truri nuk e beson sistemin dhe vazhdon të mbajë mend gjithçka, pra stresi mbetet i njëjtë me një listë më shumë.
Gabimi i dytë është anashkalimi i rishikimit javor. Pa të, listat vjetërohen brenda dy javësh, detyrat e kryera rrinë të hapura dhe sistemi kthehet në një inbox të dytë që askush s’e hap më.
Gabimi i tretë janë listat pa veprim të radhës. “Të rregulloj financat” nuk është veprim, është dëshirë. Veprim është “të caktoj takimin me ekonomistin të martën”. Sa më konkret hapi, aq më e madhe mundësia që bëhet.
Për fillimin nuk duhet asnjë teknologji, mjafton një bllok shënimesh dhe një stilolaps. Kush kërkon të thellohet, materialet zyrtare i gjen te faqja e Getting Things Done, ndërsa si ndërtohet një biznes i tërë mbi sisteme e trajton udhëzuesi ynë më poshtë.
Lexo edhe: Nga kaosi në kontroll, si të ndërtoni një biznes që punon për ju
Pyetje të shpeshta
Çfarë është metoda GTD?
Metoda GTD, Getting Things Done, është sistemi i David Allen për menaxhimin e detyrave. Detyrat nxirren nga mendja, vendosen në një sistem të jashtëm dhe përpunohen në pesë hapa.
Cilat janë pesë hapat e GTD?
Kapja e çdo detyre, përpunimi i saj, organizimi në gjashtë listat e sistemit, rishikimi javor dhe ekzekutimi një detyrë në një kohë.
Çfarë është rregulli i dy minutave?
Çdo detyrë që kryhet brenda dy minutash bëhet menjëherë, pa u shënuar fare në listë. Kështu listat mbeten të shkurtra dhe gjërat e vogla nuk grumbullohen.
A më duhet ndonjë aplikacion për GTD?
Jo. Metoda funksionon me bllok shënimesh dhe stilolaps. Aplikacionet ndihmojnë më vonë, kur sistemi është bërë shprehi.
Pse nuk po më funksionon GTD?
Pothuajse gjithmonë për një nga tre arsyet, kapja është e pjesshme, rishikimi javor anashkalohet, ose listat mbajnë dëshira në vend të veprimeve konkrete të radhës.
