Come si fa a capire se si sta gestendo un’attività senza un piano?

Un’azienda senza un piano è indaffarata tutto il giorno, ma non fa alcun progresso. La giornata inizia con una lista di cose da fare e finisce con una casella di posta piena, ma non si percepisce alcun progresso concreto.

Questo è il paradosso più comune nelle nostre aziende. Tanta attività, poca direzione. La domanda che vale la pena porsi ogni tre mesi è semplice: state lavorando secondo un piano o vi limitate a tirare avanti giorno per giorno?

Questo articolo ti propone un test di autovalutazione incentrato sui sei segnali che indicano che stai lavorando senza un piano e spiega come elaborare un piano di 90 giorni efficace.

Leggi anche: Come elaborare un piano fiscale anche senza essere un economista

Perché c’è solo chiacchiericcio senza un piano?

Un’azienda senza una direzione chiara è come un’auto che guida nella nebbia. Ha un motore e potenza, ma non sa dove sta andando. Non è in crisi, ma non sta nemmeno crescendo. Rimane in una zona grigia in cui le priorità cambiano ogni settimana, il team non sa quale obiettivo perseguire, la situazione finanziaria rimane poco chiara e le decisioni vengono prese sulla base delle emozioni.

Gino Wickman, autore del libro Trazione, Posso riassumerlo in due parole. Concentrazione e attuazione sono i due pilastri del successo. Mentre Peter Drucker Ma c'è di più. Perché un'azienda possa esistere, deve svolgere solo due funzioni: innovazione e marketing. Ed entrambe richiedono spazio per pensare, non solo per agire.

Hai un’attività senza un piano?

Apri uno dei cartelli qui sotto e vedi quanti ne riconosci nella tua vita di tutti i giorni.

Segnale n. 1. Non sai quale sarà la situazione dell'azienda tra sei mesi.

Né in termini di dati finanziari, né in termini di numero di clienti, né in termini di linee di prodotti. Il futuro è una speranza generica, non un obiettivo ben definito.

Segno 2. La squadra si muove continuamente, ma senza coordinamento.

Tutti sono impegnati, ma nessuno ha la sensazione che si stia andando avanti insieme. Ognuno lavora per conto proprio.

Segnale 3. Non vengono redatti rapporti settimanali o mensili.

Nessuno si siede a fare il punto su ciò che è stato fatto, ciò che non è stato fatto e ciò che ci aspetta. La nuova settimana inizia proprio come la precedente.

Segnale n. 4. Spese di marketing senza analizzare i rendimenti.

I fondi destinati alla pubblicità vengono spesi in base all'istinto, non ai dati. Nessuno sa quanti clienti abbia portato l'investimento del mese scorso.

Segno n. 5. I progressi non vengono misurati in alcun modo.

Non c'è un modo chiaro per stabilire se questo mese sia stato migliore del precedente. La valutazione rimane una questione di impressioni.

Segno n. 6. Ti carichi di tutto e niente va per il verso giusto.

La stanchezza è reale, ma i progressi non lo sono. Questa sensazione è il segno più personale e affidabile di una mancanza di pianificazione.

Più segnali riesci a riconoscere, più ti servirà la parte successiva. La soluzione non richiede né software costosi né mesi di preparazione.

Come è strutturato il piano di 90 giorni?

Il modello proviene da Sistema operativo imprenditoriale Il piano di Gino Wickman si basa sulla semplicità. Si tratta di un semplice foglio A4, non di un documento accademico. L'azienda sceglie da tre a sette obiettivi chiave. È meglio avere pochi obiettivi ben realizzati. Chi ha venti obiettivi in realtà non ne ha nessuno.

L'obiettivo	Come viene misurato?	Chi è il responsabile?
Crescita del fatturato del 101% grazie ai clienti esistenti.	Fatturato mensile rispetto al trimestre precedente	Un unico nome
Tutte le fatture devono essere saldate entro 30 giorni.	Elenco settimanale delle fatture non pagate	Un unico nome
Rendiconto settimanale delle spese e delle entrate	Rapporto presentato ogni lunedì	Un unico nome

Riunione settimanale di 30 minuti

Ogni lunedì si discute dei progressi compiuti nel corso di una riunione che non supera i 30 minuti. Bastano tre domande: cosa è stato fatto la settimana scorsa, cosa resta da fare e a che punto siamo rispetto agli obiettivi del piano.

Misurate in base ai numeri, non alle impressioni.

Non basta dire che il marketing sta andando bene. Va sottolineato che questo mese ha portato 22 nuovi contatti, sei dei quali sono diventati clienti. Queste stesse cifre servono anche… rendicontazione finanziaria regolarmente.

Ogni obiettivo ha un nome.

La responsabilità viene assegnata a nome e cognome, non a gruppi. Quando un obiettivo ha un unico responsabile, nessuno può sostenere che non fosse compito suo.

Come si fa a gestire un’attività per oltre 30 ore al mese?

Un’azienda di servizi con sei dipendenti registrava un elevato turnover e contava numerosi clienti, ma era sempre a corto di liquidità. Ogni mese si riproponeva lo stress legato al pagamento dell’affitto. La causa era una sola: non esisteva un sistema per monitorare i pagamenti dei clienti.

La soluzione prevedeva tre semplici misure: un unico responsabile incaricato di sollecitare i pagamenti; un rapporto settimanale sulle fatture non pagate; e un sistema automatizzato di sollecito per i clienti.

Prima del piano	Dopo il piano
Deficit di liquidità mensile, nonostante l'elevato fatturato.	I pagamenti hanno cominciato ad essere incassati più rapidamente.
Nessuno si occupava delle fatture non pagate.	Un supervisore, un rapporto settimanale, un richiamo automatico.
Tempo sprecato in un’attività inutile.	Oltre 30 ore di lavoro risparmiate al mese, senza assumere nuovi dipendenti.

Qual è il costo di non avere un piano?

Sistemi distribuiti

Le medie imprese spesso utilizzano un sistema per la fatturazione, un altro per i pagamenti ed Excel per le spese. Ciò comporta un doppio lavoro, errori e perdite di tempo. Passare a un sistema unificato consente di risparmiare tempo, ridurre lo stress e garantire un maggiore controllo.

Dipendenza dal proprietario

Se l’attività si blocca quando il titolare è in malattia per tre giorni, allora non esiste un sistema, ma solo un circolo vizioso. Un sistema sostituisce l’improvvisazione e si costruisce proprio attraverso la pianificazione.

Perdite che non figurano in bilancio

Clienti che se ne vanno senza protestare, opportunità mancate e gli errori nelle dichiarazioni che ne conseguono. sanzioni fiscali. Hanno tutti la stessa causa: la mancanza di un piano semplice.

Leggi anche: Chiusura semestrale. Cosa deve verificare la tua azienda

Da dove dovresti iniziare oggi?

Pensare di non avere tempo per elaborare un piano è l’illusione più costosa. Senza un piano si perde più tempo, più denaro e più fiducia da parte dei clienti di quanto il piano stesso richieda.

La formula iniziale è semplice: 90 giorni, tre obiettivi, tre impegni, una riunione a settimana e un sistema di valutazione semplice. Meglio tre attività pianificate che cinque non pianificate.

Domande frequenti

In cosa consiste il piano dei 90 giorni?

Un foglio in formato A4 contenente da tre a sette obiettivi misurabili per il trimestre, ciascuno con un unico responsabile e un metodo di misurazione ben definito.

Quanti obiettivi dovrebbe porsi un’azienda appena avviata che non dispone di un piano?

Tre sono sufficienti per il primo trimestre. Aggiungerne altri solo dopo aver misurato e monitorato regolarmente i primi tre.

Quanto tempo occorre ogni settimana per seguire il programma?

30 minuti, in una riunione settimanale con tre domande: cosa è stato fatto, cosa resta da fare e a che punto siamo rispetto agli obiettivi.

Mi serve un software particolare?

No. Il piano prevede di iniziare con un foglio A4 e un semplice resoconto settimanale. Il software sarà d’aiuto in seguito, una volta che il sistema sarà stato configurato come di consueto.

Cosa devo fare quando un obiettivo non viene raggiunto?

Questo risulta evidente durante la riunione settimanale. L’obiettivo viene o rivisto con cifre più realistiche o la responsabilità viene riassegnata, ma non è consentito che venga silenziosamente dimenticato.