Sistemet CRM: Rëndësia dhe Përfitimet për Bizneset Moderne

Në epokën e re të zhvillimeve teknologjike, ku informacioni qarkullon me shpejtësi të lartë, kërkohet një bashkërendim i vazhdueshëm midis departamenteve dhe aktorëve të përfshirë në fazat e ndryshme të një sipërmarrjeje. Komunikimi i vazhduar dhe në kohë reale paraqet sfida mjaft të mëdha, veçanërisht kur kërkohet koordinim i vazhdueshëm dhe perfeksion në lëvizjen e ingranazheve të një entiteti.

Rëndësia e Sistemeve CRM

Për këto dhe shumë arsye të tjera, koha kur ne jetojmë ka konceptuar një ide të re komunikimi; atë të sistemeve të CRM (Customer Relationship Management [Menaxhimi i marrëdhënieve me klientin]).

Shembull Praktik

Imagjinoni një zyrë modeste kontabiliteti me më pak se 10 punonjës dhe afërsisht 50 klientë. Të gjithë punonjësit kanë nevojë për njohuri rreth klientëve dhe portofolit të tyre. Minimumi që duhet është informacioni për personat e angazhuar tek çdo klient dhe mundësia për komunikim të lehtë.

Nëse zyra e kontabilitetit dëshiron të mbijetojë, ajo duhet të ofrojë më shumë se shërbimin rutinë të regjistrimeve kontabël dhe deklarimeve tatimore. Në kushtet e zhvillimeve të shpejta teknologjike, një pjesë e mirë e proceseve të regjistrimit mund të kryhen automatikisht, duke kursyer kohë për mbledhjen dhe përpunimin e të dhënave.

Teknologjia Moderne

Përveç vjetërsimit të shpejtë të informacionit dhe marrjes së vendimeve në kohë të shpejtë, është thjeshtuar ndjeshëm edhe kuadri i rregullimit ligjor, kontabël dhe tatimor. Rritja e vazhdueshme e kufirit të biznesit të madh dhe thjeshtësimi i rregullave për biznesin e vogël ka sjellë zëvendësimin dhe reduktimin e ndjeshëm të punës rutinë dhe pa vlerë të shtuar të praktikantëve në fushën e ekonomisë në përgjithësi.

Nevoja për Përshtatje

Për këtë arsye, kontabilistët duhet të përshtatin praktikat e tyre, duke ofruar jo vetëm shërbime rutinë, por edhe duke u fokusuar në shtimin e vlerës përmes shërbimeve të konsulencës dhe mbështetjes që vlerësohen nga klientët. Ky ndryshim duhet të fillojë me mënyrën se si ne komunikojmë dhe konceptojmë klientin tonë. Klientët nuk janë thjesht dosje kompjuteri dhe procese rutinë, por kërkojnë ndërveprim në kohë reale dhe angazhim në sfidat e tyre.

Ndërtimi i Një Sistemi Funksional

Për të pasur këtë mundësi, ne duhet të kemi ngritur një sistem funksional të klientëve tanë, me informacion në kohë reale, nga ku mund të ndërveprojmë midis kolegëve brenda dhe jashtë zyrës. Informacioni duhet të jetë i aksesueshëm në kohë reale brenda dhe jashtë zyrës. Idealisht, duhet të kemi të dhëna rreth klientit, adresës, kontakteve, çështjeve që po administron, tarifave të marra dhe shumë informacione të tjera.

Përfitimet e Sistemeve CRM

Këto dhe shumë përfitime të tjera mund të arrihen me sistemet CRM, të cilat po bëhen çdo ditë e më të përdorshme dhe të nevojshme. Në parim, gjithçka që mund të konceptojmë për të administruar komunikimin me klientët, me apo pa ndërveprimin e teknologjisë, është një sistem CRM. Për shembull, përdorimi i e-mailit për të ndërtuar axhendën, kalendarit për takime, blloqeve për shënime dhe dosjeve elektronike për të administruar të dhënat dhe ndjekjen e rasteve.

Implementimi i Sistemeve CRM

Të gjitha këto procese mund të ndiqen më së miri, sidomos kur zyra ka më shumë se një punonjës. Nëse numri i punonjësve është 2 apo më shumë, duhet të ndërtohen procese të brendshme për të lehtësuar koordinimin dhe ndërveprimin. Kjo kërkon administrim të folderave të përbashkët dhe përshtatje.

Nëse numri i punonjësve është 10 dhe punohet me të paktën 100 klientë, të kategorive të ndryshme, atëherë një ekip i motivuar do të kërkojë ndryshime të vazhdueshme, shtimin e klientëve të rinj dhe një procedurë të mirë menduar për ndjekjen e rasteve të reja.

A nuk do të ishte më mirë që i gjithë ky proces të bëhej nga një platformë e vetme? Të gjithë bashkëpunëtorët e zyrës do të ishin të qartë për punën e tyre, detyrat e kolegëve, dhe asnjëherë nuk do të humbisnin një detyrë të thjeshtë. Kjo ndihmohet nga sistemet CRM, që përmirësojnë ofrimin e shërbimit dhe japin një ide të qartë të fazës aktuale dhe qëllimeve të ardhshme.

Platformat Popullore të CRM

Disa nga platformat CRM më të përdorshme gjatë dekadës së fundit përfshijnë:

Këto sisteme janë zhvilluar edhe në sektorë të veçantë, duke marrë parasysh specifikat e punës për aktivitete të ndryshme.

Në eksperiencën tonë ne kemi përdorur dhe jemi njohës shumë të mirë të dy nga platformave më sipër: CapsuleCRM dhe ScoroCRM (platforma CRM që përdorim aktualisht). Kemi testuar në të kaluarën dhe vazhdimisht të gjitha alternativat më sipër por dhe më shumë.

Me siguri nga lista e gjatë e sistemeve të sukseshme CRM ka edhe shumë më shumë emra të rinj dhe të vjetër, që në disa aspekte mund të jenë edhe më funksionalë për të tjerë sektorë. Lista më sipër, është përzgjegjur posaçërisht për sektorin e shërbimeve të një zyre konsulence dhe për thjeshtësinë që ajo ofron. Jemi të vetëdijshëm që lista është shumë më e gjatë.

Kushtet për Sukses

Por, a është e mjaftueshme vetëm të kesh një sistem CRM për të pasur sukses dhe për të zgjidhur problemet në kohë? Jo domosdoshmërisht. Ashtu si me implementimin e një platforme të thjeshtë kontabiliteti, edhe sistemet CRM kërkojnë qartësi në qëllimet që dëshirojmë të arrijmë dhe përdorimin e tyre në proceset që kërkojmë të përmirësojmë.

Sekreti i suksesit të tyre është implementimi i duhur, pa ngarkuar punën e përditshme, por duke ndihmuar dhe përshtatur me nevojën për komunikim në kohë reale.