Qualsiasi informazione registrata al momento della prima registrazione del titolare effettivo del soggetto obbligato può essere modificata o aggiornata su richiesta del rappresentante legale, nel rispetto dei termini e delle procedure previste dalla legge, secondo le seguenti modalità:
Qualora i dati registrati nel registro dei titolari effettivi abbiano subito modifiche, il rappresentante legale del soggetto obbligato deve provvedere alla registrazione di tali modifiche entro 90 giorni dalla data in cui si è effettivamente verificata la modifica.
Se un soggetto obbligato, soggetto alla legge sulla prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo, constata che le informazioni riportate nel Registro dei titolari effettivi non corrispondono a quelle in suo possesso in adempimento dei propri obblighi di legge, relative al titolare effettivo di un soggetto segnalante, deve, entro 10 giorni di calendario dalla data della constatazione, notificarlo per iscritto al soggetto segnalante e al Centro Nazionale Imprese.
Una volta ricevuta la comunicazione scritta da parte del soggetto obbligato, il Centro Nazionale per le Imprese provvede a pubblicarla nel registro entro due giorni lavorativi e comunica per iscritto al soggetto segnalante le conclusioni del soggetto obbligato.
L'ente segnalante deve, entro 20 giorni di calendario dalla data di notifica da parte del Centro Nazionale per le Imprese,
Richiesta di modifica/La richiesta di modifica/aggiornamento dei dati relativi al titolare effettivo viene presentata dalla persona autorizzata a rappresentare il soggetto obbligato tramite il portale elettronico su e-Albania, previa identificazione elettronica e utilizzando un certificato di firma elettronica qualificata, in conformità con le disposizioni della normativa vigente in materia di firme elettroniche.
Una volta effettuata l’autenticazione, il soggetto autorizzato a rappresentare l’ente segnalante accede al portale elettronico e, in base al tipo di registrazione richiesta, seleziona la domanda di modifica/aggiornamento del titolare effettivo. Il sistema informatico visualizza il modulo di richiesta pertinente e apre il file elettronico, che contiene il numero di pratica corrispondente. Il modulo di richiesta di modifica/aggiornamento è disponibile in due versioni: per le entità iscritte nel Registro delle Imprese e per quelle iscritte nel Registro delle Organizzazioni senza scopo di lucro.
Dopo aver selezionato la domanda di registrazione iniziale del titolare effettivo, i dati facoltativi (NUIS/NIPT; denominazione, forma giuridica; rappresentante legale) del soggetto segnalante, così come riportati nel Registro delle Imprese o nel Registro delle Organizzazioni senza scopo di lucro, saranno automaticamente trasferiti al Registro dei Titolari Effettivi.
Inoltre, la persona autorizzata a rappresentare il soggetto segnalante deve compilare elettronicamente tutte le informazioni obbligatorie relative al titolare effettivo che intende modificare/e procede al caricamento della documentazione di supporto necessaria a verificare le nuove informazioni registrate per il titolare effettivo. Il modulo di richiesta di modifica/aggiornamento è corredato di istruzioni contrassegnate da un asterisco (*), che devono essere seguite durante la compilazione.
Una volta che il soggetto autorizzato a rappresentare l'ente segnalante abbia verificato l'esattezza dei dati inseriti nel modulo e dei documenti allegati caricati nel fascicolo elettronico, li conferma utilizzando mezzi elettronici che garantiscano l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto dei documenti in formato elettronico, almeno mediante una firma elettronica avanzata del modulo di domanda, in conformità con le disposizioni della normativa vigente in materia di firme elettroniche.
Una volta confermata elettronicamente la domanda, il sistema informatico emette automaticamente una conferma dell'invio tramite il portale elettronico, che riporta il numero generato automaticamente dal sistema (il numero di pratica), consentendo al richiedente di monitorare in qualsiasi momento lo stato della procedura di registrazione.
Il sistema informatico invia inoltre una notifica via e-mail al rappresentante legale dell'ente segnalante all'indirizzo registrato sul portale unico dei servizi pubblici e-Albania, allegando copie elettroniche del modulo di domanda compilato e della conferma di invio della domanda da parte dello sportello elettronico.
Una volta emessa la conferma dell'invio della domanda, il sistema informatico inoltra la domanda e i relativi documenti, in formato elettronico, ai funzionari autorizzati (cancellieri) della QKB affinché procedano all'esame e all'adozione di una decisione.
La persona autorizzata a rappresentare l'entità segnalante*, nella domanda elettronica di registrazione del titolare effettivo, deve allegare come documentazione di supporto, in formato elettronico, i seguenti documenti:
Se la domanda viene presentata con l'autorizzazione di un rappresentante legale, è necessario caricare il documento di autorizzazione.
Nel caso in cui, dopo aver esaurito tutti i mezzi possibili per identificare il titolare effettivo e purché non sussistano motivi di sospetto, i soggetti obbligati non siano in grado di identificare come titolare effettivo la persona fisica che detiene o controlla in ultima istanza una persona giuridica, sia attraverso la titolarità diretta o indiretta di almeno il 25% delle azioni/azioni/quote di capitale o partecipazioni in un soggetto obbligato alla segnalazione, come definito dalla Legge “Sul Registro dei Titolari Effettivi”, i soggetti obbligati alla segnalazione devono identificare e iscrivere nel Registro dei Titolari Effettivi come titolare effettivo la persona fisica che:
In questo caso, i soggetti obbligati devono conservare la documentazione che illustra e comprova le misure adottate per identificare il titolare effettivo in conformità con le disposizioni della legge “Sul registro dei titolari effettivi”, in particolare anche:
Qualora, dopo aver esaurito tutti i mezzi possibili per identificare il titolare effettivo e in assenza di motivi di sospetto, i soggetti obbligati non siano in grado di identificare la persona di cui sopra come titolare effettivo, essi devono identificare e iscrivere nel Registro dei titolari effettivi la persona/y che ricopre la carica di dirigente/dirigenti di alto livello dell'ente segnalante. In questo caso, l'ente deve conservare la documentazione che spiega e giustifica le azioni intraprese per identificare il titolare effettivo in conformità con le disposizioni della Legge “Sul Registro dei Titolari Effettivi”, in particolare anche:
Deve essere redatto entro e non oltre 90 giorni di calendario dalla data in cui si verifica l'effettivo cambiamento dei dati relativi alla titolarità effettiva.
Non devono presentare correzioni o cancellature non regolarizzate, in conformità con le disposizioni di legge applicabili, e il loro contenuto deve essere chiaramente visibile, leggibile e consentire la creazione di un'immagine elettronica del documento.
Devono essere redatti in albanese. Oltre al documento di accompagnamento in albanese, il richiedente può presentare anche una traduzione certificata in una lingua straniera. Gli atti privati e i documenti ufficiali provenienti da giurisdizioni straniere devono essere accompagnati da una traduzione certificata in albanese ed essere legalizzati in conformità con le leggi applicabili e gli accordi internazionali ratificati dalla Repubblica di Albania.
In caso di discrepanza tra il documento allegato in albanese e quello redatto in lingua straniera, quest'ultimo non può essere invocato dai terzi. Tuttavia, i terzi possono opporre i dati contenuti nel documento in lingua straniera all'interessato, salvo nel caso in cui quest'ultimo dimostri che il terzo era a conoscenza del contenuto del documento in lingua albanese.
Le richieste di modifica dei dati relativi ai titolari effettivi vengono esaminate dai funzionari autorizzati della QKB ai fini della decisione nell'ordine in cui sono state presentate; successivamente, entro e non oltre due giorni lavorativi dal ricevimento della richiesta, viene emessa la decisione come segue:
Il funzionario incaricato (conservatore del registro) della QKB verifica:
Il funzionario incaricato (conservatore del registro) non è tenuto a verificare l'esattezza dei dati, l'autenticità dei documenti allegati alla domanda di registrazione né la conformità del loro contenuto alle disposizioni di legge applicabili.
La responsabilità in merito all'accuratezza e alla veridicità dei fatti, dei dati comunicati e dei documenti allegati inseriti nel registro elettronico spetta ai soggetti obbligati e alle persone autorizzate a effettuare la registrazione, in conformità con le leggi vigenti.
Se il funzionario autorizzato (conservatore del registro) della QKB, dopo aver effettuato le verifiche in conformità con i punti sopra indicati, accerta che la domanda sia conforme ai requisiti della Legge sul Registro dei Titolari Effettivi e della presente decisione, approva la domanda ed effettua la registrazione entro due giorni lavorativi dal ricevimento della stessa da parte dei soggetti obbligati.
In caso contrario, se la domanda non viene presentata entro due giorni dalla sua valutazione, essa verrà sospesa, con indicazione dei motivi della sospensione, concedendo al richiedente 30 giorni di tempo per sanare eventuali carenze.
Alla scadenza del termine di 30 giorni, la domanda viene accolta se il soggetto dichiarante pone rimedio alle irregolarità che ne impediscono la registrazione entro i termini previsti; in caso contrario, viene respinta.
In caso di rigetto di una richiesta, i soggetti obbligati hanno il diritto di presentare una nuova domanda, in conformità con la legge e con la presente decisione, la cui presentazione è considerata come una nuova richiesta. La presentazione di una nuova domanda non esonera il soggetto segnalante dalle sanzioni previste dalla legge sul registro dei titolari effettivi in caso di mancata effettuazione delle registrazioni obbligatorie entro i termini previsti dalla legge.
Le decisioni del QKB relative all'approvazione, alla sospensione o al rigetto di una domanda vengono notificate mediante pubblicazione nel registro. La data di notifica coincide con la data di pubblicazione nel registro.
Inoltre, la decisione emessa in merito a una richiesta viene notificata per iscritto al soggetto autorizzato a rappresentare l'ente segnalante, anche all'indirizzo e-mail indicato nel registro elettronico del portale unico dei servizi pubblici e-Albania.
Se un soggetto obbligato, soggetto alla legge sulla prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo, constata che le informazioni riportate nel Registro dei titolari effettivi non corrispondono a quelle in suo possesso in adempimento dei propri obblighi di legge, relative al titolare effettivo di un soggetto segnalante, deve, entro 10 giorni di calendario dalla data della constatazione, notificarlo per iscritto al soggetto segnalante e al Centro Nazionale Imprese.
Una volta ricevuta la comunicazione scritta da parte del soggetto obbligato, il Centro Nazionale per le Imprese provvede a pubblicarla nel registro entro due giorni lavorativi e comunica per iscritto al soggetto segnalante le conclusioni del soggetto obbligato.
L'ente segnalante deve, entro 20 giorni di calendario dalla data di notifica da parte del Centro Nazionale per le Imprese,
aggiornare il registro con i dati relativi ai propri titolari effettivi, in conformità con la presente legge, qualora l'identificazione del soggetto obbligato sia corretta, oppure;
per confermare nel registro i dati precedentemente registrati relativi ai propri titolari effettivi, qualora l'identificazione del soggetto obbligato non sia esatta.
Qualora i dati relativi ai titolari effettivi fossero stati confermati nel registro, sono state adottate le seguenti misure:
1. Dopo aver effettuato l'autenticazione secondo quanto previsto al punto 4, la persona autorizzata a rappresentare il soggetto dichiarante accede al portale elettronico e-Albania e seleziona il tipo di registrazione da effettuare. Dopo aver selezionato il tipo di registrazione, il sistema informatizzato visualizza il modulo di conferma dei dati, nel formato approvato, che riporta il numero corrispondente (un numero per ogni file o domanda), fornito dal sistema informatico (il numero di pratica), nonché le informazioni generali sull’entità segnalante e le informazioni obbligatorie sui titolari effettivi dell’entità segnalante.
2. Una volta che il soggetto autorizzato a rappresentare l'ente segnalante ha verificato l'esattezza dei dati inseriti nel modulo, lo conferma utilizzando mezzi elettronici che garantiscano l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto dei documenti in formato elettronico, almeno mediante una firma elettronica avanzata del modulo di richiesta, in conformità con le disposizioni della normativa vigente in materia di firme elettroniche.
Con la conferma elettronica della domanda di cui alla lettera b) del presente punto, il soggetto autorizzato a rappresentare l’entità segnalante conferma automaticamente nel registro i dati relativi ai propri titolari effettivi.
Il sistema informatico invia inoltre una notifica via e-mail al rappresentante legale dell'ente segnalante all'indirizzo registrato sul portale unico dei servizi pubblici e-Albania, allegando copie elettroniche del modulo di domanda compilato e della conferma di invio della domanda da parte dello sportello elettronico.
La procedura di esame della domanda di conferma e di pubblicazione della decisione nel Registro si svolge secondo le stesse modalità previste per qualsiasi altra domanda.
Fonte: Qendra Kombëtare e Biznesit.