Shumë biznese në Shqipëri janë sot në një situatë paradoksale: nga njëra anë janë më të zëna se kurrë, nga ana tjetër, nuk po arrijnë të ecin përpara me ritmin që duan. Zgjohemi çdo ditë me lista detyrash, e mbyllim ditën me inbox të mbushur, telefonata të mbaruara në vrap, dhe përsëri, nuk ndjejmë se kemi bërë përparim të vërtetë. Nëse kjo të duket e njohur, ndoshta është koha të pyesësh: “A po punoj me plan, apo thjesht po i mbijetoj ditës?”
Kjo pyetje nuk është thjesht filozofike. Është një nga ato pyetje themelore që çdo sipërmarrës duhet t’i bëjë vetes çdo 3 muaj. Dhe përgjigjja ndonjëherë nuk është e bukur. Por është e nevojshme. Sepse biznesi pa drejtim është si një makinë që ecën në mjegull: ka motor, ka energji, por nuk di nga shkon.
Kur nuk ke plan, ke vetëm zhurmë
Gino Wickman, autor i “Traction: Get a Grip on Your Business“, një nga librat më të fuqishëm për organizimin e një biznesi të vogël apo të mesëm, thotë qartë: “Fokusi dhe zbatimi janë dy shtyllat e suksesit.” Ai thekson se shumë pronarë biznesesh bëjnë gabimin që përpiqen të bëjnë shumë gjëra njëkohësisht, pa një drejtim të qartë. Si rezultat, lodhen, rraskapiten, por nuk arrijnë rezultate reale. Mund të kenë xhiro, mund të kenë lëvizje – por nuk ka përparim të qëndrueshëm.
Në realitet, shumë nga këto biznese ndodhen në atë që Wickman e quan “hapësira gri” – as nuk janë në krizë, por as nuk janë në rritje. Çdo muaj është i njëjtë. Kjo ndodh sepse mungon një sistem i thjeshtë, por i strukturuar.
Mungesa e një plani të qartë sjell disa pasoja tipike:
- Prioritetet ndryshojnë çdo javë, bazuar në urgjencat
- Ekipi nuk e di me siguri se çfarë po ndjek dhe humb përqendrimin
- Financat mbeten të paqarta, shpesh edhe për pronarin
- Vendimet merren me emocion, jo me të dhëna
- Pronari nuk ka kontroll mbi rrjedhën e punëve, dhe ndjehet gjithmonë “i ngarkuar”
Peter Drucker, një nga mendimtarët më me ndikim në menaxhimin modern, thoshte: “Që një biznes të ekzistojë, ai ka vetëm dy funksione: inovacionin dhe marketingun. Të gjitha të tjerat janë kosto.” Këto dy funksione – inovacioni dhe marketingu – kërkojnë fokus, kohë për reflektim, analizë dhe vendimmarrje të qartë. Dhe pa plan, nuk ka fokus. Vetëm zhurmë.
Shenjat e qarta që biznesi yt po ecën pa plan
Për shumë pronarë, mungesa e një plani nuk është rezultat i dembelizmit. Është rezultat i një qasjeje emergjente ndaj punës: çdo ditë ka probleme, klientë, email-e urgjente, dhe asnjë moment për të ndaluar dhe për të parë “ku po shkojmë?”
Nëse ndihesh i lodhur, por jo më i suksesshëm, ka gjasa që po punon pa plan.
Disa nga simptomat kryesore përfshijnë:
- Nuk e di saktësisht ku do jetë biznesi yt pas 6 muajsh, as në aspektin financiar, as në numrin e klientëve apo produktet që ofron.
- Ekipi është gjithmonë në lëvizje, por me pak koordinim. Çdokush është i zënë, por rrallëherë ndihen se po ecin përpara.
- Mungon një sistem raportimi javor/mujor. Çfarë u bë? Çfarë nuk u bë? Çfarë duhet të bëhet?
- Shpenzimet e marketingut ndodhin pa analizë të ROI-së. Vendimet merren nga ndjesia, jo nga shifrat.
- Nuk ka një mënyrë të qartë për të matur përparimin.
- Njerëzit ndihen sikur po “merren me gjithçka”, por nuk ka asnjë ndjesi përparimi.
Si ta ndërtosh një plan që funksionon (edhe kur ke pak kohë)
Sipas modelit të “Entrepreneurial Operating System” që Gino Wickman përshkruan në Traction, çdo biznes duhet të ketë një plan 90-ditor me objektiva të qarta dhe të matshme. Këtu nuk flasim për strategji akademike me 30 faqe. Flasim për një fletë të bardhë A4, ku shënon tre qëllime kryesore, përgjegjësin, afatin dhe si do e matësh rezultatin.
Hapat kryesorë janë:
- Vendos objektiva konkrete: P.sh.
- Rritje e xhiros me 10% përmes klientëve ekzistues
- Përmirësim i arkëtimit: të gjitha faturat të arkëtohen brenda 30 ditëve
- Krijimi i një raporti javor të shpenzimeve dhe të ardhurave
- Cakto takime javore për të diskutuar progresin. Mund të jetë një takim i shkurtër 30-minutësh çdo të hënë. Aty diskutohet:
- Çfarë u bë javën që shkoi?
- Çfarë mbeti pa u bërë?
- Ku jemi me objektivat?
- Mat gjithçka me numra. Jo me përshtypje. Nuk mjafton të thuash “marketingu po ecën mirë” – duhet të thuash: “Kemi pasur 22 kontakte të reja këtë muaj, 6 prej tyre janë kthyer në klientë.”
- Fokusohu vetëm në 3-7 objektiva. Nëse ke 20, nuk ke asnjë. Wickman e thekson: më mirë pak, por të zbatuara.
- Ndaj përgjegjësitë qartë. Një emër për çdo objektiv. Askush nuk mund të thotë “s’më takonte mua”.
Rasti konkret: Si një biznes kursente 1 javë pune në muaj
Një klient i yni, kompani shërbimesh me 6 punonjës, kishte shumë punë, shumë klientë, por gjithmonë mungesë cash-i. Çdo muaj ishte stres: “do e paguajmë qiranë me vonesë?”. Pasi analizuam situatën, pamë që nuk kishte sistem për ndjekjen e pagesave. Faturat dërgoheshin, por askush nuk i ndiqte.
Çfarë bëmë:
- Vendosëm një përgjegjës vetëm për ndjekjen e arkëtimeve
- Krijuam një raport të thjeshtë javor me faturat e papaguara
- Vendosëm një sistem automatik për kujtesat ndaj klientëve
Rezultati? Pagesat nisën të bëheshin më shpejt, u kursyen më shumë se 30 orë punë në muaj dhe u përmirësua fluksi i parasë pa shtuar asnjë punonjës të ri.
Tema të ngjashme që lidhen me mungesën e planit
Teknologjia që punon për ty: A po përdor programin e duhur për faturat, kontabilitetin dhe raportimin?
Bizneset e mesme shpesh mbështeten në sisteme të ndryshme për pjesë të ndryshme të punës: një për faturim, një tjetër për pagesa, një Excel për shpenzimet, dhe një email të gjatë për të informuar kontabilistin. Kjo sjell shumë punë të dyfishtë, gabime dhe kohë të humbur.
Nëse kalon në një sistem të unifikuar – qoftë edhe me zgjidhje të thjeshta – kursen kohë, ul stresin dhe ke kontroll më të madh.
A është biznesi yt i varur nga ty për çdo vendim?
Një nga arsyet pse bizneset nuk ecin përpara është sepse çdo gjë kalon nga pronari. Nëse sëmuresh për 3 ditë dhe biznesi ndalon, atëherë s’ke ndërtuar një sistem – ke ndërtuar një rreth vicioz. Sistemi zëvendëson improvizimin. Dhe sistemi ndërtohet me plan.
Sa kushton mungesa e një plani?
Nuk është thjesht çështje kohe. Është çështje humbjeje financiare:
- Klientë që largohen sepse nuk ndihen të ndjekur
- Mundësi që nuk kapen sepse je i zënë me detyra të vogla
- Gabime në deklarime që sjellin penalitete
Jepi biznesit tënd vizionin – nuk është luks, është nevojë
Të mendosh se nuk ke kohë për të bërë plan është një nga mashtrimet më të mëdha që një sipërmarrës mund t’i bëjë vetes. Në fakt, pa plan, humbet më shumë kohë, më shumë para dhe më shumë besim nga klientët.
Peter Drucker na kujton që vetëm dy gjëra e mbajnë një biznes gjallë: inovacioni dhe marketingu. Por për t’i bërë këto siç duhet, duhet hapësirë për të menduar, për të ndërtuar strategji, për të analizuar. Dhe kjo nuk ndodh nëse je në zjarr çdo ditë.
Pra, merr kohën për të planifikuar. Fillimisht vetëm 90 ditë. 3 qëllime. 3 persona përgjegjës. 1 takim në javë. 1 sistem i thjeshtë. Dhe mbi të gjitha: një mendje e qartë që e di ku po shkon.
Nëse s’je i sigurt ku ta fillosh, jemi këtu. Te AlProfit nuk ofrojmë magji – ofrojmë ndihmë reale, praktike dhe të planifikuar. Sepse më mirë 3 punë me plan, se 5 pa plan.