Një kontabilist i mirë duhet të lehtësojë barrën financiare të biznesit tuaj, por një kontabilist i papërshtatshëm mund t’ju shkaktojë kokëçarje dhe humbje.

Kontabiliteti është një shtyllë kyçe e shëndetit financiar të biznesit. Një kontabilist i mirë nuk mjaftohet vetëm me regjistrimin e faturave – ai ofron qartësi financiare, ju këshillon në përputhje me ligjin dhe ju ndihmon të merrni vendime të informuara. Por çfarë ndodh kur kontabilisti juaj nuk po i përmbush këto detyra? Shumë sipërmarrës ngurrojnë të ndërrojnë kontabilistin, edhe kur përballen me gabime të përsëritura, vonesa në komunikim apo probleme të tjera.

Në realitet, një kontabilist i dobët mund t’i kushtojë shtrenjtë biznesit tuaj – qoftë në gjoba, çështje ligjore apo mundësi të humbura për rritje. Në këtë postim do të shqyrtojmë momentet kur duhet të konsideroni ndërrimin e kontabilistit, çfarë problematikash të zakonshme hasin bizneset me kontabilistët dhe çfarë duhet të përfshijë marrëveshja me kontabilistin e ri për një bashkëpunim të suksesshëm.

Kur duhet të mendoni për ndërrimin e kontabilistit?

Ndryshimi i kontabilistit mund të jetë një vendim i madh, por shpesh i domosdoshëm kur marrëdhënia aktuale nuk funksionon. Më poshtë do të rendisim disa nga arsyet kryesore pse bizneset vendosin të ndërrojnë kontabilistin, të shoqëruara me shembuj të situatave të zakonshme nga praktika:

Komunikim i dobët dhe mungesë transparence

Nëse kontabilisti juaj është i paarritshëm kur ju nevojitet, nuk u përgjigjet pyetjeve me kohë apo përdor zhargon të pakuptueshëm, atëherë po hasni një problem serioz komunikimi. Një kontabilist i mirë duhet të jetë i qasshëm dhe i gatshëm t’ju mbajë të informuar, duke shpjeguar qartë çështjet financiare në gjuhë të thjeshtë.

Mungesa e transparencës – p.sh. kur kontabilisti nuk ju jep pasqyrë të rregullt mbi gjendjen financiare ose nuk shpjegon vendimet kontabël – mund t’ju lërë në errësirë dhe të ndikojë negativisht në vendimmarrjen tuaj. Nëse ndiheni të paqartë, të anashkaluar ose duhet “t’i nxirrni me pincë” informacionet nga kontabilisti, është një shenjë se duhet të konsideroni ndryshimin.

Gabime të përsëritura dhe gjoba tatimore

Një nga sinjalet më alarmuese është kur zbuloni gabime të shpeshta në pasqyrat financiare, deklarimet tatimore ose llogaritë tuaja. Për shembull, nëse kontabilisti gabon në kalkulimet e TVSH-së apo në plotësimin e deklaratave të tatim-fitimit, biznesi juaj mund të përballet me penalitete dhe gjoba nga autoritetet.

Nuk duhet të pranoni gabime të vazhdueshme nga një profesionist – ato tregojnë se ju duhet një kontabilist më i kujdesshëm dhe i besueshëm. Po ashtu, mospërmbushja e afateve ligjore nga kontabilisti është shumë e rrezikshme.

Për shembull në vitin 2019, afati i fundit për dorëzimin e pasqyrave vjetore financiare ishte 30 shtatori dhe rreth 5,000 biznese ende nuk i kishin dorëzuar dokumentet në kohë – një neglizhencë e tillë mund t’u sjellë atyre gjoba të konsiderueshme.

Një kontabilist i paorganizuar, që humb afate ose ngatërron dokumentet, i shton punë dhe stres të panevojshëm biznesit tuaj dhe cënon besimin tuaj. Në fakt, puna e dobët kontabël ju ekspozon ndaj gabimeve, dhe për pasojë ju mund të përballeni me kosto shtesë, penalitete dhe gjoba ligjore. Kjo është një situatë e papranueshme që kërkon zgjidhje – pra gjetjen e një kontabilisti tjetër më të saktë.

Mungesë e njohurive specifike për industrinë tuaj

Ndërsa biznesi juaj rritet ose hyn në tregje apo sektorë të rinj, nevojat tuaja financiare bëhen më komplekse. Një kontabilist duhet të jetë në gjendje të kuptojë karakteristikat e industrisë suaj. Nëse biznesi juaj ka veçori specifike (p.sh. transaksione ndërkombëtare, projekte në IT, aktivitet në sektorin e ndërtimit etj.) dhe kontabilisti aktual nuk ka përvojë ose njohuri të mjaftueshme në ato fusha, mund të hasni probleme.

Për shembull, nëse kompania juaj nis shitjet online jashtë vendit dhe kontabilisti nuk është i familjarizuar me rregullat e TVSH-së për transaksionet ndërkufitare, ka gjasa të gabojë ose të humbasë mundësi optimizimi.

Në raste të tilla, kontabilisti nuk po ecën në hap me biznesin tuaj. Në fakt, nëse biznesi juaj evoluon dhe kontabilisti nuk ka ekspertizën e duhur (për ndryshime në strukturën e kompanisë, për trajtimin e shpenzimeve specifike të sektorit, etj.), mund të jetë koha për të gjetur një profesionist me njohuri më të specializuara.

Një kontabilist i ri me eksperiencë në industrinë tuaj do të kuptojë më mirë sfidat dhe rregulloret përkatëse, duke ju mbrojtur nga gabimet për shkak të padijes.

Shërbim vetëm reaktiv, pa këshilla proaktive

Kontabilisti nuk duhet të jetë thjesht një “zjarrfikës” financiar që reagon vetëm pasi të ketë ndodhur problemi. Nëse vini re që kontabilisti juaj nuk ju ofron këshilla të vlefshme paraprake – p.sh. si të reduktoni shpenzimet, si të planifikoni pagesën e taksave apo si të përmirësoni fluksin e parave – por thjesht kryen detyrat minimale pasi ju ia kërkoni, atëherë ju mungon vlera e shtuar e vërtetë e këtij partneri.

Një kontabilist i mirë duhet të jetë proaktiv: ai/ajo identifikon trende financiare ose rreziqe të mundshme dhe ju këshillon para se situata të përkeqësohet. Për shembull, duhet t’ju kujtojë paraprakisht detyrimet tatimore që po afrojnë, t’ju propozojë masa kursimi apo të nënvizojë ndryshime ligjore që mund të ndikojnë tek ju. Nëse kontabilisti aktual gjithmonë pret deri sa problemi të dalë në sipërfaqe e pastaj nxiton ta zgjidhë, atëherë po humbisni një vlerë të madhe – këshillimin strategjik.

Në këtë rast, është e udhës të kërkoni një profesionist që e sheh “pamjen e madhe” të financave tuaja dhe ju udhëzon përpara, jo dikë që vepron vetëm me nxitjen tuaj kur zjarrfikja është e vetmja zgjidhje.

Tarifa të larta, por pa vlerë të dukshme

Kostoja për shërbimet e kontabilitetit duhet të ketë një marrëdhënie të drejtë me përfitimet që merr biznesi juaj. Nëse ndiheni se pagesat tuaja ndaj kontabilistit po rriten vazhdimisht, pa parë ndonjë përmirësim ose shërbim shtesë në këmbim, kjo është një shenjë e qartë pakënaqësie.

Disa kontabilistë mund të tarifojnë pothuajse çdo konsultim ose komunikim të vogël – për shembull, ju faturojnë edhe për një telefonatë apo email të shkurtër – gjë që mund ta bëjë bashkëpunimin frustrues dhe joefektiv.

Natyrisht, duhet të paguani për cilësinë, por tarifat e larta duhet të justifikohen me vlerë të shtuar. Nëse kjo nuk po ndodh, ia vlen të shikoni përreth për alternativa më ekonomike ose më cilësore. Si me çdo shërbim tjetër, raporti cilësi-çmim është i rëndësishëm: nëse kostoja nuk përputhet me përfitimet (p.sh. ulje taksash, shmangie gabimesh, këshilla biznesi), atëherë mbase është koha të ndryshoni kontabilistin.

Çështje besueshmërie ose integriteti profesional

Besimi është themeli i marrëdhënies suaj me kontabilistin. Ju po i besoni atij personi informacionin më delikat të biznesit – prandaj integriteti i kontabilistit duhet të jetë i padiskutueshëm. Nëse keni dyshime mbi etikën e kontabilistit – për shembull, zbuloni se ai ka fshehur një gabim serioz, ka manipuluar të dhënat financiare, ose nuk ruan konfidencialitetin e informacionit tuaj – atëherë është momenti për ta ndërprerë bashkëpunimin menjëherë.

Gjithashtu, nëse kontabilisti ju nxit të veproni në kufij të ligjit (si “lojëra” me faturat apo taksat) apo ju jep këshilla që bien ndesh me parimet tuaja të integritetit, mos e toleroni një gjë të tillë. Çdo shenjë e mungesës së etikës profesionale apo e thyerjes së besimit është alarm për t’u distancuar menjëherë prej tij. Ju meritoni një kontabilist me integritet të lartë, që vepron për interesin tuaj pa kompromise dhe sipas standardeve etike.

Çfarë duhet të përfshijë marrëveshja me kontabilistin e ri?

Pasi keni vendosur të ndërroni kontabilistin, hapi i radhës është të vendosni një kontratë të qartë bashkëpunimi me kontabilistin e ri. Një marrëveshje e shkruar jo vetëm formalizon atë për çfarë bihet dakord, por edhe vendos kufij dhe pritshmëri të kuptueshme për të dyja palët. Kjo kontratë do t’ju mbrojë nga keqkuptimet në të ardhmen dhe siguron që kontabilisti i ri ta dijë saktësisht rolin e tij. Më poshtë janë pikat kryesore që duhet të përfshihen në marrëveshjen tuaj të re:

Përshkrimi i shërbimeve dhe përgjegjësive

Detajoni qartë cilat shërbime do të ofrojë kontabilisti i ri. P.sh., a do të merret ai me mbajtjen e regjistrave ditorë, me përgatitjen e pasqyrave financiare (bilancit, pasqyrës së të ardhurave dhe shpenzimeve, etj.), me deklarimet tatimore mujore e vjetore, me procesimin e pagave dhe kontributeve, etj. Sa më i qartë dhe specifik të jetë ky përshkrim, aq më mirë – kështu të dyja palët e dinë çfarë pritet dhe shmangen keqkuptimet në vijim.

Gjithashtu, përcaktoni çfarë përgjegjësish merr përsipër kontabilisti dhe çfarë detyrimesh keni ju si klient (p.sh. detyrimin për t’i vënë në dispozicion dokumentacionin e nevojshëm në kohë). Nëse kontabilisti do të ketë edhe rol përfaqësimi ndaj organeve tatimore (p.sh. të dërgojë deklarata elektronike në emrin tuaj me prokurë ose t’ju përfaqësojë gjatë kontrolleve financiare), sigurohuni që edhe kjo të shënohet qartë në marrëveshje.

Afatet kohore dhe mënyra e raportimit

Vendosni në kontratë afatet kryesore kohore lidhur me detyrat financiare. Për shembull, përcaktoni që raportet mujore të rezultatit financiar do t’ju dërgohen brenda një date specifike çdo muaj, që deklaratat tatimore do të përgatiten e dorëzohen nga kontabilisti para afateve ligjore përkatëse, dhe që ai/ajo do t’ju njoftojë me kohë për shumën e taksave që duhet paguar. Një orar i qartë komunikimi është po ashtu i dobishëm – mund të parashikoni p.sh. takime tremujore ku rishikoni gjendjen financiare dhe diskutoni për ndonjë plan veprimi.

Duke e pasur të shkruar këtë kalendar financiar, ju siguroheni që kontabilisti të jetë i përpiktë dhe proaktiv, dhe ju vetë të jeni gjithmonë të informuar për ecurinë e punëve.

Pagesat dhe struktura e tarifave

Specifikoni saktë se si do të paguhet kontabilisti për shërbimet e tij. Do të aplikoni një tarifë fikse mujore apo pagesë sipas orëve të punës? A do të ketë pagesa shtesë për shërbime jashtë paketës standarde? Kontrata duhet të përcaktojë qartë shumën e tarifës ose mënyrën e llogaritjes së saj, si dhe intervalin e pagesave (p.sh. pagesë mujore, tremujore).

Për shembull, mund të shkruhet se “Tarifa mujore është XXX lekë, e cila mbulon mbajtjen e kontabilitetit dhe deklarimet tatimore rutinë; çdo punë shtesë (p.sh. aplikime për kredi, asistencë gjatë auditimeve të jashtme etj.) do të tarifohet veçmas sipas një norme prej XX lekë/orë”.

Përcaktoni edhe afatin e pagesës (p.sh. brenda 10 ditëve nga marrja e faturës së kontabilistit) dhe mënyrën e pagesës (bankë, cash, etj.). Kur të gjitha këto janë të shkruara qartë, shmangen debatet e mëvonshme mbi çështjet financiare midis jush dhe kontabilistit.

Konfidencialiteti dhe mbrojtja e të dhënave

Informacioni financiar i biznesit tuaj është shumë i ndjeshëm, ndaj është e domosdoshme një klauzolë konfidencialiteti në marrëveshje. Kontabilisti (dhe në përgjithësi të dyja palët) duhet të zotohen se do të ruajnë konfidencialitetin e të gjitha të dhënave dhe dokumenteve të shkëmbyera gjatë bashkëpunimit. Kjo do të thotë, për shembull, që kontabilisti nuk do të ndajë informacione rreth financave tuaja me palë të treta pa miratimin tuaj dhe se do të marrë masa për të siguruar ruajtjen e dokumenteve dhe të dhënave elektronike (p.sh. mbrojtjen e fjalëkalimeve, mos-shpërndarjen e aksesit në programet financiare me persona të paautorizuar, etj.).

Një klauzolë e tillë jo vetëm mbron biznesin tuaj nga rrjedhja e informacionit të brendshëm, por edhe i kujton kontabilistit detyrimin profesional për etikë dhe konfidencialitet në çdo kohë.

Kohëzgjatja e kontratës dhe kushtet e ndërprerjes

Përcaktoni sa zgjat bashkëpunimi dhe në çfarë kushtesh mund të përfundojë. Mund të jetë një kontratë njëvjeçare (që rinovohet automatikisht nëse palët janë dakord) apo një kontratë pa afat të caktuar. E rëndësishme është të përfshini termat se si mund të ndërpritet kontrata nga secila palë: p.sh. secila palë mund ta shkëpusë marrëveshjen duke dhënë një njoftim të shkruar 30 ditë më parë (apo 15 ditë, sipas marrëveshjes).

Gjithashtu, parashikoni rastet kur kontrata mund të prishet menjëherë – për shembull, nëse kontabilisti kryen një shkelje të rëndë ose dëmtuese (si mashtrimi, neglizhenca e skajshme, ose cenimi i konfidencialitetit), atëherë ju duhet të keni të drejtë ta ndërprisni menjëherë bashkëpunimin pa pritur afatin e njoftimit. Një klauzolë e tillë ju mbron në skenarët kur situata bëhet e papranueshme.

Së fundi, sigurohuni që kontrata të përfshijë edhe detyrimin e kontabilistit për t’ju dorëzuar dokumentacionin tuaj (libra kontabël, kopje deklaratash, çelësa elektronikë, etj.) në momentin e përfundimit të bashkëpunimit, në mënyrë që tranzicioni te kontabilisti pasardhës të jetë i rregullt.

Kualifikimet profesionale dhe standardet e punës

Një element që shpesh anashkalohet, por që është i rëndësishëm për qartësi, është përfshirja e informacionit rreth kualifikimeve të kontabilistit dhe standardeve profesionale që do të ndiqen. Nëse kontabilisti juaj i ri është p.sh. “Kontabilist i Miratuar” (titull profesional i njohur në Shqipëri) ose anëtar i një shoqate profesionale kontabël, mund ta përmendni këtë në kontratë. Gjithashtu, mund të deklarohet se kontabilisti do të punojë në përputhje me Standardet Kombëtare të Kontabilitetit dhe legjislacionin tatimor në fuqi.

Duke qenë se rregullat dhe praktikat mund të ndryshojnë sipas juridiksioneve, është e udhës të siguroheni që kontabilisti është i licencuar dhe i njohur me rregullat specifike të vendit ku operon biznesi juaj. Këto elemente rrisin besimin tuaj se po bashkëpunoni me një profesionist kompetent. Në thelb, ju doni të dini që personi që po merr në dorë financat e biznesit tuaj ka kualifikimet e nevojshme dhe do të zbatojë praktikat më të mira profesionale gjatë punës.

Çmimi i Shërbimeve sipas Vlerës: Modeli Subscription (që aplikohet në AlProfit Consult)

Nga tarifimi tradicional te qasja e re e abonimit

Prej vitesh, bizneset e shërbimeve profesionale (kontabilitet, ligj, IT, dizajn, etj.) kanë faturuar punën e tyre ose në bazë të orëve të harxhuara, ose me një çmim fiks për çdo projekt. Kjo qasje tradicionale lidh drejtpërdrejt vlerën me kohën dhe sjell pasiguri si për profesionistin, ashtu edhe për klientin. Për shembull, nëse një muaj ngarkesa është e ulët, edhe të ardhurat do të bien; nga ana tjetër, klienti kurrë nuk e di saktësisht sa do të paguajë deri në fund të muajit. Ky model i vjetër ka probleme të dukshme, sepse paguhen minutat dhe jo zgjidhjet që ofrohen.

Si funksionon modeli value pricing (abonimi mujor) në AlProfit Consult

AlProfit Consult ka përqafuar një filozofi moderne të tarifimit, duke vendosur çmimin e shërbimeve sipas vlerës që marrin klientët dhe jo sipas orëve të punës. Kjo realizohet me anë të modelit “subscription” (abonimit mujor), ku klienti paguan një shumë fikse çdo muaj dhe në këmbim merr një paketë të paracaktuar shërbimesh. Nuk ka më fatura për çdo telefonatë apo takim – gjithçka përfshihet në abonim. Një marrëveshje e qartë me pagesë të qëndrueshme mujore do të thotë se si klienti ashtu edhe ofruesi e dinë në fillim të muajit çfarë do të japin e çfarë do të marrin. Transparenca dhe qëndrueshmëria në pagesë e kthejnë një ndryshim të vogël në përfitim të madh për të dyja palët.

Në praktikë, AlProfit Consult (ashtu si një numër në rritje studiosh kontabël në Shqipëri) ofron paketa mujore të diferencuara sipas nivelit të shërbimit. Zakonisht ekzistojnë tre nivele abonimi – p.sh. Bazë, Standard dhe Premium– dhe secila paketë përfshin një gamë të caktuar shërbimesh financiare/kontabiliteti të përshtatura sipas nevojave. Klienti zgjedh paketën që i përshtatet më mirë, në vend që të vendosë thjesht “a do ta marr shërbimin, apo jo”. Kjo qasje i jep klientit zgjedhje dhe fleksibilitet, ndërsa siguron që për çdo nivel shërbimi të ketë një çmim fiks mujor.

Pse ky model është më i dobishëm për klientin?

Modeli i abonimit (value pricing) sjell një sërë përfitimesh konkrete për klientët krahasuar me faturimin tradicional për orë apo shërbim individual:

Kosto mujore e parashikueshme

Klienti e di që në fillim të muajit sa do të paguajë dhe çfarë do të marrë në këmbim, pa surpriza apo tarifa shtesë . Kjo e bën financimin më të lehtë për t’u planifikuar dhe eliminon stresin e faturave të paparashikuara në fund të muajit.

Fokus tek rezultati, jo te minuta

Në vend që të paguajë për çdo minutë të punuar, klienti paguan për zgjidhjen dhe vlerën që merr. Siç vëren edhe eksperti Ron Baker, profesionistët nuk duhet të “shesin kohën, por vlerën”, sepse klientët “nuk paguajnë për minuta – ata duan zgjidhje”. Me abonimin mujor, ofruesi përqendrohet te rezultati dhe cilësia e shërbimit, jo te numërimi i orëve.

Marrëdhënie më e fortë dhe e qëndrueshme

Duke qenë se të dyja palët kanë një marrëveshje afatgjatë me pagesë fikse, krijohet besim reciprok. Klienti ndihet i sigurt të kontaktojë konsulentin sa herë ka nevojë, pa u shqetësuar se çdo telefonatë do të ketë kosto shtesë. Në anën tjetër, edhe studioja ka të ardhura të qëndrueshme, gjë që e motivon të investojë më shumë kohë e kujdes për secilin klient. Kjo qasje redukton stresin dhe vendos një partneritet afatgjatë në vend të transaksioneve të shpeshta

Në fund të ditës, çmimi sipas vlerës i aplikuar përmes modelit subscription do të thotë më shumë vlerë për çdo euro të shpenzuar nga klienti. Ky model, tashmë i përhapur edhe globalisht (mendoni për shërbime si Netflix apo platforma të tjera abonimi ku klienti paguan një tarifë fikse për akses të vazhdueshëm), po bëhet një standard i ri edhe në Shqipëri. 

AlProfit Consult e ka bërë pjesë të filozofisë së vet këtë qasje moderne, duke u siguruar që klientët e saj të kenë qetësi financiare, shërbim të personalizuar dhe një partner të besueshëm afatgjatë në përmbushjen e nevojave të tyre financiare.

Lexo edhe  “Modeli subscription (faturimi me paketa abonimi): si funksionon, pse ndihmon dhe çfarë fitoni ju?”

Konkluzion

Ndryshimi i kontabilistit mund të duket një hap i vështirë, por në shumë raste është një investim i domosdoshëm për të mirën e biznesit tuaj. Nëse vini re shenjat e lartpërmendura të pakënaqësisë, mos hezitoni të vlerësoni opsionet e tjera – marrja e masave herët mund t’ju shpëtojë nga probleme më të mëdha në të ardhmen.

Gjithmonë kryeni verifikimet e duhura para se të angazhoni kontabilistin e ri dhe vendosni çdo gjë me shkrim në kontratë. Një bashkëpunim i ri, i ngritur mbi marrëveshje të qarta dhe besim reciprok, do t’ju ndihmojë të menaxhoni më mirë financat dhe t’i hapë rrugën një stabiliteti e rritjeje më të madhe për biznesin tuaj.