Shumë biznese të vogla e të mesme në Shqipëri ndodhen sot në një situatë paradoksale: nga njëra anë janë më të zëna se kurrë, nga ana tjetër nuk po arrijnë të ecin përpara me ritmin e duhur. Çdo ditë nis me lista detyrash dhe përfundon me email-e e telefonata të mbaruara me nxitim, por përsëri nuk ndjehet progres i vërtetë. Nëse kjo tingëllon e njohur, ndoshta është koha të pyesni veten: “A po punoj me plan, apo thjesht po i mbijetoj ditës?”. Kjo pyetje nuk është thjesht teorike – biznesi pa drejtim është si një makinë në mjegull: ka motor dhe energji, por nuk di nga shkon. Më poshtë do të shpjegojmë pse bizneset shpesh “nuk funksionojnë” pa një plan dhe si mund të përdorni parimet e metodologjisë “Traction” për t’u shkëputur nga vendnumërimi dhe për të arritur përparim të qëndrueshëm.

Pse nuk funksionon biznesi?

Kur një biznes nuk ka një plan të qartë veprimi, ai priret të bjerë pre e kaosit të përditshëm. Pa një sistem të strukturuar, puna kthehet në reagim ndaj emergjencave, jo ndjekje e një drejtimi afatgjatë Ky mungesë drejtimi sjell pasoja tipike në organizim dhe rezultatet e biznesit:

Si rezultat i këtyre problemeve, biznesi mund të ketë lëvizje (punë dhe të ardhura momentale), por nuk arrin progres të qëndrueshëm afatgjatë. Gino Wickman, autor i librit “Traction: Get a Grip on Your Business”, e shpjegon qartë: “Fokusi dhe zbatimi janë dy shtyllat e suksesit.”. Shumë sipërmarrës gabojnë duke u përpjekur të bëjnë shumë gjëra njëkohësisht pa një drejtim të qartë; për pasojë lodhen e rraskapiten, por nuk marrin rezultate reale. Bizneset e tilla përfundojnë në atë që Wickman e quan “hapësira gri” – as në krizë të plotë, por as në rritje – çdo muaj duket njësoj, pa rritje të prekshme. Në terma praktikë, pa plan nuk ka fokus, dhe pa fokus, ka vetëm zhurmë dhe kaos.

Edhe aspektet më jetike të një biznesi vuajnë nga kjo situatë. Teoricieni i menaxhimit Peter Drucker theksonte se “një biznes ka vetëm dy funksione bazë: inovacionin dhe marketingun – gjithçka tjetër është kosto”. Por këto dy funksione jetike kërkojnë kohë, analizë dhe vendimmarrje të qartë – gjëra që janë të pamundura kur ju jeni të zënë duke reaguar kuturu çdo ditë. Pa një plan, nuk ka hapësirë mendore për inovacion apo strategji marketingu; gjithçka zhytet në “zhurmën” e rutinës pa drejtim.

Lexo edhe: A po punon biznesi yt pa plan? Ja si ta kuptosh – dhe çfarë të bësh sot ?

Çfarë është metodologjia “Traction” dhe si ndihmon?

Për të dalë nga ky qorrsokak operativ, na vjen në ndihmë një qasje e strukturuar e planifikimit. Një prej modeleve më të njohura praktike është Entrepreneurial Operating System (EOS), i përshkruar nga Gino Wickman në librin “Traction”. Kjo metodologji është projektuar posaçërisht për bizneset e vogla dhe të mesme, dhe thelbi i saj është krijimi i fokusit dhe disiplinës në ekzekutim.

Sipas modelit EOS, çdo biznes duhet të ketë një plan 90-ditor me objektiva të qarta e të matshme. Nuk flasim për plane biznesi voluminoze me dhjetëra faqe teorike, por për një plan praktik, që mund të përmblidhet në një fletë A4. Në atë letër përcaktohen 3 deri në 7 qëllimet kryesore për tremujorin, secilit i vendoset një përgjegjës (emri i personit) dhe një afat, dhe për secilin përcaktohet mënyra se si do të matet rezultati. Kjo periudhë 90-ditore nuk është e rastësishme: është mjaftueshëm e gjatë për të realizuar diçka domethënëse, por mjaftueshëm e shkurtër për të mbajtur ekipin të fokusuar dhe urgjencën të gjallë.

Traction (që në shqip mund të përkthehet si “tërheqje” ) nënkupton pikërisht marrjen e kontrollit të biznesit dhe lëvizjen përpara. Parimi kryesor është: më mirë të ndjekësh pak gjëra me plan sesa shumë gjëra pa plan. Kur zbatojmë këtë teori në praktikë, fokusojmë energjinë e ekipit vetëm tek gjërat që kanë më shumë rëndësi, dhe krijojmë një sistem llogaridhënieje që siguron se ato gjëra bëhen realitet.

Me pak fjalë, “Traction” i jep biznesit një strukturë ku secili e di ku po shkon dhe si do të arrijë aty – duke e nxjerrë atë nga mjegulla e rutinës kaotike.

Në terma praktikë, EOS/Traction sugjeron ngritjen e disa proceseve bazë në kompaninë tuaj:

• Vendosni disa objektiva kryesorë periodikë (zakonisht tremujorë) dhe komunikojini ato qartë ekipit.
• Matni rregullisht progresin drejt atyre objektivave (p.sh. me indikatorë javorë/mujorë).
• Mbani takime të rregullta dhe efikase me ekipin për të shqyrtuar përparimin dhe pengesat.
• Caktoni përgjegjësi të qarta individuale për çdo objektiv apo fushë kyçe.
• Dokumentoni proceset tuaja kryesore të punës, që mënyra e operimit të jetë e njëjtë dhe e qartë për të gjithë.

Këto elementë krijojnë një sistem të thjeshtë, por të strukturuar, i cili i jep fund punës kaotike “sipërfaqësore” dhe e zëvendëson me një punë me drejtim. Përfitimet e kësaj qasjeje shfaqen shpejt: ekipi di ku të përqendrohet, moralin rritet sepse arrijnë të shohin progresin, vendimet merren mbi bazë faktesh dhe rezultateve, dhe në fund të ditës pasqyrohet edhe në bilancin financiar të biznesit.

Si të ndërtojmë një plan 90-ditor që funksionon

Le të shohim tani hapat konkretë për të zbatuar një plan tremujor sipas parimeve të “Traction”. Ky është një proces që mund ta nisni menjëherë, edhe nëse mendoni se keni pak kohë në dispozicion:

Përcaktoni objektiva konkrete (3-7 objektiva)

Zgjidhni deri në 3-7 qëllime kryesore për biznesin tuaj në 90 ditët e ardhshme (nëse provoni të ndiqni 20 objektiva përnjëherë, në fakt nuk do të arrini asnjë). Sigurohuni që këto objektiva të jenë specifikë dhe të matshëm. Shmangni formulimet abstrakte; përcaktoni shifra ose rezultate të qarta. Për shembull: mund të vendosni objektiva si “rritja e xhiros me 10% përmes klientëve ekzistues”, “të gjitha faturat të arkëtohen brenda 30 ditëve”, ose “krijimi i një raporti javor të shpenzimeve dhe të ardhurave”. Këto janë të kuptueshme, të matshme, dhe direkt të lidhura me suksesin e biznesit.

Caktoni takime javore të shkurtra për progresin

Futeni në rutinë një takim të përjavshëm (p.sh. çdo të hënë në mëngjes, 30 minuta) ku ekipi diskuton ecurinë. Këto takime duhet të jenë të fokusuara vetëm te plani 90-ditor, jo te problemet e reja ad-hoc. Gjatë çdo takimi javor, adresoni tri pyetje kryesore: Çfarë u bë javën që shkoi? Çfarë nuk u arrit të bëhej? Ku jemi në raport me objektivat e tremujorit? Kjo strukturë e thjeshtë mban të gjithë në llogaridhënie: sukseset festohen, problemet identifikohen herët dhe zgjidhen përpara se të grumbullohen.

Matni gjithçka me të dhëna, jo me përshtypje

Vendosni indikatorë numerikë për secilin objektiv dhe ndiqini ato rregullisht. Mos u mjaftoni me përshtypjen se “po na ecën mirë marketingu”; definoni metrikat e suksesit. Për shembull: në vend që të thoni thjesht se keni më shumë interesim nga klientët, shënoni sa kontakte të rinj keni pasur këtë muaj dhe sa prej tyre u konvertuan në klientë pagues. Një deklaratë e saktë do ishte: “Kemi pasur 22 kontakte të reja këtë muaj, prej të cilëve 6 janë kthyer në klientë.”Kjo qasje e bazuar në shifra ju ndihmon të kuptoni realisht ku po shkoni dhe çfarë strategjie po funksionon.

Fokusohuni vetëm te prioritetet kyçe

Siç u përmend, zgjidhni pak gjëra, por që i bëni mirë. Kur dalin ide ose kërkesa të reja gjatë tremujorit, kini disiplinën t’i vlerësoni: a janë më të rëndësishme se objektivat aktualë? Nëse jo, regjistrojini diku për t’u trajtuar në planifikimin e ardhshëm dhe mos e shpërqendroni ekipin tani. Kjo nuk do të thotë të jeni të ngurtë ndaj ndryshimeve, por të mbroni fokusin nga shpërndarja në shumë drejtime. Mbani mend thënien e Wickman: “Më mirë pak, por të zbatuara”.

Caktoni përgjegjësi të qarta individuale

Për çdo objektiv apo projekt, përcaktojeni një person përgjegjës kryesor. Kjo nuk do të thotë që vetëm ai person do ta bëjë gjithë punën, por ai/ajo do të jetë “pronari” i asaj detyre – do të sigurohet që puna ecën dhe do të raportojë mbi ecurinë. Duke pasur një emër të lidhur me çdo objektiv, askush nuk mund të thotë “nuk ishte detyra ime”. Kjo e rrit ndjeshëm llogaridhënien brenda ekipit. Çdo anëtar i ekipit e di rolin e vet dhe çfarë pritet prej tij. Në takimet javore, përgjegjësi i secilit objektiv mund të japë llogari për progresin ose të kërkojë ndihmë nëse ka pengesa.

Duke ndjekur këto hapa, ju praktikisht po instaloni “sistemin operativ” të biznesit tuaj – një mënyrë pune ku çdo 90 ditë ribëhet rifreskimi i prioriteteve, dhe çdo javë sigurohet që jeni në kursin e duhur. Kjo metodë e thjeshtë ju ndihmon të dilni nga cikli i emergjencave të përditshme dhe të kaloni në një cikël planifikimi dhe ekzekutimi të qëndrueshëm.

Shembuj praktikë: nga teoria në zbatim

Të flasim në konkretisht se si kjo qasje sjell rezultat. Më poshtë janë dy shembuj – një nga përvoja me një klient, dhe tjetri nga vetë organizimi i AlProfit – që ilustrojnë fuqinë e një plani të thjeshtë, por të zbatuar mirë.

Rasti i një kompanie shërbimesh – zgjidhja e problemit të arkëtimeve

Një nga klientët tanë, një biznes shërbimesh me 6 punonjës, po haste vështirësi të vazhdueshme me mungesën e parasë “cash” në arkë. Ata ishin të zënë me shumë punë e shumë klientë, por në fund të çdo muaji stresoheshin për pagesat – shpesh shtrohej pyetja në ankth: “Do ta paguajmë dot qiranë këtë muaj, apo do vonohemi?”. Problemi i vërtetë doli në pah kur analizuan situatën: nuk kishin një sistem për ndjekjen e pagesave. Faturat u dërgoheshin klientëve, por askush nuk merrej posaçërisht me ndjekjen e tyre pas dërgimit – pra, s’kishte as plan, as përgjegjës për arkëtimet.

Zbatimi i parimeve të planifikimit 90-ditor dhe llogaridhënies e ndryshoi rrënjësisht këtë situatë. Ja çfarë bëmë konkretisht:

Caktuam një përgjegjës vetëm për ndjekjen e arkëtimeve – një person i ekipit mori rolin që çdo javë të kontrollonte cilat fatura ishin ende të papaguara dhe të njoftonte klientët.

Krijuam një raport të thjeshtë javor me të gjitha faturat e papaguara dhe statusin e tyre – ky raport përditësohej çdo javë dhe shpërndahej te drejtuesit.

Implementuam një sistem automatik kujtesash për klientët – përmes softuerit të faturimit, klientët merrnin automatikisht email kujtues pak para dhe pas afatit të pagesës, çka e hoqi barrën nga stafi për t’u kujtuar manualisht.

Rezultati? Brenda pak javësh, pagesat filluan të realizoheshin më shpejt, fluksi i parasë u përmirësua ndjeshëm dhe kompania po kursente mbi 30 orë pune në muaj që më parë humbeshin duke ndjekur fatura vonesë. Tashmë, stafi mund ta përdorte atë kohë të liruar për t’iu shërbyer më mirë klientëve ose për projekte të reja, në vend që të merrej me kërkesa të panumërta për pagesa. Më e rëndësishmja, pronari fitoi qetësi mendore – e dinte se dikush po kujdesej vazhdimisht për arkëtimet dhe se problemet financiare po viheshin nën kontroll me një sistem të thjeshtë planifikimi e raportimi.

Ky shembull tregon se shpesh problemet kronike në biznes (si mungesa e parasë, vonesa në pagesa, etj.) nuk zgjidhen vetëm duke punuar më shumë, por duke vendosur një plan, një proces dhe një përgjegjës. Një ndryshim i vogël organizativ – në këtë rast, fokusimi për 90 ditë te rregullimi i arkëtimeve – solli përmirësim të matshëm financiar dhe kursim kohe pa pasur nevojë të shtohej asnjë punonjës i ri.

Zbatimi i metodës “Traction” në vetë AlProfit

Edhe ne tek AlProfit kemi kaluar nëpër sfidat e rritjes së biznesit pa humbur fokusin, ndaj kemi zbatuar parimet e Traction/EOS në organizimin tonë të brendshëm. Si një kompani konsulence në zgjerim, ne kuptuam se për të shërbyer më mirë klientët tanë, duhej së pari të vendosnim rregull në shtëpinë tonë. Kjo nënkuptonte qartësimin e strukturës së brendshme, proceseve dhe objektivave, që i gjithë ekipi të lëvizte në të njëjtin drejtim.

Si hap i parë, hartuam një grafik të përgjegjësive (accountability chart) për kompaninë – një dokument që përshkruan organizimin e zyrës së AlProfit dhe cakton përgjegjësitë kryesore për secilin rol. Çdo anëtar i ekipit e di tashmë qartë cili është funksioni i tij/saj dhe për çfarë mban përgjegjësi. Kjo ka reduktuar situatat konfuzive ku detyrat binin “midis detyrave” ose ku dikush mendonte se një punë do ta bënte dikush tjetër. Qartësia në role na ka ndihmuar të punojmë më mirë së bashku si ekip, pasi secili e di kontributin e vet dhe njëkohësisht mund të ofrojë ndihmë aty ku shikon se diçka po ngec (një nga vlerat tona themelore tek AlProfit është pikërisht “Ndihmo në fillim” – të jemi proaktivë në mbështetjen e njëri-tjetrit).

Së dyti, nisëm dokumentimin e çdo elementi të rëndësishëm të organizimit dhe mënyrës sonë të menaxhimit. Praktikisht, po krijojmë një manual operativ të brendshëm, ku përshkruajmë procedurat kryesore, politikat dhe metodat e punës që përdorim. Ky manual nuk është thjesht një dokument statik, por një sistem menaxhimi i gjallë që e përmirësojmë vazhdimisht me kontributin e gjithë ekipit. Duke e integruar këtë njohuri në një platformë të përbashkët (ne po e implementojmë në modulin Knowledge të sistemit tonë ERP, Odoo), i gjithë ekipi do të ketë akses të vazhdueshëm në informacionin e përditësuar. Kjo mënyrë pune do të sigurojë, edhe kur shtohen anëtarë të rinj në ekip ose kur dikush mungon, proceset vijojnë normalisht, sepse janë të dokumentuara dhe të qarta për t’u ndjekur nga të tjerët.

Gjithashtu, kemi përqafuar ciklin e planifikimit tremujor dhe takimeve periodike. Çdo tremujor vendosim një numër të vogël objektivash kyç për AlProfit (p.sh. zhvillimin e një shërbimi të ri, arritjen e një targeti në numrin e klientëve, përmirësimin e një procesi të brendshëm, etj.) dhe i ndajmë ato si “Rocks” (gurë themeli) për ekipin tonë. Për secilin caktohet një përgjegjës dhe çdo javë, në takimin e brendshëm, rishikojmë progresin: çfarë u arrit javën e kaluar, ku kemi pengesa dhe çfarë duhet adresuar. Këto takime na kanë ndihmuar të korrigjojmë kursin në kohë reale – në vend që të zbulojmë pas disa muajsh se diçka nuk shkoi mirë, ne e kapim brenda javës dhe marrim masat e duhura. Si rezultat, kemi parë përmirësime të prekshme: projektet e brendshme nuk shtyhen më pafund, komunikimi mes departamenteve është forcuar dhe mund të kapërcejmë më shpejt pengesat që dikur na merrnin kohë dhe energji të tepërt.

Sot mund të themi se zbatimi i kësaj qasjeje na ka ndihmuar të rritemi më të strukturuar. Përfitimet ndihen në disa plane: Ekipi ka moral më të lartë sepse sheh rezultate dhe e di çfarë synon; cilësia e vendimeve është rritur sepse bazohen në të dhëna e diskutime të mirëfillta, jo në nxitim; dhe performanca financiare e operacionale është përmirësuar, pasi projektet dhe klientët menaxhohen me më shumë rigorozitet. Sigurisht, rrugës kemi mësuar se kjo është një praktikë e vazhdueshme – duhet disiplinë që çdo 90 ditë të rivendosësh objektivat dhe çdo javë të mbash atë ritëm takimesh e raportimesh. Por pikërisht kjo disiplinë e thjeshtë na lejon të jemi fleksibël e kreativë kur duhet, sepse kemi një strukturë bazë ku mbështetemi.

Përfundim: Merrni kohë për të planifikuar, është investimi më i mirë

Mund t’ju duket sikur s’keni kohë të planifikoni, kur jeni të zënë duke reaguar ndaj problemeve të përditshme. Por “s’kam kohë për plan” është një nga mashtrimet më të mëdha që mund t’i bëjë vetes një sipërmarrës. Pa plan, ju në fakt po humbisni më shumë kohë (dhe para), sepse energjia juaj shpërdorohet pa drejtim dhe gabimet apo mundësitë e humbura ju kushtojnë shtrenjtë. Të planifikosh nuk është luks – është një nevojë thelbësore për të pasur një biznes të shëndetshëm.

Lajmi i mirë është se nuk keni nevojë për ndonjë strategji komplekse shumëvjeçare për të filluar. Filloni thjesht: 90 ditë, 3 qëllime kryesore, 3 persona përgjegjës, 1 takim në javë, 1 sistem i thjeshtë matjeje. Kjo qasje minimale mund të sjellë maksimumin e qartësisë në biznesin tuaj. Do të habiteni sesi ky ritual tremujor e javor do të krijojë një ritëm të ri pune ku secili e di se ku po shkon kompania dhe çfarë duhet bërë më pas.

Nëse nuk jeni të sigurt nga t’ia filloni, kërkoni ndihmë ose këshillim. Te AlProfit ne besojmë tek ndihma praktike dhe e planifikuar, jo tek “magjia”. Me eksperiencën tonë, ju ndihmojmë të vini rregull dhe prioritet në biznesin tuaj – në fund të fundit, më mirë 3 punë me plan, se sa 5 punë pa plan. Duke vënë në zbatim parimet e “Traction”, biznesi juaj do të fillojë të ecë përpara me qëndrueshmëri, dhe ju do të keni më në fund timonin në duart tuaja për t’i dhënë drejtimin e duhur.