La dichiarazione relativa al titolare effettivo viene effettuata online su e-Albania, a titolo gratuito. Per le nuove imprese, viene compilata contestualmente alla registrazione della società, utilizzando lo stesso modulo. Le organizzazioni senza scopo di lucro e gli enti con proprietà indiretta, a seguito di un rifiuto, devono presentarla come domanda separata entro 40 giorni. La compilazione del modulo richiede circa 15 minuti e la QKB emette una decisione entro due giorni lavorativi.
L’errore che riscontriamo più spesso nelle nuove imprese è la convinzione che la registrazione della società garantisca automaticamente la copertura del titolare effettivo in ogni caso. Ciò vale solo per la titolarità diretta. Quando dietro alla società si trova un’altra società, o quando l’entità è una ONG, la dichiarazione richiede azioni specifiche, documentazione di supporto e decorre il termine per l’adempimento. Le sanzioni vanno da 50.000 a 600.000 lekë e comportano la sospensione di tutti i servizi presso la QKB.
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La domanda viene presentata dalla persona autorizzata a rappresentare l'ente dichiarante, di norma il rappresentante legale (amministratore), effettuando l'accesso a e-Albania. Se la richiesta viene presentata da un terzo, è necessaria una procura speciale autenticata da un notaio, proprio come per la registrazione della società.
La firma elettronica avanzata è obbligatoria. Senza di essa, il modulo non può essere firmato e la domanda non verrà inviata. Prima di iniziare a compilare il modulo, procurati un certificato qualificato tramite il servizio e-Albania competente.
Prima di aprire il modulo, devi sapere esattamente chi dichiarerai: chi possiede il 25% o più, direttamente o tramite altre società, e con quale documento lo dimostrerai. Se hai dei dubbi, chiariscili prima di presentare la domanda, poiché una dichiarazione errata comporterà la sospensione o il rigetto della stessa.
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I termini sono stabiliti dall'articolo 5, paragrafo 3, del Legge n. 112/2020, e successive modifiche.
La dichiarazione viene presentata contestualmente alla domanda di iscrizione della società, utilizzando un unico modulo. Per le società a proprietà diretta non è richiesta alcuna ulteriore azione: una volta approvata l’iscrizione della società, vengono registrati anche i titolari effettivi.
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Se la domanda simultanea viene respinta, i titolari indiretti hanno 40 giorni di calendario dalla data del rifiuto per completare la registrazione dei titolari effettivi.
Le ONG devono completare la registrazione iniziale entro 40 giorni di calendario dalla data di registrazione come persona giuridica.
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I documenti caricati dal richiedente (Capitolo III del Decreto governativo n. 1088/2020):
✔ Documentazione che attesti il codice NUIS e la denominazione dell’ente, con indicazione della data di registrazione (non valida in caso di registrazione simultanea, poiché l’ente non dispone ancora di un codice NUIS)
✔ Documentazione che attesti i dati identificativi del titolare effettivo
✔ Documentazione rilasciata dall’autorità di registrazione che attesti la titolarità di almeno 25%, indicante la data di designazione come titolare effettivo.
✔ In caso di proprietà indiretta: i documenti di ciascuna persona giuridica intermediaria nella catena.
✔ Dichiarazione del rappresentante legale, solo nel caso in cui una persona fisica non sia identificata con il codice 25% o superiore.
✔ Qualsiasi altro documento che attesti l'identità, qualora non rientri tra quelli sopra indicati.
Nota: il documento NUIS e il documento che attesta la proprietà devono essere stati redatti nei 90 giorni di calendario precedenti la data di presentazione della domanda. Un estratto non aggiornato è uno dei motivi più comuni di sospensione.
I documenti devono essere leggibili, privi di correzioni non verificate e redatti in lingua albanese. I documenti provenienti da giurisdizioni straniere devono essere accompagnati da una traduzione certificata ed essere legalizzati o muniti di apostille. Secondo le istruzioni della QKB, i documenti provenienti da Ungheria, Repubblica Ceca, Romania, Russia, Slovacchia, Bulgaria e Kosovo sono esenti dalla legalizzazione.
Per le nuove imprese, la dichiarazione è parte integrante del modulo di registrazione contestuale (servizio per le società a responsabilità limitata e altre forme societarie, per SH.A., per filiali e uffici di rappresentanza). Negli altri casi, si ricorre al servizio speciale “".“Domanda di iscrizione iniziale nel Registro dei titolari effettivi“.
Una volta identificato e selezionato il servizio, il sistema apre il fascicolo elettronico relativo al numero di pratica e recupera automaticamente i dati dell’entità (NUIS, denominazione, forma giuridica, rappresentante legale). Il modulo viene compilato separatamente per ciascun titolare effettivo, con i seguenti campi:
Selezionare "Cittadino albanese", "Cittadino straniero" o "Rifugiato/Apolide" e il tipo di documento. Per i cittadini albanesi è sufficiente il NID: il nome, il cognome e la data di nascita vengono inseriti automaticamente. Per gli stranieri vengono aggiunti il numero di passaporto, lo Stato di rilascio e le date di rilascio e di scadenza.
Per gli albanesi, l'indirizzo di residenza; per gli stranieri, l'indirizzo di residenza permanente, compresi il distretto, il comune e la via.
Si parla di partecipazione diretta quando la persona fisica detiene direttamente le azioni, e di partecipazione indiretta quando le detiene tramite un’altra società. In caso di partecipazione indiretta, clicca su “Aggiungi persona” e inserisci i dati di ciascuna persona giuridica intermediaria nella catena fino alla persona fisica, sulla base della documentazione di supporto.
Di norma, “Titolare di quote/azioni”. Quando una persona fisica effettua la registrazione in base al controllo senza titolarità, viene selezionata l’opzione corrispondente e viene allegata la dichiarazione del rappresentante legale.
La data in cui la persona fisica è diventata titolare effettivo. Per le società di nuova costituzione, si tratta solitamente della data di costituzione. Tale data deve corrispondere a quella riportata nel documento rilasciato dall’autorità di registrazione.
La percentuale esatta è fissata, sempre pari o superiore a 25%. Nel caso di quattro soci con quote uguali, a ciascuno vengono assegnati 25%.
Una volta completata la compilazione, i documenti (PDF) vengono caricati, il modulo viene firmato elettronicamente e inviato. Il sistema ti invia via e-mail una copia del modulo e lo stato della richiesta. Indicare poi il numero del fascicolo..
Costo: gratuito. Tempo necessario: circa 15 minuti, se si dispone dei documenti richiesti. Decisione di QKB: entro 2 giorni lavorativi.
Se, dopo aver esaurito ogni mezzo, l’entità non è in grado di identificare alcun soggetto con una quota di partecipazione pari o superiore a 25% e non sussistono motivi di sospetto, viene registrato come titolare effettivo il soggetto che determina le decisioni dell’entità o controlla la nomina e la revoca della maggioranza dei suoi organi direttivi. Se anche quest’ultimo non può essere identificato, viene indicato l’amministratore di più alto livello (Sezione III, lettere da d a e, del Decreto governativo n. 1088/2020).
In entrambi i casi, la domanda deve essere corredata di una dichiarazione scritta firmata dal rappresentante legale, che descriva in modo preciso le misure adottate per identificare la persona e i motivi per cui è stata registrata in tale veste. La dichiarazione deve essere stata redatta entro lo stesso termine di 90 giorni previsto per gli altri documenti.
Scarica: Modello di dichiarazione per l'identificazione del titolare effettivo.
AlProfit Consult redige la dichiarazione e prepara l'intero fascicolo nell'ambito di il nostro servizio di registrazione iniziale delle imprese.
Per le richieste speciali, il funzionario autorizzato del QKB decide, entro due giorni lavorativi dalla presentazione della richiesta: di approvarla; di sospenderla, concedendo al richiedente 30 giorni di calendario per sanire le carenze; oppure di respingerla qualora i dati richiesti differiscano da quelli registrabili ai sensi di legge.
Per la registrazione simultanea, la procedura è più rapida e rigorosa: la sospensione interviene entro un giorno lavorativo e blocca anche la procedura di registrazione della società stessa. Per i soggetti con titolarità diretta, la mancata correzione delle irregolarità comporta il rifiuto definitivo della registrazione della società. In altre parole, una dichiarazione falsa relativa al titolare effettivo può impedirti di avviare la tua attività.
Se le irregolarità vengono sanate entro il termine previsto, la registrazione viene approvata e recà la data della domanda originaria, per cui non si considera che il termine di legge sia stato superato. A seguito di un rifiuto è possibile presentare una nuova domanda, ma questa non esonera il richiedente dal pagamento delle sanzioni relative ai termini scaduti.
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Le decisioni vengono notificate tramite pubblicazione nel registro e tramite e-mail alla persona autorizzata. Prima di presentare ricorso, è possibile contattare il Dipartimento Informazioni e Assistenza del QKB per chiarire i motivi. Il ricorso amministrativo deve essere presentato al direttore della QKB entro 30 giorni di calendario dalla pubblicazione della decisione (articolo 11 della legge) ed è possibile impugnare tale decisione dinanzi al tribunale amministrativo.
Ogni volta che si verifica un cambiamento fiscale o finanziario che riguarda la tua attività, ti avvisiamo immediatamente via e-mail fornendoti una spiegazione chiara.
Invia notifiche gratuitamenteArticolo 13 del Legge n. 112/2020, modificata dalla legge n. 6/2022, prevede le seguenti sanzioni pecuniarie:
A parte la sanzione, fino al suo pagamento e al completamento della registrazione, il QKB non fornisce altri servizi all’entità, ad eccezione della modifica del suo rappresentante legale, e lo stato dell’entità viene modificato da “attivo” a “sospeso”. In pratica, ciò blocca qualsiasi operazione, dal cambio di sede alla distribuzione dei dividendi.
La sanzione è inflitta dall'autorità competente del QKB ed è impugnabile direttamente dinanzi al tribunale amministrativo.
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QKB offre tre strumenti online:
Il nostro consiglio pratico: verifica oggi stesso la tua entità nel registro pubblico. Ci vogliono due minuti e scoprirai immediatamente se hai qualche obbligo non adempiuto.
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No. In caso di proprietà diretta, la dichiarazione viene presentata contestualmente alla registrazione della società, utilizzando lo stesso modulo. È possibile verificarlo tramite la ricerca pubblica nell’RPP.
Sì, ma è necessaria una procura specifica autenticata da un notaio, anche se il richiedente è un cittadino albanese.
Si tratta di una titolarità indiretta. È necessario dichiarare l’intera catena di titolarità fino al soggetto che detiene il 25% o più, allegando per ogni anello della catena la documentazione giustificativa rilasciata dall’autorità di registrazione. Se la domanda congiunta viene respinta, si hanno a disposizione 40 giorni dalla data del rifiuto per effettuare la registrazione.
Per i soggetti con partecipazione diretta, i dati sono stati trasferiti automaticamente dalla QKB entro giugno 2022 e l’obbligo si considera adempiuto, con il diritto a un aggiornamento senza sanzioni per la prima richiesta. I soggetti con partecipazione indiretta e le ONG erano tenuti a registrarsi entro il 30 giugno 2022; se non lo avete ancora fatto, l’obbligo rimane in vigore e sarà applicata una sanzione di 400.000 lekë, unitamente alla sospensione del servizio, fino al completamento della registrazione. Le vecchie multe non pagate sono state condonate 100% dalla Legge n. 6/2022, mentre quelle già pagate saranno rimborsate secondo Decreto governativo n. 739/2022.
La richiesta su e-Albania è gratuita, sia in caso di registrazione simultanea che separata. Le tariffe si applicano solo agli estratti scritti e alle informazioni non di dominio pubblico., in conformità con il decreto n. 25/2021.
Sono accessibili al pubblico il nome e il cognome, la nazionalità, l’anno e il mese di nascita, la data di designazione come titolare effettivo, nonché la tipologia e la percentuale di partecipazione. Gli altri dati sono accessibili solo alle autorità competenti o a soggetti che dimostrino un interesse legittimo.
Legge n. 112/2020 “Sul registro dei titolari effettivi”“, come modificato da Legge n. 12/2021 e Legge n. 6/2022.
Prodotto minimo funzionante N. 1088, del 24.12.2020, come modificato dal decreto n. 273/2021 e dal decreto n. 328/2022
Prodotto minimo funzionante N. 739, del 23 novembre 2022 “Per le procedure relative al rimborso delle spese amministrative oggetto di esenzione”
L'Ordine N. 25, del 3 febbraio 2021 “Per l’approvazione delle tariffe relative al rilascio di estratti”
Contatti QKB: [email protected] · +355 42 250 066 · qkb.gov.al
Indirizzo: Boulevard Jeanne d'Arc, Immobile n. 33, Casa dei Soldati, Tirana
Fonte: Centro Nazionale per le Imprese.
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