Nëse je sipërmarrës dhe po rrit biznesin tënd, me shumë mundësi ke pasur këtë dilemë: a duhet të punësoj një ekonomist me kohë të plotë apo të bashkëpunoj me një zyrë konsulence të jashtme?
Kjo pyetje nuk ka një përgjigje të vetme, por ka disa situata konkrete ku një ekonomist i jashtëm është zgjidhja më e mençur. Le ta shpjegojmë pse.
Shërbimet që çdo biznes ka nevojë t’i ketë të garantuara
Edhe një biznes i vogël që ka kaluar fazën fillestare të regjistrimit përballet me një seri të detyrimeve ligjore dhe tatimore. Këtu përfshihen deklaratat e TVSH-së, tatimit mbi fitimin, tatimit në burim, sigurimet shoqërore dhe shëndetësore për të gjithë punonjësit, dhe dokumentacioni i qirasë apo i të ardhurave të tjera që biznesi realizon. Të gjitha këto janë të detyrueshme dhe me afate të qarta që, nëse nuk respektohen, sjellin penalitete.
Çdo biznes i regjistruar është i detyruar të përgatisë dhe të dorëzojë pasqyrat financiare vjetore: bilancin, pasqyrën e të ardhurave, pasqyrën e fluksit të parasë dhe shënimet shpjeguese. Për më tepër, bizneset që duan të marrin kredi ose të aplikojnë për projekte zhvillimi, fonde apo partneritete, duhet të kenë dokumentacion të saktë financiar dhe histori të pastër tatimore.
Një tjetër aspekt që shpesh anashkalohet është ndihma në proceset e tjera administrative.
Për shembull, ndryshimet në Qendrën Kombëtare të Biznesit (si shtimi i ortakëve, ndryshimi i emrit të firmës apo i selisë), aplikimet për licenca në e-Albania apo dokumentacioni për punësim të të huajve, janë të gjitha procese që kërkojnë saktësi ligjore dhe eksperiencë praktike. Nëse nuk ke dikë që e njeh këtë sistem, një veprim i thjeshtë mund të kthehet në një vonesë apo gabim të kushtueshëm.
Pse një ekonomist i jashtëm është shpesh zgjidhja më e mirë?
Për një biznes të vogël apo të mesëm, është shumë më e leverdisshme të bashkëpunojë me një zyrë të jashtme kontabiliteti sesa të punësojë një ekonomist të brendshëm me kohë të plotë. Ky bashkëpunim nuk është vetëm çështje kostoje, por edhe cilësie dhe fleksibiliteti në shërbim.
Në aspektin financiar, kostoja mujore e një ekonomisti të brendshëm është shumë më e lartë se sa duket në pamje të parë. Paga mujore bruto mund të jetë të paktën 80,000 Lekë, por kur i shtojmë kontributet e punëdhënësit (afërsisht 16,300 Lekë), koston e hapësirës së zyrës, kompjuterin, printerin, aksesin në softuer kontabël, shpenzimet për internet dhe mirëmbajtje, vlera e përgjithshme kalon 110,000 Lekë në muaj. Dhe këtu nuk përfshihen pushimet vjetore, mungesat e mundshme apo trajnimet periodike që ky punonjës ka nevojë të ndjekë për të qëndruar në përputhje me ndryshimet ligjore.
Nga ana tjetër, një zyrë si AlProfit Consult ofron një ekip të tërë me njohuri të thelluara në fusha të ndryshme të kontabilitetit, tatimeve dhe konsulencës financiare. Bashkëpunimi me një zyrë të jashtme të jep mundësi që të punosh jo vetëm me një individ, por të jep qasje në një sistem pune të strukturuar të një ekipi: me kontrolle të dyfishta, protokolle të qarta dhe kapacitet për të përballuar ngarkesat sezonale. Kështu sigurohesh që dokumentet janë përgatitur saktë dhe në kohë, edhe nëse një person është me pushime apo jashtë zyre.
Një tjetër përparësi është fleksibiliteti. Në periudha me volum të ulët pune, nuk je i detyruar të mbash të njëjtën ngarkesë financiare. Mund të kërkosh vetëm shërbimet që të duhen dhe të paguash vetëm për ato. Gjithashtu, nëse ke nevojë për ndihmë në një rast të jashtëzakonshëm – si kontroll tatimor, auditim apo aplikim për financim – një zyrë konsulence ka kapacitetin të të mobilizojë më shumë njerëz për të të ndihmuar në kohë.
Po një ekonomist i brendshëm? Kur ka kuptim?
Ekzistojnë edhe raste kur një punonjës me kohë të plotë brenda zyrës është zgjidhja më e përshtatshme. Kjo ndodh zakonisht tek bizneset me fluks shumë të lartë veprimesh financiare të përditshme – si prodhuesit me shumë punonjës, kompanitë që kanë transaksione të vazhdueshme bankare, pagesa të shpeshta dhe shumë burime të të ardhurave dhe shpenzimeve.
Për shembull, një fabrikë me mbi 50 punonjës dhe mbi 100,000 euro qarkullim në muaj, ka jo vetëm nevojë për ndjekje të dokumentacionit tatimor, por edhe për mbikëqyrje të përditshme të arkës, inventarit, pagesave të punonjësve dhe ndonjëherë për ekzekutimin e detyrave që kërkojnë praninë fizike. Në këto raste, vendimmarrja është më e shpejtë kur ka një person të dedikuar në zyrë, që ndjek me kohë reale çdo kërkesë të drejtuesve.
Gjithsesi, edhe në këto kushte, nuk përjashtohet bashkëpunimi me një zyrë konsulence për çështje më të mëdha: përgatitjen e pasqyrave vjetore, raportet për bankat, ndihmën për strukturimin e çmimeve, planifikimin financiar dhe interpretimin ligjor të ndryshimeve të fundit në legjislacion.
Shpesh ndodh që edhe ekonomistët e brendshëm konsultohen me një zyrë të jashtme për të verifikuar qasjen e duhur, për të kërkuar ndihmë në përgatitjen e pasqyrave, apo thjesht për të pasur një palë të dytë që kontrollon gjithçka përpara dorëzimit.
Dy shembuj konkretë për ta bërë më të qartë
Shembulli 1
Një kompani IT me 12 punonjës dhe qarkullim mujor rreth 1.2 milionë lekë kishte nevojë për një strukturë financiare më të organizuar. Pronari i saj kishte dy mundësi: të punësonte një ekonomist për 80,000 Lekë në muaj + kostot shtesë që arrinin mbi 110,000 Lekë/muaj, ose të bashkëpunonte me një zyrë si AlProfit Consult për një çmim 65,000 Lekë/muaj (paketa Standart për këtë klient).
Zgjodhi të dytën dhe përfitoi më shumë se thjesht një kontabilist. Gjatë vitit të parë të bashkëpunimit, kompania mori asistencë për përgatitjen e pasqyrave, optimizimin e shpenzimeve mujore, ndarjen e kostove sipas projekteve dhe u ndihmua në përgatitjen e aplikimeve për dy fonde nga BE. Për më tepër, nuk pati asnjë vonesë apo penalitet në deklarata, dhe raportimi financiar ishte i thjeshtë dhe i qartë për drejtuesin, i cili nuk kishte formim ekonomik.
Shembulli 2
Një fabrikë përpunimi me 60 punonjës, shpenzime ditore dhe inventar të lëvizshëm, kishte nevojë për një strukturë të brendshme që të përballonte operacionet e përditshme. Kostoja e një ekonomisti ishte e justifikuar, pasi pagesat e pagave, regjistrimet e shpenzimeve dhe përgatitja e situatave financiare ditore ishin kritike për funksionimin e përditshëm të kompanisë.
Megjithatë, drejtuesi vendosi të bashkëpunojë gjithashtu me AlProfit Consult për përgatitjen e bilanceve vjetore, raportimin për bordin dhe për rastet kur kërkoheshin opinione të dyta mbi politika financiare dhe kontroll tatimor. Ky kombinim u tregua optimal, pasi lejonte menaxhimin ditor brenda kompanisë, ndërsa analiza strategjike dhe cilësia e raportimit mbështetej nga një zyrë me përvojë shumëvjeçare.
Si ndihmon konkretisht AlProfit Consult?
AlProfit Consult është më shumë sesa një zyrë kontabiliteti. Ne ndihmojmë bizneset të kursejnë kohë dhe para, duke shmangur gabime të kushtueshme, vonesa në deklarime apo ngarkesa të panevojshme të stafit të brendshëm. Ajo që na dallon është përkushtimi për të ndërtuar një përvojë pozitive bashkëpunimi në çdo hap, duke vepruar si partnerë të vërtetë, dhe jo thjesht si ofrues shërbimesh.
Ne punojmë vetëm me biznese të regjistruara në Shqipëri, të cilat nuk kërkojnë angazhim të përditshëm fizik të një ekonomisti në zyrën e tyre. Klientët tanë janë zakonisht biznese të mesme, me deri në 50 punonjës dhe me të ardhura deri në 100,000 euro në muaj. Ne nuk ofrojmë shërbime për OJF. Për këtë grup biznesesh, ofrojmë një zgjidhje të thjeshtë, të besueshme dhe me çmim të parashikueshëm.
Shërbimet tona ndahen në pesë kategori:
– Kontabilitet dhe përgatitje e pasqyrave financiare,
– Deklarime tatimore dhe ndjekje e legjislacionit fiskal,
– Komunikim dhe përfaqësim përballë institucioneve,
– Këshillim financiar për vendimmarrje të zgjuar,
– Asistencë operative në kryerjen e pagesave, përgatitjen e faturave dhe shërbime të tjera mbështetëse.
Për të siguruar një bashkëpunim të qartë dhe efikas, ne ofrojmë tre paketa abonimi mujore – Start, Standard dhe Premium – të cilat ndryshojnë në varësi të kompleksitetit dhe nevojave të biznesit.
Regjistrimi fillestar i biznesit dhe muaji i parë i shërbimit janë plotësisht falas. Më pas, klienti zgjedh një nga paketat sipas përmasës dhe llojit të veprimtarisë, pa asnjë tarifë të fshehur.
Çdo tarifë është mujore, fikse dhe e pandryshueshme gjatë vitit, pavarësisht numrit të deklaratave, përgatitjes së bilancit apo raporteve të tjera. Në fund të çdo viti, ne rishikojmë së bashku me klientin nivelin e paketës së përzgjedhur, për të siguruar që ajo vazhdon të jetë në përputhje me ecurinë e biznesit dhe nevojat reale.