Contabilità di ristoranti e bar

In un ristorante, un acquisto non fatturato di 200.000 lek nel corso di un mese costa circa 70.000 lek. Non si tratta di una multa, ma di un’imposta da versare, poiché tale acquisto non è deducibile.

Dal nostro lavoro quotidiano con bar e ristoranti, notiamo lo stesso errore ogni fine stagione. Il titolare ritiene che il problema sia il fatturato non dichiarato. Il vero problema è invece l’acquisto senza fattura. Il fatturato non dichiarato riduce le imposte oggi, ma aumenta i rischi domani. L’acquisto senza fattura comporta entrambe le conseguenze contemporaneamente, poiché aumenta le imposte oggi e lascia le scorte non contabilizzate.

Questa guida illustra il funzionamento di un ristorante, dalla cassa al bilancio. Quanto si paga, cosa si dichiara, in quali date e in quali aspetti il nostro settore si differenzia da qualsiasi altra attività commerciale.

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L’Arca e la fiscalizzazione

Ogni vendita è accompagnata da con fattura fiscale. Non esiste un importo minimo e non è rilevante se il cliente lo richieda o meno. La fattura viene emessa al momento della vendita, non alla fine del turno.

Ci sono due errori che si verificano più spesso di altri. Il primo è che le fatture vengono emesse in blocco alla chiusura. Ciò compromette il calendario delle transazioni e risulta immediatamente evidente dai dati ricevuti dalla direzione. Il secondo è che un ordine annullato viene gestito omettendo del tutto l’emissione della fattura, anziché emettere una fattura correttiva.

Quando si effettuano vendite ad altre imprese, ad esempio fornendo servizi di catering a un’azienda, il limite per i pagamenti in contanti è di 100.000 lek (articolo 59, a partire dal 30 gennaio 2026). Per le persone fisiche il limite è di 500.000 lek. Qualsiasi pagamento superiore a tali importi deve essere effettuato tramite banca.

L'uso del terminale POS diventa obbligatorio entro il 31 dicembre 2026 (articolo 59, comma 3). Le strutture ricettive avevano tempo fino al 30 maggio 2026, quindi una pensione con ristorante ha già superato la scadenza.

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IVA: quando si è soggetti al pagamento e a quale aliquota

Registrazione ai fini IVA Diventa obbligatoria quando il fatturato supera i 10.000.000 di lek (articolo 117). La domanda deve essere presentata entro 15 giorni. È possibile effettuare la registrazione volontaria per fatturati superiori a 5.000.000 di lek; tale registrazione rimane valida per due anni.

La tariffa per ristoranti e bar è 20%. Questo è l’errore più comune nel settore. I titolari sentono parlare dell’aliquota del 61% e la applicano al settore della ristorazione. L’aliquota del 61% si applica invece al settore ricettivo e all’agriturismo, e nell’agriturismo non copre le bevande. Se la struttura è sia una pensione che un ristorante, le due attività vengono tenute separate.

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Il registro delle vendite e degli acquisti deve essere presentato entro l'11 del mese successivo. La dichiarazione IVA e il pagamento devono essere effettuati entro il 14.

Quanto costa un acquisto senza scontrino?

Ora aggiungiamo 200.000 lekë di acquisti non fatturati. L’IVA detraibile non aumenta, quindi l’imposta dovuta rimane pari a 160.000 lekë e si subisce una perdita di 40.000 lekë. Allo stesso tempo, tale importo non viene riconosciuto come spesa, quindi l’utile imponibile aumenta di 200.000 lekë e l’imposta aumenta di 30.000 lekë con un’aliquota del 15%.

Settantamila lek in un solo mese, per un risparmio che non è mai esistito.

Scorte e rifiuti

Il ristorante è una delle poche attività in cui le merci si deteriorano, evaporano, bruciano e vengono smaltite come parte normale dell’attività. La legge lo riconosce, ma solo entro i limiti previsti dalle norme sui rifiuti (Decreto del Governo n. 434/2015). Le perdite che rientrano nei limiti previsti sono riconosciute come spesa. Quelle che superano tali limiti richiedono una documentazione separata.

Una prassi efficace non richiede un programma costoso. L’inventario fisico viene effettuato alla fine di ogni mese, non alla fine di ogni anno. Le rotture vengono documentate non appena si verificano, con un verbale firmato. Il consumo da parte del personale e i trattamenti effettuati sui clienti vengono registrati separatamente, altrimenti risultano come mancanti dall’inventario.

Quando l’inventario non quadra e mancano merci senza alcuna documentazione, tale discrepanza viene registrata durante la verifica come vendite non dichiarate. Pertanto, l’inventario mensile non è una formalità contabile, ma una misura di sicurezza.

Dipendenti

Il salario minimo è pari a 50.000 lekë al mese (Decreto governativo n. 776/2025, a partire dal 1° gennaio 2026). Il contributo previdenziale è pari al 27,9%, ripartito tra il 16,7% a carico del datore di lavoro e l'11,2% a carico del dipendente.

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Quanto costa un cameriere?

L’imposta sui salari e il contributo a carico del dipendente vengono detratti dallo stipendio del dipendente e dipendono dalle detrazioni personali; pertanto, non rientrano nei costi dell’azienda.

Il libro paga deve essere presentato entro il 20 del mese successivo (articolo 65). Ciò vale anche se si ha un solo dipendente, anche se tale dipendente sei tu stesso in qualità di socio amministratore.

Il rischio più oneroso rimane quello dei lavoratori non dichiarati. La sanzione è pari a 200.000 lekë per le persone giuridiche e a 50.000 lekë per gli altri soggetti, per ogni lavoratore (articolo 119). Con tre camerieri stagionali non dichiarati, l’importo ammonta a 600.000 lek in una singola ispezione, senza contare l’eventuale debito fiscale relativo alle retribuzioni non dichiarate.

Il dipendente stagionale si presenta al lavoro prima del primo giorno di servizio.

Scadenze dell'anno

In caso di ritardo nel pagamento viene applicata una penale pari allo 0,061 TP3T dell’importo per ogni giorno di ritardo, fino a un massimo di 365 giorni (articolo 114), più interessi di mora 7,81 TP3T all’anno (articolo 76, paragrafo 3, a partire dall’11 aprile 2026).

Lista di controllo mensile

La chiusura avviene una volta al mese, prima dell'11. Se tutte e dieci le righe sono in ordine, il mese viene chiuso.

• Tutte le vendite sono accompagnate da una fattura fiscalizzata, compresi gli ordini con consegna a domicilio.
• Le fatture annullate sono accompagnate da una fattura correttiva.
• Tutti gli acquisti vengono fatturati e i fornitori che non hanno presentato fatture sono stati inseriti nell'elenco dei fornitori da sostituire.
• Non è stato effettuato alcun pagamento in contanti a favore di un’impresa per un importo superiore a 100.000 lekë.
• L'inventario fisico è stato completato e la discrepanza è stata chiarita.
• Le ispezioni comprendono un rapporto datato e firmato.
• Il consumo del personale è stato registrato separatamente dal fatturato.
• Tutti i dipendenti del mese, compresi i lavoratori stagionali, figurano nel libro paga.
• Il registro delle vendite e degli acquisti è stato presentato fino all'11.
• La dichiarazione IVA e il pagamento sono stati effettuati entro il 14.

Tre passi per oggi

1. Apri il resoconto di cassa della settimana appena trascorsa e confronta il calendario di fatturazione con quello dei servizi. Se alla chiusura le fatture si stanno accumulando, il problema non è la contabilità, ma il processo interno.
2. Suddividi le fatture di acquisto del mese scorso in due gruppi: quelle con fattura e quelle senza fattura. Moltiplica il secondo gruppo per 35%. Quella cifra rappresenta il costo che paghi per non aver richiesto una fattura.
3. Effettuate oggi stesso un inventario fisico. Qualsiasi discrepanza riscontrata oggi è un’informazione. Qualsiasi discrepanza riscontrata durante un controllo comporta una sanzione.

Domande frequenti

Devo emettere una fattura per un caffè che costa 100 lek?

Sì. L'obbligo di emettere una fattura fiscalizzata non prevede una soglia minima di valore e non dipende dalla richiesta del cliente.

Compro verdure da un agricoltore che non emette fatture. Cosa devo fare?

L'agricoltore registrato emette una fattura. Se il fornitore non è in grado di fornire un documento, tale acquisto non viene riconosciuto né ai fini dell'IVA né ai fini del calcolo degli utili. La differenza di prezzo raramente copre tale costo, pertanto la soluzione pratica consiste nel sostituire il fornitore.

Il mio ristorante si trova all’interno di una pensione. Qual è la normativa applicabile?

Le due attività sono distinte. Il soggiorno è soggetto a un’aliquota ridotta specifica. I servizi di ristorazione sono soggetti all’IVA al 20%, ad eccezione dell’agriturismo, dove l’aliquota del 6% si applica ai prodotti alimentari e non alle bevande.

Con quale frequenza dovrei fare il punto della situazione?

Una volta al mese è il minimo indispensabile. L'inventario annuale non tutela l'azienda, perché non evidenzia dove e quando si è verificata la discrepanza.

Il lavoratore stagionale lavora solo per due mesi. È necessario dichiararlo?

Sì, e la dichiarazione deve essere presentata prima del primo giorno di lavoro. Una durata breve non costituisce un’eccezione.

Base giuridica

• Legge n. 92/2014 sull’imposta sul valore aggiunto, modificata dalla Legge n. 80/2025. Soglia di registrazione ai sensi dell’articolo 117, aliquote e termini di presentazione delle dichiarazioni.
• Legge n. 29/2023 sull'imposta sul reddito. Aliquote, spese deducibili e base imponibile ai sensi dell'articolo 65.
• Legge n. 9920/2008 sulle procedure fiscali, modificata dalla Legge n. 79/2025. Pagamenti in contanti ai sensi dell’articolo 59, terminale POS ai sensi dell’articolo 59, comma 3, interessi di mora ai sensi dell’articolo 76, comma 3, sanzioni ai sensi degli articoli 114 e 119.
• Leggi n. 7703/1993 e n. 10383/2011 in materia di previdenza sociale e assicurazione sanitaria.
• Decreto governativo n. 776, del 19 dicembre 2025, sul salario minimo.
• Decreto governativo n. 434/2015 relativo alle tariffe dei firos.

Questa è la prima guida della serie dedicata ai vari settori. Seguiranno le pensioni e le piccole strutture ricettive, l'edilizia, i trasporti e il commercio al dettaglio.