Menaxhimi i kohës dhe i veprimeve tona është një sfidë e përhershme. Në botën e sotme, ku informacioni dhe komunikimi na bombardojnë vazhdimisht, bëhet gjithnjë e më e vështirë të organizojmë detyrat dhe prioritetet tona.
Për të kapërcyer këto sfida, metoda “Getting Things Done” (GTD) e David Allen ofron një zgjidhje praktike dhe të provuar, e cila ndihmon në vendosjen e rregullit në kaosin e përditshëm.
Çfarë Është GTD dhe Si Funksionon?
Metoda GTD është një sistem i thjeshtë dhe fleksibël për të menaxhuar detyrat dhe për të reduktuar stresin. Në vend që të përpiqeni të mbani mend gjithçka që duhet të bëni, GTD ju sugjeron që t’i nxirrni të gjitha këto gjëra nga mendja juaj dhe t’i organizoni në një sistem të jashtëm, si një bllok shënimesh, një aplikacion për menaxhimin e detyrave, apo një listë dixhitale.
Për shembull, nëse ju vjen në mendje që duhet të bëni një telefonatë të rëndësishme, në vend që të përpiqeni ta mbani mend gjithë ditën, shkruajeni atë menjëherë në një listë. Kjo do të çlirojë mendjen tuaj për të menduar për gjëra të tjera pa shqetësimin se mos harroni telefonatën.
Pesë Hapat e Metodës GTD
David Allen e ndan metodën GTD në pesë hapa të thjeshtë:
Kapja (Capture)
Grumbulloni çdo gjë që kërkon vëmendjen tuaj. Kjo mund të jetë çdo gjë, nga një detyrë pune deri te një ide për një projekt të ri, apo edhe një përkujtesë për të blerë qumësht. Shembull: Nëse dikush ju dërgon një email me një detyrë, shënoni atë në listën tuaj për t’u përpunuar më vonë.
Përpunimi (Clarify)
Vendosni se çfarë duhet të bëni me çdo gjë që keni kapur. Nëse diçka mund të bëhet brenda dy minutash, bëjeni menjëherë. Nëse jo, vendoseni në listën tuaj të detyrave, delegojeni ose ruajeni për referencë të mëvonshme.
Shembull: Nëse ju duhet vetëm dy minuta për t’iu përgjigjur një emaili, bëjeni atë menjëherë dhe hiqeni nga lista.
Organizimi (Organize)
Vendosni çdo gjë në vendin e duhur. Detyrat e menjëhershme mund t’i vendosni në një listë “për t’u bërë”, projektet e mëdha mund t’i ndaheni në nën-detyra dhe idetë e ardhshme mund t’i vendosni në një listë “Someday/Maybe”.
Shembull: Nëse keni një projekt të madh në punë, si p.sh. përgatitja e një prezantimi, ndani atë në hapa të vegjël dhe vendosni secilin hap në një listë specifike.
Rishikimi (Review)
Rishikoni rregullisht listat dhe detyrat tuaja për t’u siguruar që jeni në rrugën e duhur. Kjo përfshin një rishikim javor të të gjitha detyrave dhe projekteve për të parë se çfarë duhet bërë më pas.
Shembull: Çdo të premte, kaloni nëpër listat tuaja për të parë çfarë është përfunduar dhe çfarë duhet të bëhet javën e ardhshme.
Ekzekutimi (Engage)
Zbatoni detyrat që keni organizuar dhe prioritizuar. Fokusohuni në një detyrë në një kohë dhe përqendrohuni në përfundimin e saj.
Shembull: Nëse është koha për të përgatitur prezantimin, mbyllni çdo shpërqendrim dhe përqendrohuni vetëm në atë detyrë deri sa ta përfundoni.
Si GTD Ndihmon në Jetën e Përditshme
Zbatimi i GTD në jetën e përditshme nuk kërkon ndonjë teknologji të sofistikuar apo sisteme komplekse. Ju mund të filloni thjesht me një bllok shënimesh dhe një stilolaps. Çelësi është të filloni të kapni çdo detyrë, ide apo përkujtesë që ju vjen në mendje dhe ta organizoni atë në një sistem të jashtëm.
Kjo do t’ju ndihmojë të liroheni nga stresi i përpjekjes për të mbajtur mend gjithçka dhe t’ju lejojë të përqendroheni në përmbushjen e detyrave më të rëndësishme.
Për shembull, nëse keni një ditë të ngarkuar me takime, përdorni GTD për të organizuar detyrat tuaja në intervalet midis takimeve. Shënoni detyrat e vogla që mund të përfundojnë në pak minuta dhe përqendrohuni në detyrat më të rëndësishme kur keni më shumë kohë të lirë.
Përfundim
Metoda “Getting Things Done” e David Allen është një mjet i fuqishëm për këdo që dëshiron të menaxhojë më mirë kohën dhe detyrat e tij. Duke ndjekur pesë hapat e thjeshtë të kapjes, përpunimit, organizimit, rishikimit dhe ekzekutimit, ju mund të arrini qartësi mendore dhe të rrisni produktivitetin tuaj. Përfitimet e GTD janë të menjëhershme dhe afatgjata, dhe çdo përpjekje për ta zbatuar këtë metodë do t’ju shpërblejë me një jetë më të organizuar dhe të qetë.
Burimi: Allen, D. (2015). Getting things done: The art of stress-free productivity. Penguin Books.