- Si punësoj punonjësin e parë: kontrata me shkrim nënshkruhet përpara fillimit të punës, sipas nenit 21, pika 3, të Kodit të Punës.
- Kontrata kërkon dymbëdhjetë elemente të detyrueshme. Periudha e provës ekziston vetëm nëse shkruhet, dhe zgjat deri në tre muaj.
- Listëpagesa dorëzohet vetëm elektronikisht, deri më datën 20 të muajit pasues për shoqëritë tregtare dhe deri më 20 pas çdo tremujori për personin fizik tregtar.
- Gjoba për një punonjës të padeklaruar është 200,000 lekë për subjektet e TVSH-së ose të tatimit të thjeshtuar dhe 50,000 lekë për subjektet e tjera.
- Një punonjës me pagën minimale 50,000 lekë bruto i kushton biznesit 58,350 lekë në muaj dhe merr në dorë 44,400 lekë.
Si punësoj punonjësin e parë është pyetja që vjen zakonisht tre ose katër muaj pas hapjes së biznesit, kur puna kalon atë që bën dot një person i vetëm. Punësimi i parë nuk është një veprim i vetëm, është një radhë me gjashtë hapa që nis me kontratën dhe mbyllet me listëpagesën e parë. Secili hap ka afatin e vet dhe dy prej tyre bien përpara ditës së parë të punës.
Rendi ka rëndësi më shumë se shpejtësia. Kontrata nënshkruhet përpara se punonjësi të nisë punën, deklarimi te administrata tatimore bëhet përpara ose në ditën e nisjes, dhe listëpagesa vjen më pas, brenda afatit të saj mujor ose tremujor. Kur ky rend përmbyset, biznesi mbetet me një punonjës që punon pa u deklaruar, dhe ajo është shkelja më e shtrenjtë e gjithë grupit.
Ky udhëzues ndjek rrugën e plotë të punësimit të parë, nga vendimi për ta marrë një person në punë deri te dorëzimi i listëpagesës dhe pagesa e detyrimit. Për çdo hap jepen afati, baza ligjore dhe gabimi që shohim më shpesh.
Lexo edhe: A e përballoj punësimin, si llogaritet vendimi përpara se të nisë
Cilat janë hapat, nga vendimi te listëpagesa e parë
Punësimi i parë ka gjashtë hapa. Skema më poshtë i rendit sipas kohës dhe i ndan në tri faza, sipas raportit me ditën e parë të punës.
Dy hapat e parë janë ata që harrohen. Ata bien përpara ditës së parë të punës, pra në një moment kur biznesi ende po organizohet dhe punonjësi ende nuk është pjesë e rutinës mujore.
Kontrata e punës, çfarë nënshkruhet përpara ditës së parë
Kontrata individuale e punës është marrëveshja me shkrim që përcakton pozicionin, pagën, orarin dhe kushtet e marrëdhënies së punës. Ajo lidhet me shkrim përpara fillimit të punës dhe duhet të përmbajë dymbëdhjetë elementet e detyrueshme të nenit 21, pika 3, të Kodit të Punës.
Kur duhet të jetë gati kontrata
Rregulli është përpara fillimit të punës. Për raste të veçanta dhe të justifikueshme, ligji lejon që kontrata të lidhet brenda 7 ditëve nga dita e punësimit. Ky është përjashtim, jo afat i zakonshëm, dhe nuk përdoret si rutinë.
Mungesa e njërit prej dymbëdhjetë elementeve nuk e zhbën kontratën. Ajo thjesht e lë punëdhënësin pa provë kur diçka kontestohet, dhe në një konflikt pune mungesa e provës lexohet kundër atij që duhej ta mbante.
Cilat elemente harrohen më shpesh
Tre elemente mungojnë më shpesh se të tjerët te kontratat që shohim.
- Periudha e provës. Nëse nuk shkruhet në kontratë, ajo nuk ekziston. Kur shkruhet, zgjat deri në tre muajt e parë sipas nenit 142.
- Elementet e pagës dhe dita e pagesës. Nuk mjafton shuma neto, duhet paga bazë, shtesat e detyrueshme dhe dita e muajit kur paguhet.
- Masat disiplinore. Llojet dhe procedura janë të detyrueshme kur nuk ka kontratë kolektive në sektor ose në ndërmarrje.
Data e fillimit të punës në kontratë duhet të jetë e njëjtë me datën e deklaruar te tatimet. Kur të dyja nuk përputhen, inspektimi e trajton diferencën si periudhë pa deklarim.
Lexo edhe: Modele dhe formularë pune, tekstet e plota
Kur deklarohet punonjësi te administrata tatimore
Punonjësi i ri shtohet në listën e punonjësve dhe pasqyrohet në listëpagesën e periudhës në të cilën nis marrëdhënia e punës, me datën e saktë të nisjes. Data e nisjes përcakton ditët e sigurimit dhe bazën e muajit të parë.
Momenti i saktë i deklarimit ndaj ditës së parë të punës ndjek një afat procedurial që duhet verifikuar në aktin në fuqi përpara se të merret si i mirëqenë. Rregulli praktik që zbatojmë ne është deklarimi përpara ditës së parë të punës, sepse gjoba për punonjës të padeklaruar është ndër më të lartat e sistemit tatimor.
Sa është gjoba për punonjës të padeklaruar
Gjoba është 200,000 lekë kur subjekti është i regjistruar për TVSH ose për tatimin e thjeshtuar, dhe 50,000 lekë për subjektet e tjera. Kjo është gjobë për çdo punonjës të gjetur të padeklaruar, jo për inspektimin në tërësi.
Për krahasim, mosdeklarimi në afat i vetë listëpagesës është 10,000 ose 5,000 lekë sipas kategorisë, dhe mospagesa në afat kushton 0.06% të detyrimit për çdo ditë vonesë, me kufi 365 ditë. Pra dallimi mes një vonese dhe një padeklarimi nuk është shkallë, është kategori tjetër.
Cili është afati i listëpagesës
Afati varet nga forma e biznesit, jo nga numri i punonjësve.
| Kush deklaron | Afati |
|---|---|
| Entitete dhe shoqëri tregtare | Data 20 e muajit pasues, çdo muaj |
| Person fizik tregtar | Data 20 pas çdo tremujori |
| I vetëpunësuar me punonjës | Data 20 pas çdo tremujori |
Brenda të njëjtit afat paguhet edhe detyrimi. Deklarimi pa pagesë nuk e mbyll detyrimin, dhe pagesa pa deklarim nuk e mbyll as ajo. Deklarimi bëhet vetëm elektronikisht, sportel nuk ka.
Sa kushton punonjësi i parë, shembull i llogaritur
Merrni një punonjës të parë me pagën minimale, 50,000 lekë bruto në muaj, me kontratë me orar të plotë.
| Zëri | Shuma |
|---|---|
| Paga bruto | 50,000 lekë |
| Tatimi mbi pagën i mbajtur | 0 lekë |
| Kontributi i punëmarrësit, i mbajtur nga paga | 5,600 lekë |
| Kontributi i punëdhënësit, mbi pagën | 8,350 lekë |
| Punonjësi merr në dorë | 44,400 lekë |
| Kostoja e plotë për biznesin | 58,350 lekë |
Dy shifrat që zakonisht surprizojnë janë e treta dhe e fundit. Kontributi i punëdhënësit nuk mbahet nga paga e punonjësit, ai shtohet mbi të. Prandaj kostoja reale e një pagese minimale nuk është 50,000 lekë, është 58,350 lekë, pra rreth 16.7% më shumë.
Për paga më të larta ndryshon edhe tatimi mbi pagën, prandaj shifra llogaritet rast pas rasti me kalkulatorin nga bruto te neto dhe te kostoja e punëdhënësit. Normat e kontributeve dhe tavani i sigurimeve janë të shpjeguara te faqja e sigurimeve shoqërore dhe shëndetësore.
Kontratë me afat të caktuar apo pa afat
Kontrata pa afat është forma e zakonshme dhe nuk kërkon arsyetim. Kontrata me afat të caktuar është përjashtim dhe kërkon që data e mbarimit të shkruhet qartë në kontratë, sipas shkronjës d të nenit 21, pika 3. Dallimet, kufizimet dhe rastet kur një kontratë me afat kthehet në kontratë pa afat janë te llojet e kontratave të punës.
Për punësimin e parë këshilla jonë është e thjeshtë. Nëse puna është e vazhdueshme, kontrata bëhet pa afat dhe siguria merret nga periudha e provës, jo nga një afërasë artificiale. Periudha e provës e mbron punëdhënësin në tre muajt e parë, ndërsa një kontratë me afat të pajustifikuar krijon rrezik në kah të kundërt.
Kujdes te një dallim që ngatërrohet shpesh. Kontrata e shërbimit nuk është kontratë pune dhe nuk krijon marrëdhënie punësimi. Kur një person punon me orar, në vendin tuaj dhe nën drejtimin tuaj, forma e saktë është kontrata e punës, pavarësisht se si quhet dokumenti. Riklasifikimi i të vetëpunësuarit nis pikërisht nga ky dallim.
Orari, pushimet dhe festat që nga dita e parë
Tre të drejta nisin të llogariten që nga dita e parë e punës, edhe gjatë periudhës së provës. Ato nuk presin plotësimin e një viti.
- Koha normale javore e punës nuk kalon 40 orë. Orari konkret shkruhet në kontratë dhe përcakton edhe normat e kontributeve, prandaj nuk është formalitet. Shih orarin e punës.
- Pushimi vjetor i paguar është jo më pak se 22 ditë pune në vit dhe fitohet në përpjesëtim me kohën e punës. Shih pushimet vjetore.
- Festat zyrtare janë ditë pushimi të paguara dhe puna në ato ditë paguhet me shtesë. Shih festat zyrtare.
Regjistri i pushimeve mbahet që nga punonjësi i parë. Një biznes me një punonjës të vetëm shpesh mendon se regjistri nuk i duhet, dhe pastaj nuk provon dot sa ditë leje janë marrë kur marrëdhënia mbyllet.
Lexo edhe: Regjistri i pushimeve, si mbahet dhe sa ruhet
Fletëpagesa dhe pagesa e pagës
Fletëpagesa është detyrim ligjor, jo praktikë vullnetare. Nenet 118, pika 1/1, dhe 119 të Kodit të Punës kërkojnë që punonjësi të marrë, para ose menëherë pas pagesës, një evidencë me elementet e pagës, shtesat e përfituara dhe ndalimet e mbajtura, secila e pasqyruar veçmas.
Paga jepet vetëm nëpërmjet sistemit bankar, sipas nenit 118, pika 1. Kur paga llogaritet me muaj, ajo paguhet në fund të çdo muaji sipas nenit 116. Një fletëpagesë që tregon vetëm shumën neto nuk e plotëson kërkesën e nenit 119, sepse nuk lejon të kontrollohet as baza dhe as zbritjet. Detajet janë te fletëpagesa dhe afatet e pagesës.
Dosja e punonjësit dhe dokumentet që kërkon inspektimi
Dosja e punonjësit hapet në ditën e parë të punës dhe mbahet për sa zgjat marrëdhënia. Ajo është vendi ku provohet gjithçka që më sipër është shkruar si detyrim, dhe është gjithashtu e para që kërkohet në një inspektim pune. Përmbajtja e saktë dhe afatet e ruajtjes janë te faqja e dosjes së punonjësit.
Lexo edhe: Inspektimi i punës, dokumentet që kërkohen
Pesë gabimet që shohim te punësimi i parë
- Punonjësi nis punën dhe deklarohet vetëm në listëpagesën e muajit pasues. Ndërkohë një kontroll mund ta kapë si të padeklaruar.
- Kontrata nënshkruhet pas ditës së parë, me datë të shkruar prapa. Data në kontratë dhe data e deklarimit nuk përputhen.
- Periudha e provës nuk shkruhet në kontratë, dhe punëdhënësi beson se e ka. Pa shkrim ajo nuk ekziston.
- Listëpagesa dorëzohet në afat, por urdërpagesa nuk paguhet. Detyrimi mbetet i hapur me gjobë dhe kamatëvonesë.
- Paga jepet në dorë dhe jo me bankë, ndonjëherë me marrëveshje me vetë punonjësin. Neni 118, pika 1, nuk e lejon këtë.
Të pesëta këto gabime kanë të njëjtën rrënjë. Punësimi i parë trajtohet si vendim i burimeve njerëzore, ndërkohë që është njehërësh vendim ligjor, tatimor dhe kontabël.
Çdo herë që ka një ndryshim tatimor ose financiar që prek biznesin tuaj, ju njoftojmë direkt në email me shpjegim praktik.
Dërgomë njoftimet falasPyetje të shpeshta
Si punësoj punonjësin e parë nëse biznesi është person fizik?
Të njëjtët hapa vlejnë, ndryshon vetëm afati i listëpagesës. Personi fizik tregtar dhe i vetëpunësuari me punonjës e dorëzojnë listëpagesën deri më datën 20 pas përfundimit të çdo tremujori, jo çdo muaj.
A mund ta nis punonjësi punën para se të nënshkruhet kontrata?
Jo si rregull. Kontrata lidhet me shkrim përpara fillimit të punës. Vetëm për raste të veçanta dhe të justifikueshme ligji lejon lidhjen brenda 7 ditëve nga dita e punësimit.
Sa është paga minimale që mund të shkruaj në kontratë?
Paga minimale është 50,000 lekë bruto në muaj nga janari 2026. Një kontratë me orar të plotë nuk mund të parashikojë pagë më të ulët, dhe baza e kontributeve nuk mbahet nën pagën minimale për kontratat normale.
A përfitoj kompensimin e kontributeve për punonjësin e parë që marr tani?
Jo. Skema e kompensimit sipas Vendimit nr. 141, datë 6.3.2026, mbulon periudhën janar deri shtator 2026 dhe llogaritet mbi diferencën e pagës për punonjës që ishin të deklaruar në fashën 40,000 deri 49,999 lekë në shtator 2025. Një punonjës i punësuar rishtas nuk hyn në atë fashë. Afati i aplikimit për ata që përfitojnë është 31 tetor 2026.
Sa kushton një punonjës me pagë 50,000 lekë?
Kostoja e plotë për biznesin është 58,350 lekë në muaj. Punonjësi merr në dorë 44,400 lekë, sepse 5,600 lekë mbahen si kontribut i punëmarrësit dhe tatimi mbi pagën është zero në këtë nivel.
Çfarë ndodh nëse gaboj në listëpagesën e parë?
Korrigjohet me deklaratë të ndryshuar. Ligji i procedurave tatimore lejon dorëzimin e deklaratës së ndryshuar brenda 24 muajve nga afati i deklaratës origjinale. Korrigjimi që rrit detyrimin sjell pagesën e diferencës.
A mund ta paguaj pagën në dorë nëse punonjësi nuk ka llogari bankare?
Jo. Neni 118, pika 1, kërkon që paga të jepet vetëm nëpërmjet sistemit bankar dhe në monedhë shqiptare. Hapja e llogarisë bëhet përpara pagesës së parë, jo pas saj.
