Dosja e punonjësit është grupi i dokumenteve që punëdhënësi mban për çdo person të punësuar, nga kontrata deri te fletëpagesat dhe lejet. Kodi i Punës, neni 33, lejon mbledhjen vetëm të të dhënave që lidhen me aftësitë profesionale ose me zbatimin e kontratës. Pas përfundimit të marrëdhënies, të dhënat ruhen deri në atë moment, dhe përtej tij vetëm me pëlqimin e punëmarrësit.
Kjo faqe jep listën e plotë të dokumenteve, afatet e ruajtjes ashtu si i cakton ligji dhe tri gabimet që dalin gjithmonë në inspektim.
Lexo edhe: Kontrata e punës, udhëzuesi i plotë
Në çdo mosmarrëveshje pune, provën e mban ai që ka dokumentin. Kur mungon dokumenti, humbet punëdhënësi, sepse detyrimi për ta mbajtur është i tij.
Kjo vlen për pagën, për orarin, për ditët e pushimit të marra, për masat disiplinore dhe për datën e fillimit. Asnjëra prej tyre nuk provohet me kujtesë.
Punëdhënësi, gjatë marrëdhënieve të punës, nuk duhet të mbledhë informacione lidhur me punëmarrësit, përveç rasteve kur këto informacione lidhen me aftësitë profesionale të punëmarrësve ose janë të nevojshme për zbatimin e kontratës.
Burimi: Kodi i Punës, neni 33/1
Dosja e punonjësit nuk ka një formë të caktuar me ligj. Lista më poshtë është ajo që mbajmë ne për çdo klient. Ajo mbulon si kërkesat e Inspektoratit, ashtu edhe ato të administratës tatimore.
| Dokumenti | Kur krijohet | Pse duhet |
|---|---|---|
| Kontrata individuale e punës | Përpara ditës së parë | Prova e kushteve të rëna dakord |
| Vërtetimi i deklarimit ESIG027 | Një ditë përpara fillimit | Prova se punonjësi u deklarua në afat |
| Aktet shtesë | Sa herë ndryshon paga, orari ose pozicioni | Ndryshimi bëhet vetëm me marrëveshje |
| Fletëpagesat mujore | Çdo muaj | Prova e pagesës dhe e mbajtjeve |
| Kërkesat dhe miratimet e lejeve | Sa herë kërkohet leje | Prova se leja u dha ose u refuzua me arsye |
| Raportet mjekësore | Në rast paaftësie të përkohshme | Baza e pagesës nga sigurimet |
| Skeda e pushimeve vjetore | Përditësohet gjatë vitit | Ditët e marra dhe ato të mbetura |
| Prova e trajnimit për sigurinë | Në fillim dhe periodikisht | Detyrim i ligjit për sigurinë në punë |
| Masat disiplinore | Kur merren | Pa dokument, masa mbetet e pavlefshme |
| Dokumentet e përfundimit | Në largim ose dorëheqje | Njoftimi, procesverbali, data e ndërprerjes |
Lexo edhe: Dymbëdhjetë elementet e detyrueshme të kontratës
Dosja mbahet për person. Regjistrat mbahen për gjithë ndërmarrjen dhe janë ato që inspektori kërkon i pari.
Ndryshimi praktik midis dosjes dhe regjistrit është ky. Dosja tregon historinë e një personi. Regjistri tregon gjendjen e gjithë ndërmarrjes në një datë të caktuar. Inspektimi nis nga i dyti.
Një shoqëri me 12 punonjës kishte kontratat e nënshkruara, por asnjë akt shtesë për katër rritje page dhe asnjë skedë pushimesh. Inspektimi u mbyll me shkelje të konstatuara për mospërputhje midis kontratës dhe listëpagesës.
Shkeljet e kësaj natyre bien në pikën 2 të nenit 202, ku masa shkon deri në tridhjetëfishin e pagës minimale mujore. Me pagën minimale 50,000 LEK, kjo do të thotë deri 1,500,000 LEK. Rregullimi i dosjeve do të kishte kushtuar një pasdite pune.
Lexo edhe: Dokumentet që kërkon inspektori
Neni 33 e kufizon mbledhjen te ajo që lidhet me aftësitë profesionale ose me zbatimin e kontratës. Jashtë kësaj kornize mbeten të dhënat për jetën private, bindjet politike ose fetare, gjendjen shëndetësore përtej asaj që nevojitet, dhe të dhënat e familjarëve pa arsye ligjore.
Kuadri i përgjithshëm sot është ligji nr. 124/2024 për mbrojtjen e të dhënave personale, i cili zëvendësoi ligjin nr. 9887/2008. Sipas tij, baza për përpunimin e të dhënave të punonjësit është kontrata ose detyrimi ligjor, jo pëlqimi. Kjo është e rëndësishme, sepse pëlqimi mund të tërhiqet, ndërsa detyrimi ligjor jo.
Kujdes: Mbajtja e një fotokopjeje të kartës së identitetit lejohet vetëm nëse ajo është e nevojshme për një detyrim konkret ligjor. Në praktikë mjafton regjistrimi i numrit personal për deklarimin tatimor. Fotokopjet e panevojshme janë ndër gjetjet më të shpeshta në kontrollet e të dhënave personale.
Lexo edhe: Deklarimi korrekt i punonjësve dhe i pagave
Kodi jep dy rregulla të ndryshme, në pikat 4 dhe 5 të nenit 33.
Rregulli i përgjithshëm është se të dhënat e përpunuara në dosje ruhen deri në përfundim të marrëdhënies së punës. Përpunimi përtej këtij afati bëhet vetëm me pëlqimin e punëmarrësit.
Rregulli i veçantë lidhet me rastin e parashikuar në nenin 146, pika 2. Në atë rast, të dhënat ruhen për një periudhë gjashtëmujore nga data e marrjes së njoftimit.
Në praktikë, ne ruajmë dokumentet financiare sipas afateve të legjislacionit tatimor dhe kontabël, të cilat janë më të gjata, ndërsa të dhënat personale që nuk kanë funksion tatimor i heqim sipas rregullit të mësipërm. Kjo ndarje është ajo që na kërkohet të shpjegojmë sa herë vjen një kontroll i të dhënave.
Kjo është radha që ndjekim ne kur marrim një klient me dosje të pambajtura.
Kujdes: Kur rregulloni dosje të vjetra, mos i vendosni akteve shtesë data të kaluara. Shkruani datën reale të nënshkrimit dhe përmendni në tekst se ndryshimi ka nisur të zbatohet më herët. Një akt me datë të pavërtetë e përkeqëson pozitën, nuk e përmirëson.
Lexo edhe: Listëpagesa, kontributet dhe tavani i pagës
Kontratën, vërtetimin e deklarimit ESIG027, aktet shtesë, fletëpagesat, kërkesat dhe miratimet e lejeve, skedën e pushimeve, provën e trajnimit për sigurinë dhe dokumentet e masave disiplinore.
Po, me kusht që dokumentet e nënshkruara të ruhen si origjinale ose të skanuara në mënyrë të besueshme dhe të jenë të aksesueshme menjëherë gjatë një kontrolli.
Sipas nenit 33, pika 5, deri në përfundim të marrëdhënies së punës, dhe përtej saj vetëm me pëlqimin e punëmarrësit. Për rastin e nenit 146, pika 2, afati është gjashtë muaj nga marrja e njoftimit.
Vetëm kur është e nevojshme për një detyrim konkret ligjor. Për deklarimin tatimor mjafton numri personal, prandaj fotokopja shpesh nuk ka bazë.
Regjistri i punëmarrësve, pastaj kontratat e nënshkruara dhe regjistri i pushimeve. Këto tre tregojnë menjëherë nëse gjendja reale përputhet me atë të deklaruar.
Nëse administratori ka kontratë pune, po, njësoj si çdo punonjës tjetër. Nëse ai vepron vetëm si organ i shoqërisë, dokumentet e tij janë vendimi i emërimit dhe deklarimi i kontributeve.
Punëdhënësi. Detyrimi për mbajtjen e dokumentacionit është i tij dhe nuk kalon te punonjësi ose te kontabilisti i jashtëm, përveçse me marrëveshje të shkruar shërbimi.
Lexo edhe: Akti shtesë kur ndryshon paga ose pozicioni
