Il fascicolo del dipendente è l'insieme dei documenti che il datore di lavoro conserva per ciascun dipendente, dal contratto alle buste paga e ai registri delle ferie. L'articolo 33 del Codice del lavoro consente la raccolta esclusivamente di dati relativi alle competenze professionali o all'adempimento del contratto. Dopo la cessazione del rapporto di lavoro, i dati vengono conservati fino a tale momento e, successivamente, solo previo consenso del dipendente.
Questa pagina riporta l'elenco completo dei documenti, i termini di conservazione previsti dalla legge e i tre errori che ricorrono sempre durante un'ispezione.
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In qualsiasi controversia di lavoro, l’onere della prova spetta alla parte in possesso del documento. In caso di mancanza del documento, il datore di lavoro è ritenuto responsabile, poiché l’obbligo di conservarlo ricade su di lui.
Ciò vale per lo stipendio, l’orario di lavoro, i giorni di ferie goduti, le misure disciplinari e la data di assunzione. Nessuno di questi elementi può essere dimostrato basandosi esclusivamente sulla memoria.
Il datore di lavoro, nel corso del rapporto di lavoro, non deve raccogliere informazioni sui dipendenti, salvo nei casi in cui tali informazioni riguardino le loro competenze professionali o siano necessarie per l'adempimento del contratto.
Fonte: Codice del lavoro, articolo 33, comma 1
Il fascicolo del dipendente non ha una forma prestabilita dalla legge. L'elenco riportato di seguito riporta le informazioni che conserviamo per ciascun cliente. Esso soddisfa sia i requisiti dell'Ispettorato sia quelli dell'amministrazione fiscale.
| Documento | Quando viene creato | Perché dovrei? |
|---|---|---|
| Contratto di lavoro individuale | Prima del primo giorno | Verifica delle condizioni concordate |
| Verifica della dichiarazione ESIG027 | Un giorno prima dell'inizio | Prova che il dipendente è stato dichiarato entro il termine previsto. |
| Altre esibizioni | Ogni volta che cambiano lo stipendio, l'orario di lavoro o la posizione | La modifica può essere apportata solo previo accordo. |
| Buste paga mensili | Ogni mese | Prova di pagamento e detrazioni |
| Requisiti di licenza e autorizzazioni | Ogni volta che è richiesta l'autorizzazione | Prova che la licenza è stata concessa o negata per motivi fondati. |
| Referti medici | In caso di incapacità temporanea | Le modalità di pagamento da parte degli assicuratori |
| Calendario delle ferie annuali | Aggiornato nel corso dell'anno | I giorni già trascorsi e quelli rimanenti |
| Attestato di formazione in materia di sicurezza | All'inizio e periodicamente | Obbligo di legge in materia di sicurezza sul lavoro |
| Misure disciplinari | Quando viene assunto | In assenza di un documento, la misura rimane priva di validità. |
| Documenti di chiusura | In caso di partenza o dimissioni | Avviso, verbale, data di cessazione |
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Il fascicolo è intestato a nome di ciascuna persona. I registri riguardano l’intera azienda e sono la prima cosa che l’ispettore controlla.
La differenza pratica tra il fascicolo e il registro è la seguente: il fascicolo riporta la storia di una persona, mentre il registro illustra la situazione dell’intera impresa in una data specifica. L’ispezione ha inizio proprio da quest’ultimo.
Un’azienda con 12 dipendenti aveva stipulato contratti di lavoro, ma non disponeva di documenti integrativi relativi a quattro aumenti salariali né di registri delle ferie. L’ispezione si è conclusa con la constatazione di violazioni dovute a discrepanze tra il contratto e il libro paga.
Le violazioni di questo tipo rientrano nel punto 2 dell'articolo 202, in base al quale la sanzione può arrivare fino a trenta volte il salario minimo mensile. Considerando che il salario minimo è pari a 50.000 LEK, ciò significa fino a 1.500.000 LEK. Mettere in ordine i fascicoli avrebbe richiesto un pomeriggio di lavoro.
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L'articolo 33 limita la raccolta dei dati a quelli relativi alle competenze professionali o all'esecuzione del contratto. Rientrano al di fuori di tale ambito i dati relativi alla vita privata, alle convinzioni politiche o religiose, allo stato di salute oltre quanto necessario, nonché i dati relativi ai familiari in assenza di una giustificazione giuridica.
Il quadro normativo vigente è costituito dalla Legge n. 124/2024 sulla protezione dei dati personali, che ha sostituito la Legge n. 9887/2008. In base a tale legge, la base giuridica per il trattamento dei dati di un dipendente è costituita dal contratto o da un obbligo di legge, non dal consenso. Ciò è importante perché il consenso può essere revocato, mentre un obbligo di legge non può esserlo.
Attenzione: la conservazione di una fotocopia della carta d’identità è consentita solo se necessaria per adempiere a uno specifico obbligo di legge. In pratica, ai fini della dichiarazione dei redditi è sufficiente registrare il codice fiscale. Le fotocopie non necessarie sono tra le irregolarità più frequenti riscontrate durante le verifiche sui dati personali.
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Il Codice prevede due norme diverse ai punti 4 e 5 dell'articolo 33.
La regola generale prevede che i dati trattati negli archivi siano conservati fino al termine del rapporto di lavoro. Il trattamento oltre tale periodo viene effettuato solo previo consenso del dipendente.
La norma speciale riguarda il caso previsto dall'articolo 146, paragrafo 2. In tale caso, i dati vengono conservati per un periodo di sei mesi a decorrere dalla data di ricezione della notifica.
In pratica, conserviamo i documenti finanziari per i periodi previsti dalla normativa fiscale e contabile, che sono più lunghi, mentre i dati personali che non hanno finalità fiscali vengono cancellati in conformità con la norma sopra indicata. È proprio questa distinzione che siamo tenuti a illustrare ogni volta che viene effettuato un controllo sui dati.
Questa è la procedura che seguiamo quando accettiamo un cliente con pratiche non ancora archiviate.
Attenzione: quando si riordinano i vecchi fascicoli, non attribuire date precedenti ai documenti allegati. Annotare la data effettiva della firma e specificare nel testo che la modifica è stata attuata in precedenza. Un documento con una data errata peggiora la situazione, anziché migliorarla.
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Il contratto, il certificato di dichiarazione ESIG027, i documenti integrativi, le buste paga, le domande di licenza e le relative autorizzazioni, il registro delle ferie, il certificato di formazione in materia di sicurezza e i documenti relativi alle misure disciplinari.
Sì, a condizione che i documenti firmati siano conservati in formato originale o siano stati sottoposti a scansione in modo affidabile e siano immediatamente accessibili in caso di verifica.
Ai sensi dell’articolo 33, comma 5, fino alla cessazione del rapporto di lavoro e, successivamente, solo previo consenso del dipendente. Nel caso di cui all’articolo 146, comma 2, il termine è di sei mesi dalla ricezione della comunicazione.
Solo quando è necessario per adempiere a uno specifico obbligo di legge. Per la dichiarazione dei redditi è sufficiente il numero personale, quindi spesso non è necessaria una fotocopia.
Il registro del personale, i contratti firmati e il registro delle ferie. Questi tre documenti consentono di verificare immediatamente se la situazione effettiva corrisponde a quella dichiarata.
Se amministratore Ha un contratto di lavoro, sì, proprio come qualsiasi altro dipendente. Se agisce esclusivamente in qualità di organo della società, i documenti che lo riguardano sono la delibera di nomina e la dichiarazione dei contributi.
Il datore di lavoro. L'obbligo di conservare la documentazione spetta a lui e non può essere trasferito al dipendente né a un commercialista esterno, salvo quanto previsto da un contratto di prestazione d'opera scritto.
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