I documenti richiesti nel corso di un’ispezione sul posto di lavoro sono quelli che la legge impone all’impresa di conservare, non quelli redatti successivamente alla notifica. In sostanza, si tratta di sette categorie. Contratti individuali, fascicoli personali e registro dei dipendenti, registri delle retribuzioni e dei contributi, registri delle assenze, buste paga, regolamento interno e fascicolo sulla sicurezza con la valutazione dei rischi.
Questa pagina mostra ogni documento, la sezione in cui è richiesto e l'errore che lo rende non valido al momento della verifica.
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Questa tabella corrisponde all'elenco che utilizziamo quando prepariamo un cliente per una visita di controllo.
| Documento | Cosa dimostra? | Articolo |
|---|---|---|
| Contratto di lavoro individuale, in forma scritta | I dodici elementi obbligatori | 21, terzo comma |
| Registro dei dipendenti | Chi lavora nell'azienda? | 36 |
| Fascicolo del dipendente | Dati richiesti e periodi di conservazione | 33 |
| Documenti relativi alle buste paga e ai contributi | Aggiornato ogni mese per ciascun dipendente. | 95, primo comma |
| Registro delle ferie | Data di inizio, giorni lavorati, giorni di ferie goduti, stipendio corrisposto | 95, secondo comma |
| Busta paga e calcolo | Elementi della retribuzione, indennità e detrazioni | 118, punto 1/1 e 119 |
| Regolamento interno | Orari di inizio e fine del lavoro | 79, punto 1 |
| Legge sulle misure disciplinari | Riferimento al contratto nelle misure e nelle procedure | 37 |
| Codice del lavoro e normativa | Messo a disposizione dei dipendenti | 38 |
| Denunce di incidenti, ultimi tre anni | Cronologia degli eventi | 42, lettera a) |
| Il piano e il progetto per l'occupazione | Allestimento degli ambienti | 42, lettera b) |
| Valutazione dei rischi per ciascun luogo di lavoro | Rischi e misure preventive | 42, lettera b/1 |
| Elenco delle sostanze pericolose | Composizione, pericolo, misure, numero di persone esposte | 42, lettera c) |
L'espressione chiave contenuta negli articoli 42 e 95 è «presentazione su richiesta». Il documento deve essere già disponibile prima dell'audit e non deve essere redatto durante lo stesso.
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In nessun articolo si fa riferimento alla documentazione relativa all’orario di lavoro come documento a sé stante. Tuttavia, senza di essa, nessuna di queste informazioni può essere comprovata.
Pertanto, il registro delle ore è sempre incluso nel fascicolo che redigiamo, anche se la legge non lo menziona espressamente.
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La procedura è disciplinata dalla normativa in materia di ispezioni, non dal Codice del lavoro. I termini sono brevi e scadono rapidamente.
| Fase | Scadenza |
|---|---|
| Preavviso relativo all'ispezione programmata | Al più tardi 10 giorni prima. |
| Notifica del verbale all’interessato | Entro 48 ore |
| Presentazione delle obiezioni da parte dell’interessato | Entro 8 giorni |
| La decisione finale | Entro 30 giorni |
Il termine di otto giorni rappresenta il momento in cui si rischia di perdere di più. Le obiezioni presentate entro tale termine vengono prese in considerazione nella decisione finale. Quelle presentate successivamente devono seguire la procedura di ricorso.
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Il fascicolo di ispezione risulta più efficace se suddiviso in cinque parti, poiché l’ispettore effettua la ricerca per argomento anziché per dipendente.
Parte 1. Oggetto: Estratto del registro, del regolamento interno, del Codice del lavoro allegato e degli atti relativi alle misure disciplinari.
Parte 2. Dipendenti. Il registro dei dipendenti e il fascicolo personale di ciascuno, contenente il contratto e le relative modifiche.
Parte 3. Libro paga. Registri relativi alle retribuzioni e ai contributi, buste paga mensili, prospetti retributivi e prove di pagamento bancario.
Parte 4. Orario. Registri delle presenze, registro delle ferie e dei permessi, autorizzazioni per gli straordinari, se del caso.
Parte 5. Sicurezza. Valutazione dei rischi, planimetria del cantiere, elenco dei materiali, registro delle formazioni, rapporti sugli infortuni degli ultimi tre anni.
Questa suddivisione accorcia la durata dell'udienza e riduce il numero di domande rimaste senza risposta nel verbale.
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L'articolo 33 impone un limite che viene spesso superato con buone intenzioni. Il datore di lavoro non raccoglie informazioni sui dipendenti se non quelle relative alle competenze professionali o necessarie per l'adempimento del contratto.
I dati contenuti nel fascicolo vengono conservati fino al termine del rapporto di lavoro e, nel caso di cui all’articolo 146, comma 2, per un periodo di sei mesi a decorrere dalla ricezione della comunicazione. Il trattamento dei dati oltre tali periodi richiede il consenso del dipendente.
Pertanto, un file contenente documenti ridondanti non è più sicuro. Ciò crea un secondo problema, ovvero la protezione dei dati.
I rapporti sugli infortuni degli ultimi tre anni, la planimetria del luogo di lavoro, la valutazione dei rischi per ciascuna postazione di lavoro e l’elenco delle sostanze pericolose, ai sensi dell’articolo 42.
No. Il contratto stabilisce il rapporto di lavoro, ma non la retribuzione corrisposta, le ore lavorate né le ferie godute. Per questi aspetti sono necessari i registri di cui alla Sezione 95 e le buste paga.
Ispettori del lavoro e ispettori autorizzati dell'amministrazione fiscale, ai sensi dell'articolo 95, primo comma.
La legge non prescrive alcuna forma specifica, ma richiede la presentazione dei documenti ogni volta che ciò venga richiesto. Pertanto, è consentita la forma elettronica purché i documenti possano essere presentati immediatamente e siano completi.
Al più tardi dieci giorni prima, in conformità con la normativa in materia di ispezioni.
Entro otto giorni dalla notifica del verbale.
Sì. L’articolo 95, secondo comma, prevede che per ciascun dipendente siano indicati la data di inizio del rapporto di lavoro, i giorni maturati, le date in cui sono state fruite le ferie e la retribuzione corrisposta.
Il Codice non lo indica come documento a sé stante, ma senza di esso non è possibile dimostrare gli straordinari, il lavoro notturno e il riposo compensativo; pertanto, nella pratica è sempre necessario.
