Il registro delle ferie costituisce un obbligo diretto ai sensi dell’articolo 95 del Codice del lavoro. Per ciascun dipendente devono essere registrati la data di inizio del rapporto di lavoro, la durata delle ferie a cui ha diritto, le date in cui le ferie sono state godute e la retribuzione corrisposta per le ferie annuali. Tale registro deve essere esibito ogni volta che ne venga fatta richiesta dagli ispettori del lavoro e dalle autorità fiscali.
Questa pagina illustra cosa contiene il registro delle ferie, come viene tenuto nella pratica, quali scadenze vengono rispettate e quali rischi corre un’azienda in caso di sua mancanza.
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L'articolo 95 stabilisce due obblighi distinti, che spesso vengono scambiati per un unico obbligo.
I datori di lavoro sono tenuti a conservare registri aggiornati delle retribuzioni e dei contributi versati ogni mese per tutti i dipendenti alle loro dipendenze e a presentare tali registri ogni volta che ciò venga richiesto dagli ispettori del lavoro e dagli ispettori autorizzati dell'amministrazione fiscale.
I datori di lavoro sono tenuti a tenere un registro, in conformità alle norme stabilite dalla presente legge, nel quale devono essere riportati, per ciascun dipendente, i seguenti dati: la data di inizio del rapporto di lavoro, la durata del congedo a cui ha diritto, le date in cui il congedo è stato fruito e la retribuzione corrisposta a titolo di ferie annuali retribuite.
Il primo paragrafo riguarda gli stipendi e i contributi, con un aggiornamento mensile. Il secondo paragrafo riguarda le ferie e non specifica una frequenza, poiché viene aggiornato ogni volta che si verifica un evento, ovvero quando viene concesso o fruito un giorno di ferie.
| Rubrica | Indice | Perché è necessario? |
|---|---|---|
| Data di inizio del rapporto di lavoro | Primo giorno di lavoro | Da ciò, le ferie vengono calcolate in base alle ore lavorate. |
| La durata applicabile | Giorni festivi per l'anno prossimo | Non meno di 22 giorni lavorativi, ai sensi dell’articolo 92. |
| Date di ricezione | Le date esatte in cui si è svolta la festività. | Dimostrano che la sospensione è stata effettivamente concessa. |
| Lo stipendio indicato | L'importo corrisposto per i giorni di ferie | Prova ad applicare l'articolo 94. |
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Il registro non è solo un elenco. Serve a dimostrare che le scadenze di cui all'articolo 93 sono state rispettate.
| Scadenza | Regola | Articolo |
|---|---|---|
| Avviso preventivo | Al dipendente viene comunicata la data di inizio delle ferie con almeno 30 giorni di anticipo. | 93/1 |
| Rinvio per malattia | Il congedo viene rinviato qualora il dipendente venga ricoverato in ospedale o si ammali, previa presentazione di un certificato medico. | 93/2 |
| Data di scadenza | Il congedo viene concesso entro l'anno o entro la fine del primo trimestre dell'anno successivo. | 93/3 |
| Prescrizione | Il diritto al congedo non retribuito cade in prescrizione entro tre anni. | 93/4 |
| Pagamento | L'indennità per le ferie viene corrisposta al momento in cui si godono le ferie. | 94/4 |
Senza un registro, non è possibile dimostrare il preavviso di 30 giorni e non è possibile rispettare la scadenza del primo trimestre. Entrambi questi aspetti rientrano tra quelli verificati con maggiore frequenza.
L'articolo 94, comma 5, vieta la sostituzione delle ferie con un corrispettivo in denaro, con un'unica eccezione. Quando il rapporto di lavoro cessa e il dipendente non ha fruito delle ferie a cui ha diritto, riceve un pagamento pari alla retribuzione relativa a tali ferie. Questo calcolo viene effettuato direttamente sulla base del registro delle ferie, pertanto eventuali inesattezze risultano evidenti il giorno della cessazione del rapporto.
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Il regolamento prevede espressamente le ferie annuali, ma nella pratica lo stesso registro comprende anche gli altri giorni che incidono sulla retribuzione e sull’orario di lavoro.
Quando questi dati vengono riportati su fogli separati, il collegamento tra loro va perso e il calcolo di fine anno risulta errato.
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Il presente modello è stato redatto da AlProfit Consult ai sensi dell'articolo 95. È possibile copiarlo in un foglio di calcolo Excel oppure stamparlo come foglio separato per ciascun dipendente.
Registro delle ferie annuali e dei permessi
Oggetto: nome dell'azienda, NUIS
Anno solare: l'anno di riferimento
A cura di: nome e carica
Ultimo aggiornamento: data
Sezione A. Dati anagrafici del dipendente
Nome e cognome
Posizione lavorativa
Data di inizio del rapporto di lavoro
I giorni di ferie maturati nell'anno
Giorni riportati dall'anno precedente
Totale disponibile
Sezione B. Giorni di assenza durante l'anno
Numero di serie
Tipo: ferie annuali, ferie sostitutive, permessi speciali, congedo non retribuito
Data della notifica preliminare
Data di inizio
Data di scadenza
Numero di giorni
La retribuzione corrisposta per questi giorni
Firma del dipendente
Sezione C. Dichiarazione conclusiva
Totale giorni di assenza
Giorni rimanenti
Data di scadenza: 31 marzo dell'anno successivo.
Firme del datore di lavoro e del dipendente
La colonna della firma non è prevista dalla legge, ma costituisce la prova più semplice del fatto che la pausa sia stata effettivamente concessa e goduta.
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Il registro contiene dati personali ed è pertanto soggetto anche alla legge n. 124/2024 sulla protezione dei dati personali. La base giuridica in questo caso è costituita dall’obbligo di legge e dal contratto, non dal consenso del dipendente.
In pratica, ciò comporta tre aspetti. Il registro contiene solo i dati richiesti dall’articolo 95 e nient’altro. L’accesso è concesso solo a coloro che ne hanno bisogno per lo svolgimento delle proprie mansioni. Il motivo medico alla base di un rinvio non viene registrato nel registro; è sufficiente un riferimento al referto medico, che viene conservato separatamente nel fascicolo.
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L'articolo 95 fa parte del gruppo di articoli da 91 a 96 di cui all'articolo 202, comma 2. Per tali reati, la sanzione pecuniaria può arrivare fino a trenta volte il salario minimo mensile.
Considerando l'attuale salario minimo di 50.000 LEK, ciò significa fino a 1.500.000 LEK. La sanzione è espressa come multiplo, quindi aumenta automaticamente ogni volta che il salario minimo subisce un aumento. Salario minimo. Quando un reato riguarda più dipendenti, l’importo complessivo non può superare il quintuplo dell’ammenda massima.
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Sì. L’articolo 95, secondo comma, del Codice del lavoro lo prevede espressamente per ogni dipendente.
La data di inizio del rapporto di lavoro, la durata del congedo a cui il dipendente ha diritto, le date in cui il congedo è stato fruito e la retribuzione corrisposta a tale titolo.
La legge non prescrive alcuna forma specifica. Il documento può essere conservato in formato cartaceo o elettronico, purché sia completo, aggiornato e disponibile ogni volta che sia necessario.
Ispettori del lavoro e ispettori autorizzati dell'amministrazione fiscale, ai sensi dell'articolo 95, primo comma.
Entro l'esercizio finanziario o entro la fine del primo trimestre dell'anno successivo, ai sensi dell'articolo 93, paragrafo 3.
Essi ricevono una retribuzione equivalente alla paga spettante per tali giorni festivi, ai sensi dell’articolo 94, comma 5.
Tre anni a decorrere dalla data in cui i dipendenti acquisiscono tale diritto, ai sensi dell’articolo 93, paragrafo 4.
Sì. L'articolo 202, comma 2, prevede una sanzione pecuniaria fino a 30 volte l'importo del salario minimo mensile.
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