Il regolamento interno è il documento che stabilisce l'orario di lavoro, le norme di comportamento sul posto di lavoro e le misure disciplinari all'interno di un'azienda. Il Codice del lavoro non lo richiede per tutte le imprese, ma nella pratica lo rende indispensabile, poiché è proprio attraverso di esso che vengono stabiliti gli orari di inizio e fine del lavoro e perché le misure disciplinari devono essere registrate da qualche parte quando l’azienda non dispone di un contratto collettivo.
Questa pagina illustra quando diventa obbligatorio, quali elementi deve contenere e come deve essere comunicata ai dipendenti affinché sia efficace.
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Il testo normativo non contiene alcuna disposizione che stabilisca espressamente che ogni impresa debba dotarsi di un regolamento interno. Contiene invece tre disposizioni che, nel loro insieme, rendono tale requisito inevitabile.
| Obbligo | Cosa occorre? | Articolo |
|---|---|---|
| Misure disciplinari | In assenza di un contratto collettivo, le categorie e le procedure sono definite nel contratto. | 21/3, la lettera h |
| Orario di lavoro | Gli orari di inizio e di fine sono stabiliti dal regolamento interno. | 79/1 |
| Molestie | Il datore di lavoro pubblica le disposizioni relative alle molestie morali e sessuali e alle relative sanzioni. | 32/1 |
Pertanto, il regolamento interno non è una scelta stilistica. È il documento in cui confluiscono tre obblighi che, altrimenti, dovrebbero essere specificati separatamente in ciascun contratto.
Non esiste una soglia minima di dipendenti al di sotto della quale tali obblighi non si applichino. Un’azienda con quattro dipendenti ha gli stessi obblighi in materia di misure disciplinari e di affissione delle disposizioni di un’azienda con quaranta dipendenti.
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Il contenuto è suddiviso in due parti: ciò che prevede la legge e ciò che richiede la prassi.
Questo è il motivo principale per cui esiste il regolamento interno. Senza di esso, qualsiasi provvedimento adottato rimane privo di una base scritta ed è facilmente contestabile.
L'articolo 21, paragrafo 3, lettera h), prevede che, in assenza di un contratto collettivo, siano stabiliti i tipi e le procedure delle misure disciplinari. Il regolamento interno è lo strumento più indicato per definirli una volta per tutte e renderli applicabili a tutti.
La procedura che seguiamo è la seguente: richiamo verbale da inserire nel fascicolo; richiamo scritto; ultimo richiamo scritto; risoluzione del contratto secondo la procedura di cui all’articolo 144.
Per ogni livello occorre specificare quali comportamenti lo attivano e chi prende la decisione.
Un dipendente è sistematicamente in ritardo. In assenza di una procedura, il datore di lavoro non ha alcun fondamento su cui basare un richiamo, e il licenziamento dopo tre mesi appare improvviso. Con una procedura, il fascicolo riporta tre richiami datati, ciascuno firmato, e il licenziamento è valido poiché il procedimento è documentato.
L'articolo 203 stabilisce il termine di prescrizione. Il termine di prescrizione per una misura disciplinare è di un anno a partire dal momento in cui viene irrogata, come notificato per iscritto al dipendente. Trascorso tale termine, la misura non può più essere invocata come precedente.
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L'articolo 79, comma 1, è esplicito. Gli orari di inizio e di fine del lavoro sono stabiliti dal regolamento interno, nei limiti previsti dalla legge.
Gli orari e la durata delle pause durante la giornata lavorativa sono stabiliti nel contratto collettivo o nel contratto individuale.
Quando l’azienda opera con un sistema a turni, il regolamento interno stabilisce l’ordine e le modalità di comunicazione. L’articolo 79, comma 1, definisce il lavoro a turni come il lavoro svolto da lavoratori che si susseguono nello stesso mansione, secondo una sequenza prestabilita.
Nota: Il regolamento interno non può stabilire come norma un orario di lavoro superiore a otto ore al giorno o a quaranta ore alla settimana. Esso si limita a ripartire le ore entro i limiti di legge. Le ore che superano tali limiti costituiscono straordinari e vengono retribuite secondo la tariffa prevista.
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Una norma di cui non sia possibile dimostrare che il dipendente ne sia stato informato non può essere fatta valere nei suoi confronti. Pertanto, la sequenza delle azioni è importante.
Ai nuovi dipendenti il contratto viene presentato il primo giorno, contestualmente alla firma. Questo è l'unico modo affinché sia valido fin dal primo giorno.
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Questo è il modello che utilizziamo per le aziende con un massimo di venti dipendenti. Copiatelo, sostituite i campi tra parentesi ed eliminate le parti che non riguardano la vostra attività.
Regolamento interno di lavoro
[Nome dell'azienda], NIPT [numero], con sede legale in [indirizzo]
Approvato con decisione n. [numero], del [data], dell’amministratore.Capitolo I. Ambito di applicazione
Il presente regolamento si applica a tutti i dipendenti di [nome dell'azienda], indipendentemente dalla tipologia di contratto. Esso integra il contratto individuale di lavoro e non può prevedere condizioni meno favorevoli rispetto a quelle previste dal Codice del lavoro.Capitolo II. Orario di lavoro
Il lavoro inizia alle [ora] e termina alle [ora], dal lunedì al [giorno].
La pausa giornaliera dura [minuti] minuti, dalle [ora] alle [ora].
L'ingresso e l'uscita vengono registrati in [modalità di registrazione].
I ritardi di [minuti] minuti devono essere comunicati in anticipo a [posizione].Capitolo III. Assenze e permessi
La richiesta di ferie annuali deve essere presentata per iscritto con almeno [numero di giorni] giorni di anticipo.
L'assenza per malattia deve essere comunicata il primo giorno e la relativa dichiarazione deve essere presentata entro [giorni].
Le ferie annuali ammontano ad almeno 22 giorni lavorativi all'anno.Capitolo IV. Gli obblighi del dipendente
Eseguire il lavoro con la dovuta cura e nel rispetto delle istruzioni.
La manutenzione degli strumenti e delle attrezzature messi a disposizione.
Garantire la riservatezza dei dati aziendali e dei clienti.
Rispetto delle norme di sicurezza e utilizzo dei dispositivi di protezione individuale.Capitolo V. Misure disciplinari
Le misure sono, nell'ordine: un richiamo verbale da inserire nel fascicolo, un richiamo scritto, un richiamo scritto finale e la risoluzione del contratto ai sensi dell'articolo 144 del Codice del lavoro.
La decisione viene presa da [carica], dopo aver ascoltato il dipendente.
Il dipendente viene informato per iscritto e una copia viene conservata nel suo fascicolo personale.
Il procedimento disciplinare deve essere avviato entro un anno dalla data di notifica.Capitolo VI. Molestie morali e sessuali
È vietata qualsiasi forma di molestia morale o sessuale. I reclami devono essere presentati a [posizione] e saranno gestiti in modo riservato entro [numero di giorni]. Non verrà intrapresa alcuna azione nei confronti del reclamante a seguito del reclamo. Il presente avviso deve essere esposto in un punto ben visibile sul luogo di lavoro.Capitolo VII. Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il [data] e viene portato a conoscenza dei dipendenti mediante firma.Amministratore [nome e firma]
Elenco dei riferimenti al Regolamento interno
[Nome dell'azienda], regolamento approvato con delibera n. [numero], del [data]
I sottoscritti dichiarano di aver ricevuto, letto e compreso il regolamento interno di lavoro e di averne ricevuto una copia.
Nome e cognome, carica, data, firma
Questo elenco viene conservato dal datore di lavoro e una copia viene inserita nel fascicolo di ciascun dipendente.
Entrambi questi modelli sono stati redatti da AlProfit Consult e vengono aggiornati ogni volta che il Codice del lavoro subisce modifiche. Ai nostri clienti vengono forniti in versione completamente personalizzata in base alla loro attività aziendale e al numero di dipendenti.
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L'ordine è chiaro e non cambia. La legge prevale su tutto il resto. Segue poi il contratto collettivo, laddove esiste. Poi il contratto individuale. I regolamenti interni vengono per ultimi.
Ciò significa che non può concedere meno di quanto previsto dalla legge né modificare una clausola concordata nel contratto individuale. Qualora vi sia una contrarietà con una delle due, quella parte non è applicabile.
Ciò che può fare è offrire di più. Un giorno di ferie in più, una pausa più lunga o una procedura più vantaggiosa sono tutte opzioni del tutto valide.
Il Codice non lo prescrive in una singola disposizione, ma lo rende obbligatorio attraverso tre obblighi. Il calendario è stabilito dall’articolo 79, le misure disciplinari devono essere definite ai sensi dell’articolo 21 in assenza di un contratto collettivo e le disposizioni in materia di molestie devono essere esposte ai sensi dell’articolo 32.
No. Non esiste una soglia al di sotto della quale tali obblighi non si applichino.
Sì, nella pratica questo è fondamentale. Senza la prova che il dipendente ne fosse a conoscenza, la norma non può essere applicata nei suoi confronti.
Gli orari di inizio e di fine sono stabiliti dal regolamento, nei limiti previsti dalla legge. Qualora un contratto individuale preveda un orario specifico, qualsiasi modifica richiede un atto aggiuntivo.
Un anno dalla data di ricezione della notifica scritta, ai sensi dell’articolo 203.
No. Le misure disciplinari non prevedono le trattenute salariali come sanzione. Le trattenute salariali sono soggette a norme specifiche e non vengono utilizzate come punizione.
Il contratto è vincolante. Il regolamento ha un rango gerarchico inferiore rispetto alla legge, al contratto collettivo e al contratto individuale, pertanto non può modificarli.
Sì, ogni volta che cambiano la normativa o l’organizzazione del lavoro. La vecchia disposizione relativa alle quattro settimane di ferie è l’esempio più comune che si riscontra ancora oggi.
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