Dokumentet që kërkohen në një inspektim pune janë ato që ligji i quan të detyrueshme për t’u mbajtur në ndërmarrje, jo ato që përgatiten pas njoftimit. Në thelb janë shtatë grupe. Kontratat individuale, dosjet dhe regjistri i punonjësve, regjistrat e pagave dhe kontributeve, regjistri i pushimeve, fletëpagesat, rregullorja e brendshme dhe dosja e sigurisë me vlerësimin e riskut.
Kjo faqe tregon secilin dokument, nenin që e kërkon dhe gabimin që e bën atë të pavlefshëm në kontroll.
Lexo edhe: Inspektimi dhe kontrolli i punës, udhëzuesi i plotë
Kjo tabelë është e njëjta listë që përdorim kur përgatisim një klient për kontroll.
| Dokumenti | Çfarë provon | Neni |
|---|---|---|
| Kontrata individuale e punës, me shkrim | Dymbëdhjetë elementet e detyrueshme | 21, paragrafi i tretë |
| Regjistri i punëmarrësve | Kush punon në ndërmarrje | 36 |
| Dosja e punonjësit | Të dhënat e nevojshme dhe afatet e ruajtjes | 33 |
| Regjistrat e pagave dhe të kontributeve | Të aktualizuara çdo muaj për çdo punonjës | 95, paragrafi i parë |
| Regjistri i pushimeve | Data e fillimit, ditët që takojnë, datat e marra, paga e dhënë | 95, paragrafi i dytë |
| Fletëpagesa dhe përllogaritja | Elementet e pagës, shtesat dhe ndalimet | 118 pika 1/1 dhe 119 |
| Rregullorja e brendshme | Orët e fillimit dhe mbarimit të punës | 79, pika 1 |
| Aktet për masat disiplinore | Referimi i kontratës te masat dhe procedura | 37 |
| Kodi i Punës dhe legjislacioni | I vënë në dispozicion të punonjësve | 38 |
| Deklaratat e aksidenteve, tre vitet e fundit | Historiku i ngjarjeve | 42, shkronja a |
| Plani dhe projekti i vendeve të punës | Rregullimi i mjediseve | 42, shkronja b |
| Vlerësimi i riskut për çdo vend pune | Rreziqet dhe masat parandaluese | 42, shkronja b/1 |
| Lista e lëndëve të rrezikshme | Përbërja, rrezikshmëria, masat, numri i të ekspozuarve | 42, shkronja c |
Fjala kyçe në nenet 42 dhe 95 është paraqitja me kërkesë. Dokumenti duhet të ekzistojë përpara kontrollit, jo të përgatitet gjatë tij.
Lexo edhe: Elementet e detyrueshme të kontratës së punës
Evidenca e orëve të punës nuk përmendet si dokument më vete në asnjë nen. Megjithatë pa të nuk provohet dot asnjë nga këto.
Prandaj evidenca e orëve hyn gjithmonë në dosjen që përgatisim, edhe pse ligji nuk e emërton.
Lexo edhe: Shtesat e detyrueshme mbi pagën
Procedura rregullohet nga legjislacioni i inspektimit, jo nga Kodi i Punës. Afatet janë të shkurtra dhe humbasin shpejt.
| Faza | Afati |
|---|---|
| Njoftimi paraprak për inspektimin e programuar | Jo më vonë se 10 ditë përpara |
| Njoftimi i procesverbalit te subjekti | Brenda 48 orëve |
| Paraqitja e kundërshtimeve nga subjekti | Brenda 8 ditëve |
| Vendimi përfundimtar | Brenda 30 ditëve |
Afati prej 8 ditësh është pika ku humbet më shumë. Kundërshtimet e paraqitura brenda tij hyjnë në vendimin përfundimtar. Ato të paraqitura më vonë duhet të ndjekin rrugën e ankimit.
Lexo edhe: Gjobat dhe rruga e ankimimit
Dosja e inspektimit funksionon më mirë kur ndahet në pesë pjesë, sepse inspektori kërkon sipas temës dhe jo sipas punonjësit.
Pjesa 1. Subjekti. Ekstrakti i regjistrimit, rregullorja e brendshme, Kodi i Punës i vënë në dispozicion, aktet për masat disiplinore.
Pjesa 2. Punonjësit. Regjistri i punëmarrësve dhe dosja individuale për secilin, me kontratën dhe ndryshimet e saj.
Pjesa 3. Paga. Regjistrat e pagave dhe kontributeve, listëpagesat mujore, fletëpagesat dhe provat e pagesës bankare.
Pjesa 4. Koha. Evidenca e orëve, regjistri i pushimeve dhe i lejeve, autorizimet për orë shtesë kur ka.
Pjesa 5. Siguria. Vlerësimi i riskut, plani i vendeve, lista e lëndëve, regjistri i trajnimeve, deklaratat e aksidenteve të tre viteve të fundit.
Kjo ndarje e bën kontrollin më të shkurtër dhe zvogëlon numrin e pyetjeve që mbeten pa përgjigje në procesverbal.
Lexo edhe: Dosja e punonjësit dhe regjistrat e detyrueshëm
Neni 33 vendos një kufi që shpesh tejkalohet me qëllime të mira. Punëdhënësi nuk mbledh informacione për punonjësit përveç atyre që lidhen me aftësitë profesionale ose janë të nevojshme për zbatimin e kontratës.
Të dhënat e dosjes ruhen deri në përfundim të marrëdhënies, dhe në rastin e nenit 146, pika 2, për një periudhë gjashtë mujore nga marrja e njoftimit. Përpunimi përtej këtyre afateve kërkon pëlqimin e punonjësit.
Prandaj një dosje me dokumente të tepërta nuk është më e sigurt. Ajo krijon një problem të dytë, atë të mbrojtjes së të dhënave.
Deklaratat e aksidenteve të tre viteve të fundit, plani i vendeve të punës, vlerësimi i riskut për çdo vend pune dhe lista e lëndëve të rrezikshme, sipas nenit 42.
Jo. Kontrata provon marrëdhënien, por jo pagën e paguar, orët e kryera dhe pushimet e dhëna. Për këto kërkohen regjistrat e nenit 95 dhe fletëpagesat.
Inspektorët e punës dhe inspektorët e autorizuar të administratës tatimore, sipas nenit 95, paragrafi i parë.
Ligji nuk cakton format, por kërkon paraqitjen sa herë kërkohet. Prandaj forma elektronike lejohet nëse dokumentet mund të paraqiten menjëherë dhe janë të plota.
Jo më vonë se 10 ditë përpara, sipas legjislacionit të inspektimit.
Brenda 8 ditëve nga njoftimi i procesverbalit.
Po. Neni 95, paragrafi i dytë, e kërkon për çdo punonjës, me datën e fillimit të punës, ditët që i takojnë, datat e marra dhe pagën e dhënë.
Kodi nuk e emërton si dokument më vete, por pa të nuk provohen orët shtesë, puna e natës dhe pushimet zëvendësuese, prandaj në praktikë ajo kërkohet gjithmonë.
