- Come assumere il primo dipendente: il contratto scritto va firmato prima dell’inizio del rapporto di lavoro, ai sensi dell’articolo 21, comma 3, del Codice del lavoro.
- Il contratto prevede dodici elementi obbligatori. Il periodo di prova è valido solo se specificato per iscritto e ha una durata massima di tre mesi.
- La dichiarazione dei salari va presentata esclusivamente in formato elettronico, entro il 20 del mese successivo per le società commerciali ed entro il 20 del mese successivo alla chiusura di ciascun trimestre per i lavoratori autonomi.
- La sanzione per un dipendente non dichiarato ammonta a 200.000 lekë per i soggetti passivi ai fini dell’IVA o del regime fiscale semplificato e a 50.000 lekë per gli altri contribuenti.
- Un dipendente con salario minimo di 50.000 lek lordi costa all'azienda 58.350 lek al mese e riceve 44.400 lek netti.
Come faccio ad assumere il mio primo dipendente? È la domanda che di solito sorge tre o quattro mesi dopo l’apertura di un’attività, quando il carico di lavoro supera quello che una sola persona è in grado di gestire. Assumere il primo dipendente non è un’operazione una tantum, ma un processo in sei fasi che inizia con il contratto e termina con la prima busta paga. Ogni fase ha una propria scadenza e due di esse devono essere rispettate prima del primo giorno di lavoro del dipendente.
L'ordine è più importante della rapidità. Il contratto viene firmato prima che il dipendente inizi a lavorare, la dichiarazione all'autorità fiscale viene presentata entro la data di inizio e il libro paga viene inviato successivamente, entro la scadenza mensile o trimestrale prevista. Quando questa sequenza viene invertita, l’azienda si ritrova con un dipendente che lavora senza essere stato dichiarato, e questa è la violazione più costosa dell’intero gruppo.
Questa guida illustra l'intero processo di assunzione di un dipendente per la prima volta, dalla decisione di assumerlo fino alla presentazione della busta paga e al versamento dei contributi. Per ogni fase indica la scadenza, la base giuridica e l'errore che si riscontra più spesso.
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Quali sono le fasi da seguire dalla decisione alla prima busta paga?
Il processo di assunzione iniziale prevede sei fasi. Il diagramma riportato di seguito le presenta in ordine cronologico e le suddivide in tre fasi, in base al loro rapporto con il primo giorno di lavoro.
I primi due passaggi sono proprio quelli che tendono a essere trascurati. Si svolgono prima del primo giorno di lavoro, in un momento in cui l’azienda è ancora in fase di organizzazione e il dipendente non fa ancora parte della routine mensile.
Il contratto di lavoro: cosa va firmato prima del primo giorno di lavoro
Il contratto individuale di lavoro è l'accordo scritto che specifica la mansione, la retribuzione, l'orario di lavoro e le condizioni del rapporto di lavoro. Viene redatto per iscritto prima dell'inizio del rapporto di lavoro e deve contenere i dodici elementi obbligatori di cui all’articolo 21, comma 3, del Codice del lavoro.
Quando dovrebbe essere pronto il contratto?
La regola prevede che il contratto debba essere redatto prima dell’inizio del lavoro. In casi particolari e giustificati, la legge consente di stipulare il contratto entro sette giorni dalla data di assunzione. Si tratta di un’eccezione, non della regola generale, e non dovrebbe essere applicata sistematicamente.
L'assenza di uno dei dodici elementi non invalida il contratto. Semplicemente, priva il datore di lavoro di prove in caso di controversia e, in una controversia di lavoro, l'assenza di prove viene interpretata a sfavore della parte che avrebbe dovuto conservarle.
Quali sono gli elementi che vengono dimenticati più spesso?
Nei contratti che esaminiamo, ci sono tre elementi che mancano più spesso di altri.
- Il periodo di prova. Se non è previsto nel contratto, non esiste. Una volta previsto, rimane in vigore per i primi tre mesi ai sensi dell’articolo 142.
- Elementi retributivi e data di pagamento. L'importo netto non è sufficiente; occorre indicare lo stipendio base, le indennità obbligatorie e il giorno del mese in cui viene corrisposto.
- Misure disciplinari. Le tipologie e le procedure sono obbligatorie in assenza di un contratto collettivo di lavoro nel settore o nell’azienda.
La data di inizio del contratto deve coincidere con quella dichiarata alle autorità fiscali. Se le due date non coincidono, l’ispezione considera la discrepanza come un periodo non dichiarato.
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Quando un dipendente è registrato presso l'amministrazione fiscale
Il nuovo dipendente viene aggiunto all'elenco del personale e compare nell'elenco. la busta paga relativa al periodo in cui ha inizio il rapporto di lavoro, con la data esatta di inizio. La data di inizio determina i giorni di copertura e la base di calcolo per il primo mese.
La tempistica esatta della dichiarazione rispetto al primo giorno di lavoro è regolata da un termine procedurale che deve essere verificato nella normativa applicabile prima di poterlo dare per scontato. La regola pratica che applichiamo è quella di effettuare la dichiarazione prima del primo giorno di lavoro, poiché la sanzione prevista per i lavoratori non dichiarati è tra le più elevate del sistema fiscale.
A quanto ammonta la sanzione per i lavoratori non dichiarati?
L'ammenda è pari a 200.000 lekë per le imprese soggette all'IVA o al regime fiscale semplificato e a 50.000 lekë per le altre imprese. Si tratta dell'ammenda prevista per ogni dipendente non dichiarato individuato, non per l'ispezione nel suo complesso.
A titolo di confronto, la sanzione per la presentazione tardiva di una dichiarazione autoliquidativa è pari a 10.000 o 5.000 lek a seconda della categoria, mentre il mancato pagamento entro i termini previsti comporta una penale pari allo 0,061% dell’importo dovuto per ogni giorno di ritardo, fino a un massimo di 365 giorni. Pertanto, la differenza tra un ritardo e la mancata dichiarazione non risiede in un’aliquota, ma in una categoria diversa.
Qual è la scadenza per il pagamento degli stipendi?
Il termine dipende dalla forma giuridica dell'azienda, non dal numero di dipendenti.
| Chi dichiara | Scadenza |
|---|---|
| Enti e società commerciali | Il 20 del mese successivo, ogni mese |
| Operatore di trading persona fisica | Il 20 di ogni mese successivo alla chiusura di ciascun trimestre |
| Datore di lavoro con dipendenti | Il 20 di ogni mese successivo alla chiusura di ciascun trimestre |
Nello stesso periodo viene estinto anche l’obbligo. Una dichiarazione senza pagamento non estingue l’obbligo, né lo fa un pagamento senza dichiarazione. La dichiarazione deve essere presentata esclusivamente per via elettronica; non è previsto uno sportello per la presentazione di persona.
Quanto costa assumere il primo dipendente? Esempio di calcolo.
Assumere un dipendente alle prime armi con salario minimo, 50.000 lek lordi al mese, con contratto a tempo pieno.
| Voce | L'importo |
|---|---|
| Retribuzione lorda | 50.000 lek |
| Imposte sui salari trattenute alla fonte | zero lek |
| Contributo del dipendente, trattenuto dallo stipendio | 5.600 lek |
| Contributo del datore di lavoro sui salari | 8.350 lek |
| Il dipendente se ne occupa personalmente. | 44.400 lek |
| Il costo totale per l'azienda | 58.350 lekë |
Le due cifre che solitamente sorprendono sono la terza e l'ultima. Il contributo del datore di lavoro non viene detratto dallo stipendio del dipendente, ma vi viene aggiunto. Pertanto, il costo effettivo di un salario minimo non è di 50.000 lekë, bensì di 58.350 lekë, ovvero circa il 16,71% in più.
Per gli stipendi più elevati cambia anche l’imposta sui salari, pertanto l’importo viene calcolato caso per caso in base a il calcolatore da lordo a netto e al costo a carico del datore di lavoro. Le aliquote contributive e il massimale assicurativo sono illustrati in Pagina dedicata alla previdenza sociale e alla sanità.
Contratto a tempo determinato o a tempo indeterminato
Il contratto a tempo indeterminato è la forma più comune e non richiede alcuna motivazione. Il contratto a tempo determinato costituisce l’eccezione e richiede che la data di scadenza sia chiaramente indicata nel contratto, ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 3, lettera d). Le differenze, le limitazioni e i casi in cui un contratto a tempo determinato si trasforma in un contratto a tempo indeterminato sono illustrati in Tipi di contratti di lavoro.
Per il primo impiego il nostro consiglio è semplice. Se il lavoro è continuativo, il contratto va stipulato a tempo indeterminato e la sicurezza è garantita dal periodo di prova, non da una durata artificiale. Il periodo di prova tutela il datore di lavoro nei primi tre mesi, mentre un contratto a tempo determinato ingiustificato comporta un rischio in senso opposto.
È importante tenere presente una distinzione che spesso viene confusa. Un contratto di servizio non è un contratto di lavoro e non dà luogo a un rapporto di lavoro. Quando una persona lavora secondo un orario prestabilito, presso la vostra sede e sotto la vostra direzione, la forma corretta è quella di un contratto di lavoro, indipendentemente dalla denominazione del documento. Riclassificazione dei lavoratori autonomi Si parte proprio da questa distinzione.
Orari, giorni di riposo e festività nazionali fin dal primo giorno
Tre diritti iniziano a maturare fin dal primo giorno di lavoro, anche durante il periodo di prova. Non è necessario attendere il compimento di un anno.
- L'orario di lavoro settimanale normale non supera le 40 ore. L'orario specifico è stabilito nel contratto e determina anche le aliquote contributive, pertanto non si tratta di una mera formalità. Vedi orario di lavoro.
- Le ferie annuali retribuite non sono inferiori a 22 giorni lavorativi all'anno e vengono maturate in proporzione al tempo lavorato. Vedi ferie annuali.
- I giorni festivi sono giorni di riposo retribuiti e il lavoro svolto in tali giorni viene retribuito con una maggiorazione. Vedi Giorni festivi.
Il registro delle ferie viene tenuto sin dal primo dipendente. Un’azienda con un solo dipendente spesso ritiene di non averne bisogno e, di conseguenza, non è in grado di dimostrare quanti giorni di ferie siano stati presi al termine del rapporto di lavoro.
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Busta paga e pagamento della retribuzione
La busta paga è un obbligo di legge, non una pratica facoltativa. Gli articoli 118, comma 1, punto 1, e 119 del Codice del lavoro prevedono che il lavoratore riceva, prima o immediatamente dopo il pagamento, un prospetto che riporti in dettaglio le voci della retribuzione, le indennità percepite e le detrazioni effettuate, ciascuna indicata separatamente.
Lo stipendio viene corrisposto esclusivamente tramite il sistema bancario, ai sensi dell’articolo 118, comma 1. Quando lo stipendio è calcolato mensilmente, viene corrisposto alla fine di ogni mese, ai sensi dell’articolo 116. Una busta paga che riporti solo l’importo netto non soddisfa i requisiti di cui all’articolo 119, poiché non consente di verificare la base di calcolo né le detrazioni. I dettagli sono riportati in Condizioni di fatturazione e pagamento.
Il fascicolo del dipendente e i documenti richiesti dall’ispezione.
Il fascicolo del dipendente viene aperto il primo giorno di lavoro e conservato per tutta la durata del rapporto di lavoro. È il documento in cui viene registrato tutto quanto sopra indicato come requisito, ed è anche la prima cosa che viene richiesta durante un’ispezione sul posto di lavoro. I contenuti esatti e i periodi di conservazione sono stabiliti in pagina del fascicolo personale del dipendente.
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Cinque errori che riscontriamo nelle assunzioni di neoassunti
- Il dipendente inizia a lavorare, ma viene inserito nel libro paga solo il mese successivo. Nel frattempo, un controllo potrebbe individuarlo come lavoratore non dichiarato.
- Il contratto viene firmato dopo il primo giorno, con una data scritta sul retro. La data riportata sul contratto e quella della dichiarazione non coincidono.
- Il periodo di prova non è specificato nel contratto, ma il datore di lavoro ritiene che vi sia. In assenza di una forma scritta, esso non esiste.
- La fattura viene inviata nei tempi previsti, ma l'ordine di pagamento non viene onorato. Il debito rimane in sospeso, con l'applicazione di una penale e degli interessi di mora.
- Gli stipendi vengono corrisposti in contanti anziché tramite bonifico bancario, talvolta previo accordo con il dipendente. L’articolo 118, comma 1, non lo consente.
Tutti e cinque questi errori hanno la stessa origine. L’assunzione del primo dipendente viene considerata una decisione di natura gestionale, mentre in realtà è al tempo stesso una decisione di natura legale, fiscale e contabile.
Ogni volta che si verifica un cambiamento fiscale o finanziario che riguarda la tua attività, ti avvisiamo immediatamente via e-mail fornendoti una spiegazione chiara.
Invia notifiche gratuitamenteDomande frequenti
Come posso assumere il mio primo dipendente se la mia attività è una ditta individuale?
Si seguono le stesse procedure; cambia solo la scadenza per la presentazione delle buste paga. I titolari di imprese individuali e i lavoratori autonomi con dipendenti devono presentare le buste paga entro il 20 del mese successivo alla fine di ogni trimestre, anziché su base mensile.
Il dipendente può iniziare a lavorare prima della firma del contratto?
Non di norma. Il contratto viene redatto per iscritto prima dell’inizio del lavoro. Solo in casi eccezionali e giustificati la legge consente che venga stipulato entro sette giorni dalla data di assunzione.
Qual è il salario minimo che posso stabilire nel contratto?
A partire da gennaio 2026, il salario minimo sarà pari a 50.000 lek lordi al mese. Un contratto a tempo pieno non può prevedere una retribuzione inferiore, e la base contributiva non può essere mantenuta al di sotto del salario minimo per i contratti standard.
Ho diritto al rimborso dei contributi per il primo dipendente che assumo adesso?
No. Il regime di indennizzo previsto dalla Decisione n. 141 del 6 marzo 2026 copre il periodo da gennaio a settembre 2026 ed è calcolato sulla base della differenza salariale per i dipendenti che, nel settembre 2025, rientravano nella fascia da 40.000 a 49.999 lekë. Un dipendente neoassunto non rientra in tale fascia. Il termine ultimo per la presentazione delle domande da parte dei soggetti aventi diritto è il 31 ottobre 2026.
Quanto costa un dipendente con uno stipendio di 50.000 lek?
Il costo totale per l'azienda è di 58.350 lekë al mese. Il dipendente riceve 44.400 lekë netti, poiché 5.600 lekë vengono trattenuti a titolo di contributo a carico del dipendente e l'imposta sui salari è pari a zero a questo livello.
Cosa succede se commetto un errore nella prima busta paga?
La correzione avviene mediante una dichiarazione rettificativa. La legge sul procedimento tributario consente la presentazione di una dichiarazione rettificativa entro 24 mesi dalla scadenza prevista per la dichiarazione originaria. Una correzione che comporti un aumento dell’imposta dovuta comporta il pagamento della differenza.
Posso pagare lo stipendio in contanti se il dipendente non ha un conto corrente?
No. L’articolo 118, comma 1, prevede che le retribuzioni siano corrisposte esclusivamente tramite il sistema bancario e nella valuta albanese. Il conto deve essere aperto prima del primo pagamento, non dopo.
