I registri, i libri contabili e le informazioni finanziarie sono documenti contenenti dati registrati, ordinati in modo cronologico e sistematico, relativi alle transazioni commerciali, che vengono conservati al fine di determinare l'ammontare degli obblighi fiscali delle organizzazioni senza scopo di lucro e degli enti pubblici.
I dati e le informazioni finanziari e contabili vengono conservati dalle organizzazioni senza scopo di lucro e dagli enti pubblici per almeno cinque anni, a partire dalla chiusura dell'esercizio fiscale a cui si riferiscono i documenti.
Le organizzazioni senza scopo di lucro e gli enti pubblici emettono una fattura fiscale o una ricevuta fiscale per ogni vendita.
Qualsiasi vendita o acquisto di beni o diritti, nonché qualsiasi prestazione di lavoro o servizio che rientri nell'ambito di un'attività commerciale, è soggetto a fatturazione.
Le fatture relative alla vendita di beni o alla prestazione di lavori e servizi sono fatture fiscali, che vengono incluse nel calcolo dell'imposta dovuta.
La fattura fiscale riporta il numero progressivo e il codice fiscale, il numero di identificazione dell'organizzazione senza scopo di lucro e dell'ente pubblico, la data e il luogo di emissione, il nome e l'indirizzo delle parti, la data in cui è stata effettuata la vendita o è stato eseguito il lavoro o il servizio, la loro esatta designazione, il prezzo di vendita totale e, se del caso, eventuali maggiorazioni o altre riduzioni applicate, nonché gli importi codificati, indipendentemente dal metodo di pagamento della fattura.
Il venditore emette una fattura fiscale, che l'acquirente deve richiedere al momento del perfezionamento della vendita o dell'esecuzione del lavoro o della prestazione. La fattura fiscale viene redatta dal venditore in almeno due copie, una delle quali viene ritirata e conservata dall'acquirente, mentre l'altra viene conservata dal venditore. Le fatture vengono emesse con un numero di serie progressivo.
La ricevuta fiscale è il documento emesso tramite dispositivi fiscali o altri dispositivi elettronici dotati di stampante.
Le organizzazioni senza scopo di lucro e gli enti pubblici tenuti a rilasciare ricevute fiscali devono emettere anche una fattura qualora la vendita o la prestazione di servizi sia destinata a fini commerciali e, per questo motivo, l'acquirente sia tenuto a richiederla.
Tutte le organizzazioni senza scopo di lucro e gli enti pubblici che vendono beni o forniscono servizi in locali o unità permanenti aperti al pubblico devono installare dispositivi fiscali ed emettere ricevute fiscali per ogni transazione.
Una ricevuta fiscale non accompagnata da una fattura non è riconosciuta come documento valido ai fini della rendicontazione delle spese per l'acquirente che esercita un'attività commerciale.
Le organizzazioni senza scopo di lucro e gli enti pubblici che effettuano transazioni commerciali di beni e servizi per le quali i pagamenti non vengono effettuati tramite banca sono tenuti a installare e utilizzare il sistema fiscale, utilizzando dispositivi fiscali per registrare i pagamenti in contanti ed emettere obbligatoriamente una ricevuta fiscale.
Le organizzazioni senza scopo di lucro e gli enti pubblici che detengono, commercializzano, utilizzano o trasportano beni devono disporre dei documenti fiscali necessari a dimostrare la proprietà o il controllo su tali beni e, su richiesta, metterli a disposizione dei funzionari dell'Amministrazione fiscale.