Përgjigja e shkurtër
Afati për ruajtjen e dokumenteve kontabël është 10 vjet rresht pas mbylljes së periudhës raportuese së cilës u përkasin, dhe dokumentet ruhen në selinë ku zhvillohet veprimtaria, sipas nenit 8, pika 1, të ligjit nr. 25/2018 “Për kontabilitetin dhe pasqyrat financiare”.
Verifikuar më nga Andi Haxhillari, Kontabilist i Miratuar. Krahasuar me nenet 7, 8 dhe 9 të ligjit nr. 25/2018 “Për kontabilitetin dhe pasqyrat financiare”.
Dokumentet kontabël ruhen 10 vjet, në letër ose në formë elektronike. Kaq është rregulli, i shkurtër për t’u thënë dhe i lehtë për t’u harruar. E vështira nuk është ta dini, por ta ktheni në zakon. Një dosje e rregullt viti pas viti është sigurimi më i lirë që ka biznesi juaj.
Atul Gawande te The Checklist Manifesto tregon se edhe kirurgët më të mirë gabojnë kur mbështeten te kujtesa, dhe ndalojnë së gabuari kur përdorin një listë të thjeshtë kontrolli. E njëjta gjë vlen për dosjen e biznesit tuaj. Jo memorie, listë.
Dosja minimale e një viti përmban këto pesë grupe.
1. Faturat. Të gjitha faturat e shitjes dhe të blerjes, sot kryesisht elektronike në sistemin e fiskalizimit, bashkë me dokumentet e brendshme si fletëhyrjet dhe fletëdaljet.
2. Banka. Nxjerrjet e llogarive bankare për të gjithë vitin, të plota, jo vetëm muajt me lëvizje të mëdha.
3. Kontratat. Qira, furnitorë, klientë, huamarrje, çdo marrëveshje me vlerë financiare.
4. Listëpagesat. Dokumentet e pagave dhe të kontributeve për çdo muaj, bashkë me kontratat e punës.
5. Pasqyrat. Pasqyrat financiare të vitit, vendimi i asamblesë për miratimin, vërtetimi i depozitimit në QKB dhe deklarata e tatimit mbi fitimin.
Në fund të çdo viti mbyllni dosjen, i vini etiketën me vitin dhe e kaloni në raft ose në arkivën elektronike. Pas 10 vjetësh dosja më e vjetër del nga detyrimi. Forma elektronike vlen njësoj sa letra, me kusht që skedarët të jenë të lexueshëm dhe të gjendshëm.
Një dyqan pjesësh këmbimi në Fier kontrollohet nga tatimet për vitin 2022. Kontrolli kërkon faturat e blerjes së atij viti. Një faturë importi prej 400,000 LEK nuk gjendet, dosja e 2022 është e paplotë.
Pa dokument justifikues, shpenzimi prej 400,000 LEK rrezikon të mos njihet. Fitimi i tatueshëm i vitit rritet me 400,000 LEK dhe mbi këtë shumë llogaritet tatim shtesë sipas normës në fuqi, bashkë me kamatëvonesat. Normat i gjeni te Legjislacioni tatimor. Kostoja reale e një flete të humbur letre matet në dhjetëra mijëra lekë. Kostoja e një dosjeje të mbajtur mirë është një orë punë në muaj.
Te Qendra e Burimeve gjeni listën e kontrollit të dosjes vjetore, një fletë e vetme me pesë grupet e mësipërme të zbërthyera pikë për pikë. E printoni, e ngjisni në kapakun e dosjes dhe e shënoni gjatë vitit. E gjeni te Qendra e Burimeve.
Detyrimi i ruajtjes 10 vjeçare buron nga Ligji 25/2018. Vlen të verifikohet paralelisht afati i ruajtjes së dokumentacionit tatimor sipas legjislacionit të procedurave tatimore, sepse në praktikë zbatohet afati më i gjatë i të dyve. Pikë me vlerë për kolegët është trajtimi i dokumenteve elektronike të fiskalizimit. Fatura elektronike qëndron në sistemin qendror, por përgjegjësia e aksesit dhe e plotësisë së arkivës mbetet e njësisë, prandaj eksporti periodik dhe kopja rezervë lokale duhet të jenë pjesë e procedurës mujore të mbylljes.
Sistemi është burim i mirë, por mos u mbështetni vetëm tek ai. Bëni eksport periodik dhe mbani kopje tuajën, sepse përgjegjësia për dokumentacionin e plotë është e biznesit tuaj. Dhe mos harroni se banka, kontratat dhe listëpagesat nuk janë aty.
Jo. Detyrimi i ruajtjes vazhdon edhe pas mbylljes së veprimtarisë për periudhën e mbetur. Kontrollet dhe kërkesat ligjore mund të vijnë edhe për vite të mbyllura.
Nëse dëshironi që arkiva juaj të ndërtohet dhe të mbahet me sistem nga një ekonomist i jashtëm, njihuni me paketat tona te oferta ose na shkruani te faqja e kontaktit.
Lexo edhe: Kontrolli tatimor dhe apelimi, afatet dhe dosja
Lexo edhe: Fatura elektronike, NIVF, NSLF dhe certifikata e fiskalizimit