I documenti contabili devono essere conservati per dieci anni, sia in formato cartaceo che elettronico. Questa è la regola: breve da enunciare e facile da dimenticare. La parte difficile non è conoscerla, ma trasformarla in un’abitudine. Un archivio ben organizzato, anno dopo anno, è l’assicurazione più economica che la tua azienda possa avere.
Atul Gawande, nel suo libro *The Checklist Manifesto*, dimostra che anche i migliori chirurghi commettono errori quando si affidano alla memoria, mentre smettono di commetterli quando utilizzano una semplice lista di controllo. Lo stesso vale per i tuoi documenti aziendali. Non la memoria, ma una lista.
Il file minimo di un anno contiene questi cinque gruppi.
1. Fatture. Tutte le fatture di vendita e di acquisto, ora per lo più in formato elettronico nel sistema di fiscalizzazione, insieme a documenti interni quali bolle di trasporto e note di consegna.
2. Banca. Richiedi gli estratti conto bancari relativi all’intero anno, completi, non solo quelli dei mesi in cui sono state effettuate transazioni di importo elevato.
3. Contratti. Affitti, fornitori, clienti, prestiti, qualsiasi accordo avente valore economico.
4. Documentazione relativa alle buste paga. Documenti relativi alle retribuzioni e ai contributi per ciascun mese, unitamente ai contratti di lavoro.
5. Bilanci. Il bilancio annuale, la delibera dell’assemblea che lo approva, il certificato di deposito presso la QKB e la dichiarazione dei redditi.
Alla fine di ogni anno, chiudere il fascicolo, etichettarlo con l'anno e riporlo sullo scaffale o nell'archivio elettronico. Dopo dieci anni, il fascicolo più vecchio non è più soggetto all'obbligo di conservazione. Il formato elettronico ha la stessa validità di quello cartaceo, a condizione che i fascicoli siano leggibili e recuperabili.
Un negozio di ricambi a Fier è oggetto di una verifica fiscale relativa all'anno 2022. La verifica richiede le fatture di acquisto di quell'anno. Non è possibile reperire una fattura di importazione per un importo di 400.000 LEK; la documentazione relativa al 2022 è incompleta.
In assenza di documentazione giustificativa, la spesa di 400.000 LEK rischia di non essere riconosciuta. L'utile imponibile dell'anno aumenta di 400.000 LEK e su tale importo viene calcolata un'imposta aggiuntiva all'aliquota vigente, oltre agli interessi di mora. È possibile consultare le aliquote all'indirizzo Normativa fiscale. Il costo effettivo di un foglio di carta smarrito si misura in decine di migliaia di lek. Il costo di un archivio ben tenuto è pari a un’ora di lavoro al mese.
Presso il Centro risorse troverete la lista di controllo annuale per le cartelle, un foglio singolo che illustra punto per punto i cinque gruppi sopra indicati. Potete stamparla, attaccarla alla copertina della cartella e spuntarla man mano che procedete nel corso dell’anno. La troverete presso il Centro risorse. Centro risorse.
L’obbligo di conservazione decennale deriva dalla Legge 25/2018. È opportuno verificare parallelamente il periodo di conservazione della documentazione fiscale previsto dalla normativa in materia di procedure fiscali, poiché nella pratica si applica il periodo più lungo tra i due. Un aspetto fondamentale per i colleghi è la gestione dei documenti fiscali elettronici. La fattura elettronica risiede nel sistema centrale, ma l’unità rimane responsabile dell’accesso e della verifica della completezza dell’archivio; pertanto, le esportazioni periodiche e i backup locali dovrebbero far parte della procedura di chiusura mensile.
Il sistema è una buona fonte, ma non affidarti solo a quello. Effettua esportazioni periodiche e conserva le tue copie, perché la responsabilità di disporre di una documentazione completa ricade sulla tua azienda. E non dimenticare che i dati relativi alla banca, ai contratti e alle buste paga non sono presenti nel sistema.
No. L’obbligo di conservazione dei documenti permane anche dopo la cessazione dell’attività per il periodo residuo. Possono infatti verificarsi verifiche contabili e richieste legali anche per gli esercizi già chiusi.
Se desiderate che il vostro archivio venga creato e gestito in modo sistematico da un economista esterno, vi invitiamo a consultare i nostri pacchetti all’indirizzo offerta oppure scriveteci all'indirizzo Pagina dei contatti.
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