Il pagamento puntuale non si ottiene esercitando pressioni, ma grazie a un sistema ben definito. Bastano quattro passaggi. Una scadenza chiaramente indicata nel contratto e sulla fattura, l’invio della fattura il giorno stesso del completamento del lavoro, un cortese sollecito prima della data di scadenza e un regolare follow-up ogni settimana successiva. I clienti affidabili non si offendono per la disciplina; al contrario, rispettano un’azienda che la applica con rigore.
Il momento migliore per discutere delle modalità di pagamento è prima dell’inizio dei lavori. A quel punto, nessuno ha ancora alcun debito e la conversazione si svolge in un clima sereno. Indica i termini di pagamento nel preventivo e nel contratto con parole semplici: pagamento entro 15 giorni dalla fattura, oppure il 50% in anticipo e il saldo alla consegna. Lo stesso importo va poi riportato su ogni fattura. Un cliente che ha visto il termine di pagamento tre volte non si stupirà quando gli verrà ricordato. Per lavori di maggiore entità, suddividete il pagamento in rate in base alle fasi di realizzazione. In questo modo nessuna singola fattura risulterà così elevata da allarmare il cliente o mettervi a rischio.
Ogni giorno di ritardo nell’emissione della fattura equivale a un giorno di proroga concesso per il pagamento. Il lavoro consegnato venerdì viene fatturato venerdì stesso, non alla fine del mese. Il cliente ha ancora ben presente il valore ricevuto e la fattura gli appare perfettamente giustificata. Segue poi un cortese sollecito, due o tre giorni prima della data di scadenza. Basta un breve messaggio. Siamo lieti di ricordarle che la fattura n. 45 scade giovedì. Grazie per la collaborazione. Questa breve frase risolve più della metà dei ritardi, perché la maggior parte dei clienti non paga in ritardo intenzionalmente, ma semplicemente se ne dimentica.
Uno studio di design di Tirana fattura in media 900.000 LEK al mese, ovvero circa 30.000 LEK al giorno. I clienti pagano le fatture in media entro 75 giorni. Ciò significa che in qualsiasi momento lo studio ha circa 2.250.000 LEK immobilizzati in fatture non pagate. Il titolare introduce un sistema in quattro fasi: un termine di pagamento di 30 giorni su ogni contratto, emissione della fattura il giorno della consegna, un sollecito tre giorni prima della scadenza e un’ora ogni lunedì dedicata al follow-up dell’elenco. Nel giro di sei mesi il tempo medio di incasso scende da 75 a 45 giorni. I fondi immobilizzati scendono a 1.350.000 LEK. La differenza, pari a 900.000 LEK, viene restituita definitivamente sul conto dello studio, senza vendite aggiuntive né perdita di clienti. Con quei soldi paga due mesi di affitto e le nuove attrezzature che aveva rimandato da un anno.
Al Centro Risorse troverai il modello per il monitoraggio delle fatture: una semplice tabella che elenca le fatture in sospeso, le relative date di scadenza, i giorni di ritardo e la prossima azione da intraprendere per ciascuna di esse. Aprilo una volta alla settimana, sempre lo stesso giorno e alla stessa ora, e dedicaci 20 minuti. È la costanza a dare risultati, non un tono severo.
L'indicatore di base è il DSO, ovvero il numero medio di giorni di incasso, calcolato come rapporto tra i crediti commerciali e il fatturato del periodo, moltiplicato per il numero di giorni del periodo. Oltre alla media, il prospetto di anzianità con fasce di 30, 60 e 90 giorni evidenzia dove si sta formando il rischio, poiché la probabilità di incasso diminuisce drasticamente dopo il 90° giorno. Nel report mensile al cliente, è opportuno mettere in relazione il DSO con il ciclo di conversione di cassa, come illustrato nella pagina dedicata al ciclo di cassa, poiché ogni giorno di riduzione dei tempi di incasso libera liquidità pari alle vendite medie giornaliere. Una buona pratica è anche la regola dello “soft stop”: nessun nuovo ordine di importo elevato per un cliente le cui fatture superino una determinata soglia di ritardo, comunicata nel contratto come condizione standard e non come misura punitiva.
Non considerarlo un favore; pensalo come una procedura di routine. È il modo più semplice per dirlo. Stiamo chiudendo i conti del mese e abbiamo riscontrato che la fattura n. 45 risulta ancora insoluta. Ti preghiamo di provvedere al pagamento il prima possibile. È il sistema a parlare, non l’emotività.
Mettilo per iscritto, indicando le date e prevedendo piccole rate. Se il piano non viene rispettato, sospendi con calma qualsiasi nuovo lavoro fino a quando gli obblighi in sospeso non saranno adempiuti. Un cliente che non paga mai non è un cliente; è un costo.
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