Un bilancio utile per una piccola impresa non è un file pieno di tabelle, ma un documento di una sola pagina con quattro righe. Ricavi previsti, costi fissi, costi variabili e obiettivo di profitto. Lo si redige una volta all’anno, lo si suddivide in cifre mensili e poi, ogni mese, si confronta il piano con i dati effettivi. È tutto ciò che serve per evitare che le decisioni vengano prese d’impulso.
Inizia dal risultato finale: l’utile previsto. Questa è la logica di “Profit First”: l’utile viene prima di tutto, non ciò che resta. Quindi registra i ricavi previsti, con attenzione e senza eccessivo ottimismo. La base migliore è rappresentata dai dati dell’anno scorso, mese per mese, tenendo conto della stagionalità, più la crescita che avete reali motivi di prevedere. La terza voce è costituita dai costi fissi: affitto, stipendi con i relativi contributi, energia, contabilità – ovvero quelle spese che vengono sostenute anche in assenza di vendite. La quarta riga è dedicata ai costi variabili: merci, materie prime, commissioni, che variano in base alle vendite e vengono quindi registrati come percentuale di queste ultime, non come somma fissa. Se, dopo aver esaminato le quattro voci, l’utile previsto non si concretizza, il budget vi ha appena reso il suo più grande servizio. Vi ha mostrato già a gennaio che qualcosa deve essere cambiato – prezzi, costi o volumi – e non a dicembre, quando è ormai troppo tardi.
Un bar-ristorante con otto dipendenti sta pianificando l’anno. I ricavi previsti ammontano in media a 1.800.000 LEK al mese, con luglio e agosto come mesi di punta e gennaio come mese più debole. I costi fissi ammontano a 600.000 LEK al mese. I costi variabili ammontano al 40% del fatturato, ovvero una media di 720.000 LEK. Da 1.800.000 LEK, dopo aver dedotto 600.000 e 720.000, rimane un utile ante imposte di 480.000 LEK al mese. La titolare puntava a un utile di 500.000 LEK. Il deficit di 20.000 LEK al mese non si colma con la speranza, ma con le azioni intraprese ora. Lei calcola che un modesto aumento dei prezzi delle bevande aumenterà il margine di circa un punto percentuale. Alla fine di ogni mese mette a confronto i dati effettivi con quelli previsti. Febbraio ha portato a un fatturato di 1.650.000 LEK contro i 1.700.000 LEK previsti, e costi variabili pari a 42% invece che a 40%. Due voci indicano esattamente dove concentrare l’attenzione: il nuovo fornitore, che si è rivelato più costoso.
Nel Centro risorse troverai il modello di bilancio di una pagina con quattro righe, una ripartizione su 12 mesi e una colonna che mette a confronto i dati previsti con quelli effettivi. Compilalo per la prima volta insieme al tuo economista in meno di un’ora, poi aggiornalo autonomamente ogni mese in 15 minuti.
Il bilancio su una sola pagina è essenzialmente un conto economico pianificato con una struttura di margine di contribuzione: ricavi meno costi variabili equivalgono al margine di contribuzione; da questo valore, sottraendo i costi fissi, si ottiene il risultato. Il valore aggiunto professionale deriva da due tecniche. La prima è il bilancio flessibile, in cui i costi variabili vengono ricalcolati utilizzando le vendite effettive prima di analizzare gli scostamenti, in modo che lo scostamento di volume non venga confuso con lo scostamento di efficienza. In secondo luogo, la suddivisione della varianza dei ricavi in effetti di prezzo e di volume, che mostra al titolare se il problema risiede nel traffico o nel prezzo. Per i clienti con una forte stagionalità, si raccomanda un budget mobile su 12 mesi, in cui ogni mese completato viene sostituito da un nuovo mese pianificato, piuttosto che un budget per anno solare che scade a giugno. Il collegamento con il punto di pareggio è immediato: i costi fissi e il margine di contribuzione sono gli stessi valori in entrambi i calcoli.
È proprio qui che offre il massimo valore aggiunto. Un budget non è una profezia, ma un punto di riferimento. Quando la realtà si discosta dal piano, si capisce immediatamente di quanto e in che ambito, e si interviene già nel mese successivo, non alla fine dell’anno.
Per una piccola impresa è sufficiente suddividere l'anno in mesi. Più importante della durata è la regolarità con cui si confrontano mensilmente i dati previsti con quelli effettivi.
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