I programmi basati sul cloud conservano i dati della tua azienda online, protetti da password, accessibili da qualsiasi dispositivo e in tempo reale. Tu e il tuo commercialista lavorate sugli stessi dati senza bisogno di inviare file via e-mail. L’intelligenza artificiale offre un supporto per le attività di routine, come lo smistamento delle fatture. Tuttavia, non sostituisce il giudizio professionale né la responsabilità legale.
Con un programma basato sul cloud, i dati non risiedono più su un unico computer. Puoi accedervi dal tuo telefono mentre sei in spiaggia, dal tuo portatile a casa o dal tuo tablet in un bar. La visualizzazione è sempre la stessa e sempre aggiornata.
I backup sono forse il vantaggio più sottovalutato. Quando i dati sono archiviati su un unico computer, un guasto al disco può cancellare anni di lavoro. I servizi cloud affidabili eseguono automaticamente il backup dei dati ogni giorno, in più sedi contemporaneamente. Non devi fare nulla.
Karen Berman e Joe Knight, di Financial Intelligence, descrivono la finanza come una lingua che un leader deve padroneggiare. Il cloud rende questa lingua presente ogni giorno, non solo una volta all’anno, al momento della chiusura dei conti.
Il vecchio metodo è ben noto. Alla fine del mese le fatture vengono raccolte in buste, le foto vengono inviate su WhatsApp e qualcosa va sempre perso. Il nuovo metodo è uno spazio condiviso. Si fotografa la fattura nel momento stesso in cui la si riceve; viene inserita nel programma e il commercialista la vede immediatamente. Non esistono versioni precedenti o successive del file. C'è solo un'unica verità condivisa.
Questo influisce anche sulla qualità della conversazione. Il tempo trascorso con il commercialista non è più dedicato alla raccolta di documenti, ma alle domande che contano: perché il margine è sceso questo mese? Il flusso di cassa è sufficiente per sostenere il nuovo investimento?.
Prendiamo ad esempio un piccolo studio di design con cinque dipendenti. Oggi l’amministratore impiega circa sei ore al mese per raccogliere le fatture, scansionarle e inviarle via e-mail, oltre a due ore per rispondere alle richieste relative alle fatture mancanti. Con un programma basato sul cloud che consente di fotografare le fatture sul posto, lo stesso compito si riduce a circa due ore al mese.
Il risparmio è di 6 ore al mese, ovvero 72 ore all’anno. Se l’ora di lavoro dell’amministratore costa allo studio 1.200 LEK, il risparmio ammonta a 86.400 LEK all’anno. Se si aggiungono due fatture di acquisto smarrite all’anno, ciascuna del valore medio di 15.000 LEK — spese che non possono essere contabilizzate in assenza di documentazione — il beneficio effettivo si avvicina a 116.400 LEK all’anno. È quindi a questa cifra che va confrontato l’abbonamento al programma, non a zero.
Oggi l’intelligenza artificiale è davvero d’aiuto su due fronti. Innanzitutto, nella classificazione: legge le fatture scansionate, inserisce l’importo, la data e il fornitore e suggerisce la categoria di spesa. Basta semplicemente confermare. In secondo luogo, nelle semplici ricerche numeriche: quanto ho speso per i fornitori il mese scorso? Qual è stato il mese con il fatturato più basso quest’anno?.
Il confine deve essere indicato con altrettanta chiarezza. L’intelligenza artificiale non comprende la vostra attività, non ha alcuna responsabilità legale e talvolta commette errori con assoluta convinzione. Interpretare una situazione fiscale, valutare un contratto, decidere in merito a un investimento: questi rimangono compiti che richiedono il giudizio umano. Consideratela come un assistente veloce che prepara il materiale, mentre la decisione viene presa dalla persona che ne è responsabile.
Non servono i nomi dei prodotti per fare una buona scelta. Bastano poche domande. Funziona in albanese e supporta la fiscalizzazione? Il tuo commercialista può accedere con il proprio account? I backup vengono effettuati automaticamente? Puoi esportare i tuoi dati se cambi programma? Nel Centro risorse ti aspetta una checklist completa per la scelta del programma.
Il valore professionale del cloud per l’economista risiede in tre elementi che la carta non è in grado di fornire: una traccia di audit, in cui ogni azione riporta l’identità dell’autore e la data e l’ora, il che disciplina le correzioni; Diritti di accesso basati sui ruoli, grazie ai quali il cliente può visualizzare i report senza poter modificare i dati contabili. E una riconciliazione bancaria semiautomatica, in cui le transazioni importate vengono confrontate con i dati contabili e le eventuali discrepanze vengono evidenziate ogni settimana, non solo a dicembre.
Per i moduli di intelligenza artificiale si applica un protocollo operativo semplice. Le classificazioni automatiche vengono accettate solo dopo una revisione da parte di un operatore umano, con controlli mensili a campione sulle categorie ad alto rischio, e nessuna risposta generata in materia fiscale viene inviata al cliente senza la verifica da parte della fonte ufficiale. Lo strumento accelera il lavoro; la responsabilità professionale rimane interamente a carico dell’economista.
Con fornitori affidabili, i dati vengono archiviati in forma crittografata e sottoposti automaticamente a backup in più sedi. In pratica, questa soluzione è chiaramente più sicura rispetto a un singolo computer d’ufficio, che potrebbe guastarsi, essere rubato o prendere fuoco. Le tue misure di sicurezza principali rimangono una password complessa e l’autenticazione a due fattori.
No. Accelera le attività di routine, ma non si assume alcuna responsabilità per le vostre dichiarazioni e non comprende il contesto della vostra attività. La combinazione vincente è costituita dal programma che raccoglie e organizza i dati e dal professionista che li valuta e fornisce le risposte.
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